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    30 Apr 2019

    10 FRASES QUE EVIDENCIAN LA NECESIDAD DE UN SGA

    10 frases sga

    En toda compañía existen ciertas frases endémicas que forman parte de la jerga local de la empresa y que en cierta manera sacan a relucir aquellos puntos débiles que la rutina ha transformado en habituales y el personal asume como irresolubles.

    Un almacén sin SGA es un gran generador de este tipo de frases que para un buen observador con experiencia podrían ser síntomas que ayuden a detectar las principales dolencias presentes en dicho almacén. Para este post he seleccionado las diez que más he escuchado, todas totalmente reales, a las que he añadido un comentario personal donde trato de explicar el problema que la origina. Si cuando las lea, estas frases le resultan familiares, probablemente haya llegado la hora de cambiar, la hora de pasar a la acción.

    Estas son diez frases que, en un almacén sin software, evidencian la necesidad de un SGA:

    1. FRASE: EN ALMACÉN SIEMPRE TRABAJAMOS AL LÍMITE DE LA URGENCIA. TODO ES SIEMPRE URGENTE.

      En primer lugar, y esto es algo que he repetido en mi vida profesional tantas veces que creo que lo repito durmiendo, debe entenderse que, cuando todo es urgente, nada lo es. Quiero decir, cuando todo adquiere el mismo nivel de urgencia, sencillamente la categoría de “urgente”, se pierde. Es entonces cuando ocurren varias cosas totalmente absurdas. Una de ellas, la primera, es que el personal de la empresa empieza a utilizar prefijos para expresar nuevos niveles cada vez más altos de urgencia. Me refiero a los archiconocidos “súperurgente”, “ultraurgente”, “megaurgente”, etc.

      Otra ocurrencia suele ser gritar, a más gritos, más urgencia se cree que se transmite. Otra es usar la jerarquía, es decir, cuanto de más arriba viene la petición de urgencia, antes se atiende.

      Todas esas ocurrencias o “pseudo soluciones” para apremiar a los operarios de almacén buscan que el almacén priorice su reclamación frente a las de los demás y todas quedan sin efecto alguno ya que no hay nada más allá de la urgencia, es decir, no existe nada más urgente que lo urgente. Cuando todo es urgente, nada lo es, significa que al final, el personal de almacén lo que acaba haciendo es sencillamente, ejecutar una tarea detrás de otra exactamente igual que si no existiera esa supuesta y omnipresente urgencia.

    2. FRASE: EL PRIMER APELLIDO DE TODO EL PERSONAL DE ALMACÉN ES ESTRÉS.

      Sin embargo, aunque el almacén opere una tras otra cada labor, con el mismo orden que si la palabra urgente no se pegara como una lapa a todo aquello que trata de desempeñar con eficacia, el hecho de que TODO parezca urgente sí tiene un inconveniente grave: el efecto en su estado de ánimo es el mismo que si efectivamente existiera esa urgencia y eso ocurre gratuitamente, a diario, en cualquier operación de almacén y por cualquier motivo. Eso mantiene el nivel de tensión tan elevado que todo el mundo trabajo sufriendo un nivel atroz de estrés permanente.

    3. FRASE: ES IMPOSIBLE VENCER AL DESORDEN. EN ALMACÉN CADA VEZ HACEMOS MÁS HORAS EXTRAS SÓLO CON EL PROPÓSITO DE ORDENAR, PERO EN UNA SEMANA VUELVE A ESTAR COMO AL PRINCIPIO.

      Nuevo llamado a la acción
    4. FRASE: EL PERSONAL DE ALMACÉN ESTÁ HARTO Y QUEMADO. DICEN QUE VIVEN EN EL ALMACÉN, QUE NO SABEN NUNCA LA HORA A LA QUE SALDRÁN ESE DÍA Y QUE POR MUCHO QUE SE ESFUERCEN SU TRABAJO NUNCA SE VALORA.

      Lógico, si siempre hacemos lo mismo, inevitablemente obtendremos los mismos resultados sean estos buenos o malos. Si nos esforzamos por ordenar el almacén para acto seguido seguir trabajando de la misma manera que provocó el desorden la vez anterior, lógicamente y a corto plazo, el almacén volverá a estar desordenado.

      Y por descontado si hagamos lo que hagamos (no hablando sólo ordenar), siempre lo hacemos igual, siempre caeremos en los mismos errores, que nos llevará las mismas horas resolver y que, al no verse evolución alguna hacia la mejoría, absolutamente nadie que deba tratar con almacén, valorará positivamente jamás.

