Las siglas SGA se refieren a Sistema de Gestión de Almacén, en inglés: WMS Warehouse Management System.
El SGA es el sistema informático que da soporte a toda la organización y gestión de almacén con el objetivo de mejorar sus procesos, aprovechar el espacio en el almacén, tener control de las existencias, niveles de stock, evitar pérdidas… con carácter general optimizar toda la gestión del almacén, ahorrar costes y mejorar tiempos.
La gestión de un SGA hace referencia a 5 áreas fundamentales del almacén:
- Módulo de entradas de producto: referido a la planificación de la entrada de los productos según criterios de almacenaje posterior, realizando la codificación e identificación en la misma recepción del producto, alta en el inventario, control de la calidad, gestión de los albaranes de proveedor…
La captura de datos logísticos, como lote, caducidad, temperatura, número de serie… permitirá garantizar la trazabilidad del producto en todo momento, siendo de especial relevancia en las empresas del sector alimentación. También para la distribución y gran consumo en aquellos casos en los que se necesite gestionar una garantía de producto, o controles de calidad.
En la entrada de producto el SGA gestionará la codificación y etiquetado que nos permitirán saber en cada momento donde se encuentra el producto en su manipulación y asignarlo al pedido de cada cliente. - Módulo de almacenaje: en el caso de un SGA lo más habitual es basarse en técnicas de almacenamiento caótico, pero con múltiples posibles algoritmos de ubicación de los diferentes productos según la manipulación que requieran antes de su expedición. Esta parte del SGA realiza la gestión de los inventarios, optimización del espacio dentro del almacén, gestión de la reposición, optimización de los recorridos de los trabajadores, planificación de la carga de las ordenes de trabajo de los operarios…
El SGA permite optimizar el stock soportado en el almacén, tanto para controlar roturas de stock como para evitar una sobre acumulación de producto. - Módulo de preparación: Planificación de la preparación de pedidos, organización de trabajo por perfiles de operarios y zonas del almacén, definición de tareas a realizar, recursos a dedicar a cada tarea, zonas de trabajo y operarios asignados. Todas las tareas a realizar con el material recibido hasta que se deja preparado para su expedición, por ejemplo, si son elementos de un kit definirá como se debe componer y en qué orden se harán los diferentes pasos, si hay que etiquetar, componer agrupaciones…
- Módulo de expedición y logística: Referido a las gestiones de la salida del producto del almacén, gestión de rutas logísticas de reparto, cargas de producto y documentación de salida que debe adjuntarse.
- Analítica de los procesos del almacén: recoge toda la información acerca del estado de ocupación de almacén, productividad de los operarios, perdidas y roturas de material, volumen de trabajo por áreas… con el objetivo de poder tomar las medidas correctivas y decisiones necesarias que garanticen el optimo funcionamiento del almacén.
Soporte tecnológico tecnológico al SGA
La gestión de un SGA se apoya, además de en el empleo propio del programa, en terminales de RF, radiofrecuencia, que vía wifi permiten a los trabajadores el control de todo lo que entra y sale del almacén, así como obtener datos relevantes en cuanto a las ubicaciones, o el orden de las tareas a realizar. No es un recurso imprescindible para la implantación de un SGA pero agiliza enormemente el trabajo del operario en el almacén, mejorando tiempos y optimizando la gestión.
Funcionalidades principales de un SGA
- Gestión de tareas de los operarios y de recursos utilizados: el SGA organiza todo el trabajo a realizar por el personal del almacén, priorizando por las tareas más importantes primero, diferenciando por perfiles y zonas de trabajo.
- Diseño del Layout del almacén: definición de la estructura de almacenes por empresas y centros de trabajo según su función: Materias primas, semielaborados, producto acabado, control de calidad, defectuosos, etc.
Definición de la configuración del espacio y de las ubicaciones dentro del almacén según las características de cada emplazamiento y de cada producto, pesos, volumen, o necesidades de conservación son claves a la hora de definir la mejor ubicación. También otros criterios como rotación, caducidad…. Pueden condicionar la ubicación del producto dentro del almacén.
Definición de zonas de almacén: para agrupar distintas ubicaciones, tanto desde un punto de vista de necesidades de almacenamiento como de organización de procesos de modo que los materiales que se van a preparar juntos estén ubicados de lata modo que se eviten desplazamientos innecesarios.
- Definición de agrupaciones logísticas: Packacking de cada producto, es decir como agrupamos el producto para su óptimo manejo, esto supone elegir el mejor producto contenedor, tipo de contenido, agrupaciones en palets, materiales y tipos de empaquetado…. Así como la gestión de las etiquetas de todos ellos para tener controlado qué está dentro de cada contenedor y donde que encuentra el contenedor mismo.
- Asesoramiento de entradas y salidas: basado en cálculos de algoritmos de entrada y salida con el objetivo de optimizar las instalaciones del almacén, evitar entregas solapadas en los mismos muelles o playas, descoordinación en la entrada y salida de material que retrase su almacenaje. Asesores de recorridos óptimos dentro del almacén para evitar más desplazamientos de los necesarios.
También da soporte a las operaciones de Cross-docking: gestión de producto en diferentes ubicaciones para evitar el almacenamiento innecesario. En estos casos el producto únicamente pasa por el almacén para el proceso de distribución o manipulación, con lo que no se almacena sino únicamente se distribuye, es un transito de material que se debe hacer del modo más ágil posible para reducir el tiempo de paso por el almacén,
Este sistema es el más utilizado por muchas empresas que mueven una gran cantidad de productos diariamente, por ejemplo en las empresas automovilistas, estando los proveedores cerca físicamente de la planta de montaje principal, los productos salen directamente del proveedor y se reciben en la planta principal estando listos para su montaje en ese mismo momento en el vehículo que se está componiendo. Ese producto ha pasado por el almacén de la fábrica, pero realmente nunca se ha almacenado, únicamente se ha registrado su entrada y salida. - Control de la recepción de mercancías: relacionado con el punto anterior, se refiere a los procesos de recepción de contenedores, palets… identificados o sin identificar que se realizarán según los criterios definidos en el punto anterior. Estos procesos también comprenden los procesos de control de calidad y todos aquellos relacionados con el control de la trazabilidad como se explicaba anteriormente en este artículo.
Integración con otras áreas de la empresa
Dada la naturaleza de un programa como el SGA, es importante su integración con el resto software que da soporte a la Gestión de la empresa, normalmente realizada con un programa ERP que es el contiene toda la información referida a las áreas comerciales y la gestión de los pedidos, así como la fabricación, la información financiera… El disponer de los datos del SGA dentro de herramientas analíticas como BI (Business Intelligence) supone una ventaja importante al permitir un rápido seguimiento de lo que está pasando en el almacén detectando cualquier problema y permite tomar decisiones en base a datos y no en base a suposiciones o estimaciones.
Si quieres saber que diferencia supone un almacén con SGA con respecto a otrO sin, te invitamos a que leas el post:
- COMPARATIVA: CÓMO SE RECIBE MERCANCÍA CON SGA VS SIN SGA
y si quieres ver cómo es una aplicación de SGA: