Implantar un ERP en una empresa es un proceso costoso, pero sobre todo es complejo. Es normal que a la hora de decidir implantar un ERP en la empresa surjan todo tipo de dudas sobre su viabilidad o si realmente me va a ayudar a mejorar la productividad y llevar un control más exhaustivo sobre todos los procesos que me ayuden a crecer. Y no es para menos, la implantación de un sistema de gestión empresarial suele durar entre 3 y 12 meses para tenerlo plenamente operativo.
Tanto por la gran cantidad de recursos necesarios, como por el tiempo que consume, están más que justificadas las dudas que pueda generar el inicio de un proceso de esta magnitud. ¿Por qué debería implantar un ERP en mi empresa? Te lo contamos en estos 10 ejemplos de beneficios de instalar un ERP empresarial.
¿Qué gano como empresa si apuesto por un ERP?
1.- Tomas decisiones con información real y actualizada
Un ERP no es más que un software que aglutina algunos de los procesos de tu empresa y desde el cual puedes gestionar la contabilidad, la producción, el inventario, la logística y los envíos. Estos programas permiten crear una base de datos compartida con la que poder extraer información que los responsables pueden usar para mejorar el proceso de toma de decisiones.
Al disponer de esta información actualizada, las estimaciones y decisiones sobre el negocio se pueden hacer de una forma mucho más ajustada. También se pueden prever escenarios futuros y adaptar los ritmos de producción, o plantilla, para satisfacer la demanda aprovechándote de los históricos de información.
2.- Evitas duplicar procesos o tareas
Si tu empresa todavía no dispone de un ERP, es común ver cómo los departamentos actúan con cierta independencia llegando a veces a crear informes por duplicado. Con un sistema de planificación de recursos empresariales se obtiene la unicidad de la información dado que la información interdepartamental está unificada y accesible para todos los implicados en un mismo lugar.
El sistema es capaz de saber qué información es relevante para cada departamento y, por ejemplo, mostrar los pedidos pendientes de entrega en el momento de crear una factura, para poder tener una visión general del cliente a la hora de mandarle la factura por correo electrónico.
3.- Obtienes un histórico de tareas
Además de poder tomar decisiones de forma más realista, con un sistema de este tipo puedes tener un histórico de las tareas que ha realizado cada persona y saber el estado de las mismas en cada momento. El software registra todos los cambios de estado de una tarea permitiendo además la inclusión de notas o comentarios aclaratorios.
Ocurre lo mismo en el caso del departamento de fabricación. Puedes disponer de un histórico en tiempo real de lo que ocurre desde que una materia prima es recibida por el almacén hasta que se entrega procesada al cliente.
4.- El ERP se adapta a tu empresa
Como hemos dicho al principio del artículo, la implantación de un sistema ERP suele durar unos 12 meses. Es un proceso complejo en el cual se debe desgranar toda la empresa y saber las necesidades concretas de cada departamento para poder así crear y adaptar un sistema que sea usable en todas las áreas del negocio. A la hora de instalar un sistema de este calibre, la figura de un consultor es crucial. Es la persona que se encargará de detectar todas las necesidades para poder diseñar un ERP que se adapte a tu empresa y a las necesidades de cada uno de los departamentos de la misma.
Un sistema de gestión empresarial está formado por módulos que podrás implementar y desinstalar según tus necesidades. Si en un futuro tu empresa evoluciona, puedes adaptar tu ERP incluyendo nuevos módulos o modificar o eliminar los existentes. Una solución ERP debe adaptarse a tu empresa, no al revés.
5.- Mejorar la comunicación interna
Al disponer de toda la información unificada bajo un mismo sistema, la comunicación interdepartamental se ve mejorada gracias a que la información es accesible y es actualizada de forma inmediata para todos los implicados. A corto-medio plazo, las reuniones se vuelven mucho más productivas y se usa menos tiempo en conocer el estado actual de cada una de las tareas, pasando a ser reuniones en las que se resuelven los problemas o se diseñan las estrategias.
6.- Automatización de tareas
Como ya os comentamos en el blog, la automatización de tareas permite gestionar de una forma mucho más rápida las tareas interdepartamentales. Con una solución ERP se pueden crear flujos de trabajo para agilizar las tareas repetitivas o, en el caso que incluya a diferentes personas implicadas, se cree un flujo que recorra y notifique a los diferentes implicados que ya puede trabajar sobre esa tarea para agilizar el proceso y que la tarea no quede en el olvido.
Conoce más sobre la automatización de procesos
en el artículo: 11 casos prácticos de automatización de procesos
7.- Mejorar la competitividad de mi empresa
Con un ERP tienes toda la información en un mismo sitio, como ya hemos visto también te permite evitar duplicar procesos e incluso poder automatizar tareas. Si sumamos todos estos factores, se puede traducir en que con la integración de una solución ERP en la empresa puedes mejorar la competitividad. De este modo, con la reducción de costes podemos:
- Aumentar el margen de beneficios al caer el coste unitario del producto.
- Reducir el precio de cada producto.
- Mejorar el tiempo de preparación y envío de un lote.
- Ser más flexibles ante imprevistos.
- Tener una mejor opinión de nuestra empresa por parte de los clientes.
8.- Evitar la pérdida de datos
La información de las bases de datos de un ERP tienen un acceso limitado por permisos de usuario. Aunque todos los miembros de la organización trabajan sobre una misma base de datos, el sistema garantiza la integridad de la información debido a que el empleado solo tiene acceso a los datos en los que tenga autorización, por lo que se evita la pérdida o modificación de datos por terceras personas.
Además, dichas bases de datos cuentan con sistemas de copias de seguridad automáticas para minimizar la pérdida de datos en caso de incidentes. En el caso de las soluciones de ERP en la nube, estas copias de seguridad suelen ser todavía más seguras al replicarse en diferentes lugares.
9.- Estandariza la organización
Al tener a toda la plantilla de diferentes departamentos trabajando sobre un mismo programa, esta situación les obliga a ser más ordenados con la información y ayuda a los diferentes departamentos a conocer la forma de trabajar de los demás. Antiguamente se solían anotar en lápiz notas en las facturas, o se confiaba en la memoria. Ahora toda esa información suele, y debe, añadirse en el ERP para que sea compartida por todos los miembros de la organización.
Como consecuencia de esta forma de trabajar con la información centralizada, se crean unas “buenas prácticas” dentro de la plantilla de la empresa para que la información fluya y sea entendible por todos los departamentos implicados.
10.- Te ayuda a crecer de forma ordenada
Es un objetivo de cualquier empresa el crecer de forma ordenada a largo plazo. Una solución ERP te permite tener las herramientas y disponer de la información para poder analizarla y hacer crecer tu organización de forma que no desperdicies recursos aprovechando sinergias.
Con los paneles de control puedes hacerte una imagen real de la situación de tu empresa y determinar de una forma fácil dónde se encuentra el punto débil de la organización en el momento. Así podemos saber qué áreas debemos reforzar para seguir aumentando el volumen de negocio y crecer de una forma ordenada y eficiente.
Si quieres seguir aprendiendo sobre la automatización de procesos para conocer cómo un sistema ERP puede ayudarte a hacer crecer tu empresa, puedes descargarte este eBook titulado Cómo la automatización de procesos puede ayudarte. Es gratis y puedes hacerlo pinchando en la siguiente imagen:
Equipo Datadec