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    16 Aug 2021

    REFUERZA TU VIABILIDAD CON UN CONTROL EFICAZ DE LOS GASTOS

    Refuerza tu viabilidad con un control eficaz de gastosVector de Infografía creado por pch.vector - www.freepik.es

    Las reglas de juego han cambiado. El nuevo entorno competitivo se caracteriza por una alta volatilidad en un escenario de grandes avances tecnológicos. Actualmente se considera que muchos mercados se han transformado en mercados hipercompetitivos como resultado de los avances en procesadores, bases de datos, sistemas de información, dispositivos, tecnologías de comunicación, etc… que les ha permitido explotar nuevas oportunidades de negocio. Esto lo ha resumido muy bien Richard A. D'Aveni en la siguiente expresión: “Un mercado hipercompetitivo es aquel en el que los competidores actúan rápidamente frente a los gustos de los consumidores, frecuentemente apoyándose en las tecnologías de la información”.

    Esta situación afecta a todo tipo de empresas y provoca que, esta necesidad de rápida actuación, convierta a estos mercados en “agresivos”, dado que las reglas de la competencia están evolucionando todo el tiempo. En estas condiciones, las empresas requieren:

      • De un sistema de toma de decisiones ágil. El tiempo y la cantidad de datos son factores clave que obligan a cambiar los sistemas tradicionales de generación de informes.
      • Se trata de crear ventajas competitivas temporales pero de manera continua, en lugar de ventajas competitivas sostenibles, que es el enfoque tradicional que introdujo en su día Michael Porter.
      • Gran capacidad de adaptación permanente, que afecta directamente en la organización, tanto en los flujos de autoridad e información, como en las formas de trabajar.
      • Nuevas capacidades y destrezas del trabajador adaptándose a la nueva situación.

     

    En un escenario de este tipo, el control eficaz de los gastos es una tarea fundamental para tratar de alcanzar una ventaja competitiva lo más duradera posible, ya que pagar despilfarros nos debilitaría profundamente”

    Consideramos que en las condiciones actuales, la viabilidad de cualquier empresa pasa por controlar fundamentalmente sus gastos, de forma que sólo se incurran en aquellos costes estrictamente necesarios para asegurar la actividad que genera los ingresos. Por tanto, pensando en el flujo financiero de cobros y pagos de cualquier empresa, con relación a los pagos podríamos simplificar que su destino sólo puede ser: los gastos, las inversiones y los despilfarros de la organización.

    Por tanto, para conseguir un control eficaz de los gastos, lo que tenemos que evitar es destinar pagos a cubrir “DESPILFARROS”, que por definición, son aquellas cantidades de dinero destinadas a pagar gastos o inversiones que no son estrictamente necesarias para mantener la actividad de la empresa en términos de competitividad.

    El problema que debemos abordar es, en una situación de recursos limitados, ¿Cómo puedo controlar eficazmente los gastos sin mermar mis esfuerzos en adaptarme a un mercado cambiante que me exige toda mi atención? 

    Lo primero que debemos hacer es destinar nuestros recursos (personal, tiempo y dinero) a tratar de controlar aquellos gastos cuya ineficiencia pudiera provocar un volumen de despilfarro significativo, y para ello nos debemos de fijar en las siguientes características:

      • En el caso de gastos o costes que tengan una relación directa con la propuesta de valor, el control debe basarse en un análisis sencillo de desviaciones en eficiencia y productividad de materiales y otros costes directos. Este tipo de análisis son fáciles de implementar y suelen incorporarse en los sistemas de gestión como son los sistemas ERP, por lo que no serán objeto de análisis en este post.
      • En el caso de gastos o costes que no tengan una relación directa con la propuesta de valor pero que requieran un análisis individualizado que se suele plasmar en un contrato marco. Nos referimos en este caso a gastos como seguros, electricidad, etc… que forman parte de un conjunto de gastos que requieren un análisis previo e individualizado para firmar un contrato marco que regula las condiciones de uso. Este tipo de gastos, por sus características carecen de interés para el tema que queremos abordar en este post.
      • En el caso de gastos o costes que no tengan una relación directa con la propuesta de valor y además no están sujetos a un proceso individualizado de análisis preliminar, es decir, gastos de estructura o gastos indirectos a nuestra propuesta de valor que no son objeto de un análisis individualizado, el control debe basarse en:
    •  
        • Que su volumen acumulado a lo largo de un año supere un techo (en términos relativos o absolutos) que será diferente atendiendo al tamaño y tipo de empresa.
        • La automatización de la autorización del gasto de todos aquellos cuya adecuación responda a criterios preestablecidos, es decir, que respondan a determinadas reglas de negocio.
        • La autorización manual debe ser siempre por excepción.

