La Digitalización Certificada permite, a partir de una factura de proveedor en papel, generar una imagen digital a partir de un escáner, firmándose electrónicamente, aplicando el mismo valor probatorio que la factura original y permitiendo si lo desea su destrucción.
Mediante tecnología Twain, expertScan accede al escaner o equipo multifunción para digitalizar la factura de proveedor recibida en papel.
Si la factura tiene código de barras, llama a través de un API al ERP, el cual le facilitará los datos fiscales de la factura.
Una vez digitalizada la factura se realizan dos procesos:
expertScan permite la digitalización de otros documentos como Albaranes, Contratos ...
La información que se archivará asociada al albará será:
El albarán quedará adjunto a la factura correspondiente.
expert SCAN dispone una utilidad para cerrar cada periodo impositivo, en donde se firma electrónicamente la cuenta de explotación almacenada en la base de datos local de la aplicación.
Para realizar el cierre, se deberán de haber digitalizado todas las facturas del periodo que vamos a cerrar
Gracias a la integración con la herramienta de gestión de procesos basada en estrategias de workflow expert BPM, las facturas digitalizadas y certificadas generadas desde expert SCAN, pueden ser asociadas a un proceso de aprobación en expert BPM, para su validación por parte de los responsables asignados a esta tarea y su posterior archivado en un repositorio local de facturas de la organización o en la plataforma de custodia de documentos en la nube expert CUSTODIA.