    5. FRASE: AQUÍ NO PLANIFICAMOS, IMPROVISAMOS. HAY TANTO POR HACER QUE NO SABEMOS NI POR DONDE EMPEZAR Y EN VEZ DE ARREGLAR ALGO, VAMOS PARCHEANDO LAS INCIDENCIAS QUE VAN SALIENDO.

      De hecho, es imposible planificar lo que se improvisa, o se hace una cosa o la otra, pero las dos no caben en el mismo almacén. Es imposible planificar sin datos fiables. Y es imposible recabar datos fiables sin un software adecuado y bien configurado que los recopile en tiempo real.

    6. FRASE: EL ÚNICO QUE CONOCE AL DEDILLO TODAS LAS UBICACIONES DE LA MAYORÍA DE LAS REFERENCIAS, ES EL MÁS VETERANO. CUANDO SE VA DE VACACIONES O SE PONE ENFERMO, EL ALMACÉN ES UN INFIERNO.

      Muy relacionada con la frase anterior. Uno de los datos que siempre falta en un almacén sin SGA es el dato que relaciona ubicación con referencia. De manera que el operario con más veteranía y/o mejor memoria, acaba siendo el único que conoce dónde están las referencias más solicitadas y con suerte, algunas de las no tan solicitadas. Su ABC está en su cabeza y si esa cabeza no está, el almacén se convierte en un hormiguero hirviente al que un chiquillo travieso le ha dado un pisotón.

    7. FRASE: ALGUNOS ARTÍCULOS TIENEN PATAS. TODO EL MUNDO RECUERDA VER ALGUNA REFERENCIA EN UNA PARTE DEL ALMACÉN EN LA QUE LUEGO NO ESTÁ, Y ENCIMA ACABA APARECIENDO EN OTRO LUGAR.

      Mi favorita: la teoría de las cajas con patas. A nadie escapan ya las malas jugadas que a veces nos gasta la memoria, pero en este caso concreto, el problema principal suele ser más bien la descoordinación de todos los operarios de almacén. Sin SGA, aunque haya un jefe de almacén eficaz, éste no puede ser omnipresente, por lo que lo que hoy le parece bien al operario A, mañana al operario B le molesta y el criterio no escrito a seguir siempre es: “cambiar de ubicación lo que le molesta”. Cuando pasa algo de tiempo y surge la necesidad de localizar esas referencias que antaño molestaron a muchos, se produce una curiosa (y desesperante) situación: se pone en marcha una combinación de distintos momentos y memorias selectivas de operarios de almacén que recuerdan, cada uno por su lado, la última vez que vieron la referencia en cuestión. Y suele ocurrir que, la persona que “de facto” la vio por última vez y recuerda perfectamente dónde está, se encuentra ausente. Esto suele generar otra de mis frases favoritas que siempre surge “a toro pasado”: haberme llamado y os lo hubiera dicho.

    8. FRASE: EL DEPARTAMENTO COMERCIAL SE QUEJA DE QUE ALMACÉN SIEMPRE FALLA. EN CONSECUENCIA, NOS OBLIGAN A REPETIR LOS MISMO RECUENTOS, NOS OBLIGAN A BUSCAR ARTÍCULOS QUE LUEGO NO PIDEN Y HACEN PEDIDOS FALSOS PARA ASEGURARSE REFERENCIAS, EN DEFINITIVA, NO SE FÍAN DE NOSOTROS Y A CAMBIO NOS SATURAN DE TRABAJO INÚTIL, LO QUE NOS HACE MENOS EFICACES AUN.

      En este caso la causa raíz es la desconfianza. Pero no nace en el departamento comercial, al menos no en exclusiva, lo habitual es que dicha desconfianza empiece en un lugar mucho más delicado, el cliente. Será el cliente el que harto de retrasos, de faltas en sus pedidos, de errores y devoluciones empiece a presionar a comercial para que haga “algo”. A continuación, se suceden una serie quejas, más o menos razonadas o razonables, que acaban implicando a la cadena de mando cuya única consecuencia suele ser trasladar la presión del cliente al último escalón y causante (teórico) de todos sus males, el almacén. Pero como almacén sigue trabajando de la misma manera, los resultados siguen siendo los mismos y ante eso, comercial empieza a lo que vulgarmente conocemos como “buscarse la vida”.

