Como he comentado en otros artículos, la situación que vivimos actualmente en un entorno caracterizado por la presión competitiva, ha modificado profundamente la concepción tradicional de una logística, que pasa de un desarrollo funcional fragmentado en diferentes departamentos y con un carácter profundamente operativo, para convertirla en un planteamiento más estratégico (como fuente de ventajas competitivas), integral (dentro de la empresa como un sistema) y global (en el marco de redes de proveedores y clientes).
En este entorno, la capacidad competitiva ha quedado condicionada por distintos factores (desarrollo tecnológico, sistemas JIT, automatización de procesos, sostenibilidad, …) que han intensificado la relación profunda entre la información y la actividad logística de la empresa, ya que el uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación se configura como una forma adecuada de dar respuesta a estos retos.
La tecnología nos permite optimizar los flujos de información de las actividades logísticas de la empresa. En esta línea, los cambios que se están produciendo son de tal envergadura, que no se trata de mejorar la actividad tradicional de la empresa, sino de hacer un profundo replanteamiento de la actividad, de su organización y de su estrategia, dando lugar a lo que conocemos como e-logistics.
No obstante este proceso de optimización a partir de la tecnología es muy complejo en los sistemas logísticos, como podemos ver en los siguientes aspectos:
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- Debe existir un fuerte compromiso desde el cliente hasta los gestores de las tareas operativas. Es fundamental enfocar los procesos hacia el aprendizaje y la adaptación.
- Para poder cumplir nuestro compromiso con los clientes externos, primero debemos ser capaces de cumplir nuestro compromiso con los clientes internos. Esto supone un cambio importante de planteamiento.
A continuación, detallamos las principales tecnologías aplicadas a la actividad logística.
Principales tecnologias aplicadas a la logística
Vamos a analizar tanto los sistemas de intercambio de datos cómo los programas de gestion más utilizados en la actividad logística.
1.- Los sistemas EDI (Electronic Data Interchange)
El sistema EDI se utiliza para el intercambio electrónico de documentos. En España, en 1990, la norma UNE 1145/90 define las reglas de sintaxis en cuanto a su aplicación, conteniendo la norma europea EN 29735 adoptada por el Comité Europeo de Normalización (CEN) en noviembre de 1989. La difusión de la actividad empresarial a través de internet a partir del año 2000, ha consolidado el sistema EDI como la base de las relaciones empresariales en red.
Con relación a la actividad logistica, la transmisión de documentos a través del sistema EDI se utiliza para distintos procesos como son:
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- Previsiones de pedidos
- Confirmación de pedidos
- Avisos de expedición.
- Albaranes de entrega
- Bonos de recepción, etc…
Dado que el intercambio de documentos entre las empresas de forma electrónica se ha realizado de acuerdos a ciertos convenios entre las mismas (horarios, orden, etc..), se han desarrollado sistemas EDI adaptados a sus propias necesidades, lo que ha dado lugar a desarrollar estándares sectoriales. A título de ejemplo, vamos a indicar algunos de ellos:
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- ODETTE (Organisation for Data Exchange by TeleTransmission in Europe). Normas seguidas por las empresas del sector automovilístico en Europa.
- DISH (Data Interchange in Shipping): EDI utilizado por transportistas en Europa, que poco a poco van adoptando este sistema.
- AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial): Estándar de las empresas de distribución en Españ
- Etc…
Las principales ventajas del sistema EDI son:
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- Un ahorro importante de tiempo en los procesos implicados.
- Una reducción importante de errores
- Una reducción de costes administrativos (no sólo personal, sino también materiales como papel, correo, etc…)
Los principales inconvenientes del sistema EDI son:
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- Supone un coste elevado para las pymes, aunque esto está cambian con el tiempo.
- La asimetría de poder en las relaciones empresariales entre clientes y proveedores.
2.- Sistema de gestión de almacenes (SGA)
Los sistemas de gestión de almacenes (SGA) son programas informáticos que se encarga del control, la gestión y la automatización de los procesos de los almacenes. Por tanto, a grande rasgos, entre sus funcionalidades tenemos:
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- la recepción de materiales.
- el almacenaje.
- preparación y expedición de pedidos.
- Sistema de recuentos.
En la practica, los sistemas de gestión SGA, como consecuencia de la automatización de procesos que conlleva su aplicación, controlan en tiempo real todas las operaciones de los almacenes utilizando como captación de datos los sistemas de radiofrecuencia y reconocimiento de voz.
