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Reducir el nivel de stock y conseguir la máxima precisión del inventario existente en almacenes gestionados sin SGA, acaba siendo por desgracia una utopía. Un mal día, alguien se enfada por la falta de precisión en los inventarios anuales y baja al almacén con una orden clara: vamos a empezar a hacer inventarios cíclicos. Pero ¿es la falta de inventarios cíclicos el problema real o lo es la falta de exactitud del inventario?
Los inventarios cíclicos bien implementados y mantenidos adecuadamente, contribuyen notablemente a la precisión del inventario, pero sólo cuando forman parte de una estrategia más amplia.
En primer lugar, no debemos perder de vista que los inventarios forman parte del Lean Manufacturing y por tanto deben tratarse dentro del entorno de las estrategias de operaciones, de ahí que su exactitud adquiera mucha importancia. En entornos desorganizados se tiende a asignar exceso de recursos humanos y financieros a la tarea del recuento periódico (anual, trimestral, etc.,.) y, sin embargo, a la hora de la verdad se tiende a restar importancia a las desviaciones, se presta poca atención a las inexactitudes del inventario. De hecho, ante la imposibilidad de solucionar el problema, se toleran y se llegan a admitir como normales desviaciones del todo inadmisibles.
¿Por qué ocurre esto? Porque en estos entornos Dirección o Gerencia miran directamente al auditor o al financiero que ocupa sus esfuerzos en la visión en valor en € del inventario, de manera que si a nivel agregado las discrepancias positivas y negativas se compensan se considera que más o menos, todo va bien. En estos casos a Dirección le basta con saber que el valor contable de inventario es más o menos exacto, dado que el valor de inventario, combinado con otros datos financieros, es un indicador básico de la salud y el valor financiero de la empresa. Si a nivel agregado todo va bien, pues todo va bien.
Entonces ¿por qué es tan importante que el inventario sea preciso?
Porque la parte operativa se ve afectada directamente por lo precisos que sean nuestros inventarios. Si tenemos en cuenta que con “exactitud del registro de inventario” nos referimos a la precisión que somos capaces de alcanzar en la medida en que el registro de inventario teórico coincida con el recuento físico, podemos argüir varias razones para que nuestros registros de inventario sean precisos.
Operativamente hablando, sabemos que un registro inadecuado puede provocar una discrepancia negativa que, en consecuencia, tarde o temprano provocará un desabastecimiento bien sea a un cliente externo o aun cliente interno. Los desabastecimientos, además de incrementar los costes, agotan el tiempo y la energía de todos. Una razón de incremento de coste obvia y recurrente suele ser que, para evitar problemas y ante la falta de precisión, compras genere más (o mucho más) inventario del necesario, lo que requiere más capital, por si fuera ya poco el hecho de que el inventario a niveles óptimos es a menudo el mayor consumidor de capital de una empresa.
Pero hay más razones para que nuestros registros sean precisos. Las desviaciones pueden provocar roturas de stock que interrumpan la producción y creen retrasos en la entrega lo que deviene en demoras y tiempo de inactividad que reduce la eficiencia de la fabricación, reduce la productividad. Además, Producción y RRHH se ven obligados a hacer malabares con los horarios para cuadrar y reprogramar la producción de manera que se acomode a la nueva situación provocada por ese desabastecimiento.
En almacén, el personal pierde horas buscando las referencias extraviadas, es decir, asegurándose de que el desabastecimiento es real, y que no responde a un despiste o extravío temporal. Este lapsus inevitablemente repercute directamente también en la planta de fabricación.
Como hemos dicho, cuando los desabastecimientos son frecuentes, el inventario se aumenta para compensar. Este inventario innecesario requiere espacio y dinero y baja la rotación y aumenta el riesgo de obsolescencia. La rotación del inventario refleja la eficacia general de la fabricación. Una baja rotación refleja una baja eficacia en la producción además de que los sistemas MRP y ERP requieren todo lo contrario, es decir, precisiones muy altas (cercanas al 99%) para funcionar bien y suponer un aumento de eficacia del sistema y por tanto un ahorro de costes.
Además, la auditoria anual sobre el inventario físico resulta una molestia para todos y además consume varios días en los que se consumen recursos y se reduce o se detiene la producción. Esta molestia y los días y recursos que consume es directamente proporcional a la imprecisión de nuestro inventario.
Una auditoria que podemos convertir en un mero trámite si conseguimos demostrar a los auditores que nuestros registros son precisos. Aquí es donde entra a jugar un papel fundamental el SGA y nuestra estrategia de inventarios.
Sin un SGA no recomiendo aumentar el número de inventarios a realizar a lo largo del año y mucho menos hacerlos cíclicos. Aumentar la frecuencia, es decir, el número de veces que realizamos un registro de inventario impreciso, aunque sea un inventario parcial, no aumenta la precisión de este. Como mucho conseguirá aumentar la probabilidad de extraviar más veces más referencias. Por descontado que seguro que lo que sí conseguirá será aumentar la pérdida de tiempo empleado, el despilfarro innecesario de recursos, aumento de los costes y además afectará directa y negativamente a la productividad. También aumentará la inseguridad, lo que acabará provocando esas compras de cobertura que aumentan el nivel de stock.
Sin embargo, si contamos con un SGA el efecto de los inventarios cíclicos es beneficioso porque el efecto es justo el contrario. Dado que es el SGA el que sabe exactamente dónde se encuentra cada referencia y al mismo tiempo es el que programa los inventarios cíclicos, éstos se transforman en un mero trámite del trabajo diario. Una operación más dentro del almacén que básicamente consiste en completar la tarea de corroborar lo que el sistema tiene registrado en su base de datos. Una tarea que nuestro SGA insertará como una más entre las múltiples tareas diarias a ejecutar por los operarios.
De manera que en realidad lo que estamos consiguiendo es aumentar la precisión y el control sobre nuestros inventarios, concretamente sobre aquellas referencias que merecen y soportan un mejor control. De cara a un auditor, una serie de inventarios cíclicos con una alta precisión no hace sino verificar que el sistema es eficaz un mayor número de veces y en una muestra amplia de referencias. De cara a producción la ausencia de desabastecimientos supone una mejora más que notable y en general las pérdidas de tiempo desaparecen o se minimizan y todo el tiempo empleado es tiempo bien invertido.
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