      No lo hace con mala Fe, lo hace para proteger sus intereses que son los de los clientes, pero sin percatarse, al mismo tiempo hieren de muerte la productividad del almacén. Forzar búsquedas innecesarias “por si acaso”, hacer pedidos en falso, para luego anularlos, con el fin de reservarse o asegurarse la localización de algún producto, es una dinámica contagiosa que hace trabajar en vacío al almacén, retrasándolo y, por ende, retrasa la actividad de toda la empresa y entra en un círculo vicioso difícil de romper. Si almacén emplea tiempo en buscar para nada, no tiene tiempo de buscar para un pedido, tendrá que trabajar más deprisa y más horas, las prisas aparecen cada vez antes lo que allana el camino al caos y al desorden, lo que aumenta los errores, éstos la desconfianza y ésta a su vez las búsquedas y pedidos en falso.

    9. FRASE: COMPRAS SE ENTERA ANTES POR EL PROVEEDOR QUE POR ALMACÉN DE QUE ALGUNA REFERENCIA NO HA LLEGADO. SE QUEJA DE QUE NO AVISAMOS A TIEMPO DE LAS ENTRADAS Y DE QUE LAS LLEVAMOS CON MUCHO RETRASO.

      Esta es una ineficacia propia de un entorno desorganizado como de hecho lo es un almacén sin SGA y se refieren principalmente al ineficaz flujo de información que obliga a trabajar en diferido. Cuando un proveedor, informa a la compañía de destino de que su mercancía ha sido entregada, antes de que lo haga su propio almacén, debe preocuparse. Si además se repite con frecuencia debería tomar medidas.

      Si un almacén trabaja al límite de la urgencia siempre, no espere que trabaje al límite con unos departamentos y con otros no lo haga. Compras no puede esperar que unos operarios saturados y estresados y acuciados por la máxima: el cliente es lo primero, realice las entradas a tiempo y además informe de ello inmediatamente. Informar, es una labor que seguro pasará a un discreto segundo plano porque los pedidos son la prioridad.

      Se da otro círculo vicioso aquí. Si el artículo no entra, los pedidos no salen, si los pedidos no salen se mete prisa al almacén, si el almacén trabaja deprisa se ve forzado a priorizar y priorizará siempre los pedidos del cliente, por lo tanto, tiene menos tiempo para dar entradas. O peor, puede decidir sacar artículos sin haberles dado la entrada lo que puede derivar en vender artículos que nunca cobrará la compañía porque salieron del almacén sin siquiera haber entrado. Este es sólo uno de los problemas que puede acarrear lo que llamamos, trabajar en diferido, es una consecuencia de trabajar sin SGA.

    10. FRASE: POR MUCHO QUE SUPERVISEMOS AL PERSONAL, POR MÁS FILTROS QUE PONGAMOS, AL FINAL SIEMPRE ACABA FALLANDO ALGO.

      Esta frase sería algo así como el resumen de todas las anteriores. Aparece la impotencia y la resignación lo que conduce al estancamiento.

      Es evidente que, si en el almacén se trabaja siempre con un nivel inadecuadamente elevado de estrés, abocados a realizar cualquier operación de forma manual, tirando de memoria y al límite de la urgencia, improvisando cada paso que damos y con un flujo ineficiente de intercambio de información, acabaremos por equivocarnos y no una vez, sino muchas. Cada operario aportará su solución a cada incidencia que tenga y eso fomentará la repetición de los mismos errores una y otra vez porque carecemos de datos que unifiquen un único criterio para abordarlos y resolverlos de forma definitiva.

      Somos humanos y por más humanos que pongamos a vigilar un proceso, a lo largo de las horas, el filtro humano fallará y el error, junto con todos sus costes extra y sus despilfarros de recursos, reaparecerá. Está en nuestra naturaleza y es inevitable.

      El trabajo de almacén es un trabajo emocionante sin duda, pero de ninguna manera debe ser una fuente inagotable de broncas, insomnio, estrés, incidencias e interminables jornadas de horario incierto.

      En el siguiente post explicaré cómo el SGA soluciona al poco de implantarlo, cada una de estas situaciones resumidas en frases, que por desgracia todavía hoy soportan con estoicismo o resignación según caracteres, muchos de los que trabajan hoy en almacenes carentes de SGA.

    Gratis El Libro Blanco del SGA

     

    Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

    - ¿QUÉ ES UN SGA?

    - CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA

     

    Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA:

    - expertSGA

     

    J. Cisneros
    Equipo DATADEC

     

    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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