Es cada vez mas común que estos programas se encuentren incorporados como modelos específicos de gestion en otros sistemas de gestión mas amplios como son los sistemas ERP y SCM que los veremos más adelante.
3.- MRP (Materials Requirements Plannings)
El MRP, se trata de un sistema diseñado para que se dispongan de los materiales necesarios en el momento oportuno para cumplir con las demandas de los clientes. El MRP tiene que calcular cuántos componentes se necesitan para satisfacer la demanda de productos finales por parte de nuestros clientes, y para ello debe establecer el Plan Maestro de Producción, lo que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de los materiales necesarios.
Por tanto se trata de un sistema de planificación y control del inventario de materiales para satisfacer la demanda de nuestros clientes. En los años 80, los llamados MRP II se consideraban sistemas de planificación de la capacidad productiva.
Para realizar su función deben:
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- Asegurarse de que los materiales y productos estén disponibles para la producción o entrega a los clientes.
- Mantener los niveles de stock adecuados para la operativa.
- Planificar las actividades de producción, entrega y actividades de compra.
En la actualidad los MRP han evolucionado hacia los sistemas MES (manufacturing execution systems), que son sistemas para controlar la producción de acuerdo con reglas establecidas capturando datos en tiempo real.
4.- ERP (enterprise resource planning) y SCM (supply chain management)
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son sistema integrados de datos, que gestiona todos los recursos internos de la empresa (dinero, personas, equipos, tiempo, espacio físico, etc.) a través de sus procesos de gestión y que proporcionan información de valor para la toma de decisiones de la empresa.
Constituyen la evolución de los sistemas MRP a todos los ámbitos de la empresa. Los ERP se enmarcan en la gestión interna de la empresa, orientando la gestión hacia los departamentos o funciones (se trata de una gestión vertical y departamental).
La evolución de la gestión de la cadena de suministro hacia una gestión integrada horizontalmente, tanto interna como externamente, supone la aparición de los sistemas SCM (Supply Chain Management). Los SCM son sistemas integrados de gestión que gestionan los flujos de información externos (proveedores, clientes, operadores logísticos). La gestión horizontal de la información de toda la cadena de suministro permite no solo la configuración óptima de la cadena de suministro, sino también los niveles de stock y la asignación detallada de los recursos.
Conceptualmente son dos sistemas de información complementarios, pero en la práctica muchas veces es difícil diferenciar entre un ERP y un SCM, ya que las empresas que comercializan ERP han integrado módulos de SCM, y al revés, las empresas que han desarrollado SCM se ven en la necesidad de desarrollar o integrarse en sistemas ERP.
5.-Sistemas de gestión del transporte
Los sistemas de gestión del transporte son los que recibe las órdenes de pedidos, confirma las fechas de envío, asigna los transportistas y establece la recogida y los plazos de entrega antes de liberar la orden al sistema de gestión del almacén para su procesamiento. Una vez que los pedidos se han recogido, embalado y enviado, el sistema gestiona su seguimiento, los fletes de transporte y las características del transporte.
Las funciones básicas de estos sistemas incluyen:
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- la selección de rutas (teniendo en cuenta la capilaridad y la variabilidad de la demanda)
- los horarios de entrega (en caso de internet suelen ser fuera del horario de trabajo)
- etc…
6.- APS (advanced planning and scheduling)
Los sistemas APS son especialmente conocidos en entornos donde los métodos de planificación habituales no pueden cumplir con la expectativas. Los métodos tradicionales MRP utilizan un proceso por etapas para reservar material y considerando su disponibilidad finita. Estas limitaciones, en algunos casos no son una buena opción para conseguir el objetivo que pretenden.
Los APS son herramientas de ayuda a la decisión, que optimizan la planificación y sincronización de los flujos de la cadena logística, teniendo en cuenta simultáneamente un gran número de condicionantes (recursos, capacidades, plazos, costes). Podemos decir que son paquetes de programas más amplios que incluyen la optimización de los flujos de producción, de distribución y de transporte.
Conclusión
La aplicación de las nuevas tecnologías basadas principalmente en internet, será fundamental y esencial para mejorar las operaciones logísticas dentro de una empresa y las relaciones con todos los restantes agentes de la red logística. El éxito de una empresa pasa precisamente por saber utilizar y gestionar de manera inteligente la enorme cantidad de datos en un nuevo entorno digital.
La tecnología nos permite optimizar los flujos de información de las actividades logísticas de la empresa orientados a la satisfacción del cliente con el menor coste posible en un mercado hipercompetitivo.
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