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    18 Dec 2017

    UNA METODOLOGÍA DE TRABAJO EFICAZ REDUCE COSTES DE PERSONAL

     
    metodologia de trabajo
      ¿Cuántas veces has vivido la situación de sentir que cada empleado trabaja ‘como quiere’, de forma desorganizada, sin seguir los estándares o los procedimientos?

    Y, cuántas veces te has preguntado, ¿tendrá esto algo que ver con la baja productividad?

    Y peor aún, ¿y con el aumento de costes?

     

    Cuando el personal no trabaja de forma eficaz, no sigue las normativas o procedimientos, y pierde mucho tiempo en tareas improductivas, los costes asociados a este personal se ven incrementados, y esto en consecuencia, impide la escalabilidad de los beneficios de la empresa.

    Todo aquello que permita mejorar la eficiencia, ser más eficaces y consiga reducir costes generando mayores márgenes de utilidad, es susceptible de implementarse en las empresas.

    Una metodología de trabajo eficaz con una mejora continua en los procesos consigue una reducción de costes, gracias a la introducción de la tecnología en dichos procesos.

    La mejor forma de lograr una reducción de costes es implantar sistemas de mejora continua. Se trata de gestionar estos costes supervisando los procesos de desarrollo, de producción, de ventas, de recursos humanos, etc.

      

    Metodología de trabajo de la eficiencia

    Una forma eficaz de hacer que las empresas ahorren dinero es implantar una metodología Lean.

    La filosofía Lean se refiere al grado en el que se recortan los residuos (o despilfarros) para reducir la sobrecarga y eliminar gastos innecesarios.

    Cuando en una empresa se trabaja con una metodología de trabajo Lean, todo el personal identifica los desperdicios y los reduce o elimina. De esta forma, se consigue que toda la organización identifique las maneras de ser más eficiente.

    Si deseas conocer más acerca de cómo aplicar la metodología Lean a tu organización, no te pierdas el artículo Evita el despilfarro y reducirás costesen nuestro Blog.

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    ¿Qué podemos considerar desperdicio?

    Todos aquellos trabajos manuales y repetitivos que puedan automatizarse harán que el tiempo de los empleados se invierta en tareas más productivas que no requieran de especialización.

    Si el tiempo de los empleados se emplea en tareas más productivas, se generan menos costos y así, a mayor o igual número de ingresos, se aumentan los márgenes de beneficios.

    La automatización de las tareas se consigue trabajando por procesos y utilizando la tecnología como herramienta para conseguirlo.

    Los sistemas de BPM (Business Process Management) son sistemas de gestión de procesos de trabajo que tienen el objetivo de integrar a las personas, los ordenadores y los procesos, con el objetivo de reducir tiempo y aumentar el control en la ejecución de cualquier trabajo.

    Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) se controlan o bien de forma manual o bien de forma automatizada. Pensando en la filosofía lean, lo deseable es integrarlos de forma automática en los procesos.

    En los workflow se organizan las tareas y los recursos mediante reglas que facilitan y simplifican el control de un determinado proceso dentro de la organización.

      

     
    workflow metodologia
     

    El workflow define el orden de ejecución y las condiciones en que se inicia cada tarea. Una tarea puede ser realizada por uno o más sistemas informáticos, por uno o más agentes humanos, o por una combinación de los mismos.

     

    ¿Qué objetivos se persiguen al trabajar con workflow?

    El objetivo principal que se persigue al trabajar con sistemas de workflow es la máxima normalización de los procesos de trabajo, con el control absoluto de todos y cada uno de los pasos de las tareas, consiguiendo así una metodología de trabajo eficaz.

    Y además:

      • Automatización: Mecanizar y automatizar los procesos es uno de los objetivos de trabajar con flujos de trabajo. Hoy en día es esencial acceder a la información de forma fácil y eficaz, y la automatización te ayuda a conseguirlo.
      • Organización: otro de los objetivos de este tipo de sistemas es establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos, algo que se consigue gracias a una normalización en la metodología de trabajo.
      • Método: Por otro lado, los sistemas de flujo de trabajo tienen el objetivo de independizar el método y el flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
      • Movilidad: la movilidad del personal es importante ya que se permite que el equipo de trabajo esté en distintos lugares físicos.
      • Toma de decisiones: agilizar el proceso de intercambio de información y la toma de decisiones en una empresa es otro de los objetivos. con la implementación de sistemas de workflow y BPM, las decisión son rápidas, ágiles y oportunas.
      • Reingeniería de negocio: los procesos de reingeniería de procesos son métodos que permiten rediseñar los procesos principales de negocio, en función de las necesidades del cliente. El objetivo de este rediseño es alcanzar mejoras espectaculares que aumenten el rendimiento, disminuyan costes, y mejoren la calidad, el servicio y la rapidez.
      • Gestión del conocimiento: la mejora de la gestión del conocimiento se basa en gestionar las organizaciones situando los recursos humanos como el principal activo.
      • Servicio: estos sistemas automatizados optimizan el servicio. Se le ofrece al cliente una respuesta más rápida, y además, se transmite una sensación de que la empresa apuesta por la tecnología y la innovación, lo que contribuye a motivar a los trabajadores y por otra parte, a dar una mejor imagen de marca.
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    ¿Cuáles son las ventajas de trabajar con flujos de trabajo?

     

    Todos los procesos que puedan ser automatizados, deberían ser implementados con sistemas de flujos de trabajo, con tecnología BPM.

    En cualquier proyecto, la previsión y el orden adecuado en las tareas a realizar siempre es una garantía de eficacia, y por lo tanto, de éxito.

    El control manual de los procesos se hace en muchas ocasiones imposible, así que la automatización de procesos con sistemas BPM ahorra mucho tiempo, dinero y problemas a las empresas.

    Los especialistas en productividad citan entre las principales ventajas de trabajar con workflow, las siguientes:

      • Se consigue una mejora de la productividad general y un aumento de la eficiencia entre departamento. Permite un ahorro de tiempo en la ejecución de la mayoría de los procesos.
      • Gracias a la normalización en la metodología de trabajo, se consigue una mejora del seguimiento y control de los procesos.
      • Se conocen por anticipado gran parte de los problemas que pueden surgir dentro del proceso de trabajo, permitiendo así adelantarse a posibles fallos y anticiparse a las posibles soluciones.
      • La circulación de la información dentro de la empresa se agiliza y por lo tanto, disminuyen los tiempos de atención interdepartamental, con clientes y con proveedores.

    El hecho de analizar un proceso puede dar lugar a acciones de rediseño para incrementar la eficacia, reducir costes, mejorar la calidad y acortar los tiempos reduciendo los plazos de producción y entrega del producto o servicio.

    Adaptar la metodología a los cambios que se producen es importante, por eso es fundamental que estos workflows o flujos de trabajo sean flexibles y dinámicos para acoplarse a los cambios que se vayan produciendo.

    Así pues, ya hemos visto en este artículo que los altos costes derivados de acciones del personal de la organización pueden verse reducidos gracias a tener una metodología de trabajo eficaz, por lo que me pregunto: ¿a qué estás esperando para implantarla?

     
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    Escrito por: Maria Serneguet

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