    Dicho esto, nuestro objetivo será analizar cómo podemos mejorar el control eficaz de los gastos del último grupo indicado en el punto anterior, es decir, aquellos gastos o costes que no tengan una relación directa con la propuesta de valor y además no estén sujetos a un proceso individualizado de análisis preliminar (como es el caso de los seguros etc…).

     

    La automatización del proceso de autorización del gasto

    De acuerdo con el alcance de los gastos que hemos considerado de interés para este apartado, debemos de tener presente que este tipo gastos tienen una serie de características que nos permite su automatización. Estas son:

      • Como hemos comentado anteriormente, los criterios de autorización se basan en relatas de negocio predefinidas, lo que supone que partimos de criterios de gestión bien definidos.
      • Deben superar un cierto volumen de transacciones para que se justifique la inversión en un sistema de automatización, si bien este requerimiento es cada vez menos importante debido al abaratamiento y facilidad de la automatización de procesos.
      • No debemos enfrentar con situaciones con un bajo volumen de excepcionalidades, ya que de lo contrario no podríamos aplicar las relatas de negocio.
      • Nos referimos a gastos relacionados con situaciones maduras y estables que no suponen cambios continuos que obliguen a revisar el proceso con frecuencia.
      • Es importante que el proceso se base en registros digitales, ya que el tratamiento tiene que ser de naturaleza informática.
      • Lógicamente, nos planteamos la automatización en aquellas situaciones en que el proceso actual de autorización es manual de carácter repetitivo, ya que siempre existirán excepciones que deberán ser tratadas de forman manual.

    De acuerdo con estas características, existen en el mercado distintas herramientas informáticas que son un buen apoyo para automatizar el proceso de autorización del gasto. Nos referimos a herramientas de tipo BPM (Business Process Manager), workflow, RPA (Robotic Process Automaton), etc…

     

    Antes de seguir el análisis, es importante concretar 2 beneficios que conllevan la automatización de cualquier proceso de gestión:

      • El más conocido es el ahorro de recursos destinados a controlar el proceso objetivo, lo que supone mejorar de productividad y eficiencia.
      • El otro, tan importante como el anterior, es que nos asegura el cumplimiento del procedimiento de gestión tal y como esté definido, lo que nos permite confiar en nuestro sistema de gestión. En este punto es importante no confundir asegurar siempre el cumplimiento de un determinado procedimiento, con la inflexibilidad en el cumplimiento de un procedimiento. Lo que hace que un procedimiento sea o no “flexible” lo determina como esté diseñado, pero no la garantía de que siempre se ejecute de acuerdo con su diseño. Dicho esto, la “flexibilidad” es una de las características mas deseadas en la gestión empresarial, ya que nos permite adaptarnos a situaciones difíciles de prever.

    Si estás interesado en acometer un proyecto de este tipo te recomendamos que leas el artículo “CÓMO AUTOMATIZAR EL PROCESO DE CONTROL DEL GASTO” porque te orientará en consideraciones prácticas del proceso.

     

    Conclusiones

    La idea que subyace en todo esto, es acometer acciones para fortalecer la viabilidad de la empresa en un escenario en el que el mercado es muy convulso y, por tanto, todos los esfuerzos deben ir dirigidos a mejorar la propuesta de valor de la empresa para alcanzar una ventaja competitiva temporal pero de forma reiterada (a diferencia del enfoque tradicional). Por este motivo, si el mayor esfuerzo debe ir en captar ingresos, el control eficaz del gasto es fundamental para crear las condiciones de viabilidad necesarias, y todo ello, con los menores recursos posibles, ya que estos se deben destinar principalmente a la captación de ingresos, como hemos comentado. Para que esto sea una realidad, la única opción es la automatización de los procesos de control del gasto, cuya tarea más visible son las acciones de autorización.

     

    Como consecuencia de todo lo dicho, debemos reflejar las consecuencias positivas que tienen estas acciones sobre los resultados de la empresa como consecuencia de:

      • La reducción o incluso eliminación de errores personales difíciles de evitar.
      • La reducción del tiempo de ejecución de los procesos de autorización permite resolver los problemas en momentos muy cercanos en los que se producían, lo que mejora los tiempos de respuesta de una solución.
      • Evitar incurrir en gastos repetitivos y habituales que eran prescindibles. La convivencia de ciertas situaciones, nos suponer ver normales cosas que deberían ser cuestionables.

    Por último, es importante tener presente que los procesos de automatización deben estar caracterizados por:

      • Diseños flexibles que permitan adaptaciones ante situaciones no predecibles.
      • Deben ser de gran utilidad para el usuario y, por tanto, es fundamental la usabilidad de la solución propuesta, su diseño orientado a la sencillez, al autoaprendizaje, a la intuición, etc… En definitiva, va a ser crítica la experiencia de usuario.
      • El proceso de análisis del proyecto tiene que ser inclusivo con relación a todas las personas involucradas en el proceso, directa o indirectamente.

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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