19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

  • Actualizado: 10 diciembre 2021
  • Publicado por primera vez: 20 septiembre 2017

digitalizacion de documentos

Una de las primeras preguntas que nos hacemos antes de enfrentarnos a la implantación de una nueva forma de trabajar o un nuevo sistema de información es ¿Qué beneficios me ofrece? o bien, ¿Por qué debería implantarlo en mi empresa?

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato papel o formato digital no estructurado, como puede ser formato pdf, en formato digital estructurado y, por tanto, pueden ser integrados automáticamente en nuestro sistema de información.

El proceso de digitalización de documentos significa mucho más que digitalizar papel, ya que también se ven afectadas las tareas, actividades y procesos que se llevan a cabo en una empresa, a partir de automatizar los procesos.

Las empresas desean ser más competitivas y más relevantes en un mercado dinámico que cambia cada día, y además, quieren obtener unos beneficios que incluyen la mejora de la eficiencia y la productividad, así como la reducción de costes.

En este mundo de alta competencia, saldrán más beneficiadas aquellas empresas que busquen las formasmás eficaces de trabajar y por lo tanto obtengan ventajas competitivas frente al resto.

 

¿Qué ocurre si añadimos la automatización de procesos a la digitalización de documentos ?

Si la digitalización de documentos viene acompañada de la automatización de procesos en los que intervienen documentos, se obtienen claras ventajas que ofrecen a las empresas estar preparadas ante los cambios y avances tecnológicos y las expectativas de los clientes. Las empresas deben enfrentarse a estos desafíos con la mayor decisión posible y elegir el camino que les ofrezca las mejores oportunidades.

Este proceso de digitalización no consiste únicamente en sustituir los documentos en papel por otros en formato electrónico, sino que además optimiza los procesos empresariales gracias a la captura inteligente de la información, agiliza y mejora las tareas más laboriosas e incluso sustituye algunas por otras más simples y novedosas.

Reducir el uso del papel y de documentos físicos ayuda a las empresas a convertirse en empresas digitales que avanzan y crecen con la tecnología. Empresas que buscan además de la excelencia con el cliente, la excelencia operativa, están más orientadas a reducir los costes en todas las áreas operativas, automatizando y agilizando los procesos.

En los años ochenta, cuando las empresas necesitaban mover sus documentos entre los distintos departamentos de su empresa, nació el término de flujo de trabajo (workflow).

En la actualidad, existen sistemas de automatización de flujos de trabajo avanzados que guían y controlan de forma automática los procesos documentales.

La automatización simplifica las tareas, eliminando los problemas que surgen con los documentos físicos. En esta automatización de procesos juegan un papel muy importante las actividades que se ejecutan de forma automática por una ‘máquina’, pero no hay que olvidar que la ejecución es parte de la responsabilidad del personal, por lo tanto, se debe aprovechar el capital intelectual de los empleados consiguiendo así que éstos generen más conocimiento.

 
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¿Cuáles son realmente los beneficios que se obtienen?

Si hablamos únicamente de la digitalización de documentos, los beneficios se enfocan al ahorro de dinero y la rentabilidad.

Estos son los beneficios más significativos:

  1. Disminución del uso del papel y elementos de impresión, así como ahorro en costes de transporte.
  2. Disminución de costes de almacenamiento de la documentación, hablando de almacenamiento físico.
  3. Descentralización de la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
  4. Garantía de la conservación de esos documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.
  5. Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados.
  6. Aumento de la productividad de los empleados que pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo para tareas más productivas.
  7. La información estructura permite una mejor toma de decisiones.
  8. Acceso seguro y rápido a esos documentos.
  9. Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido.
  10. Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
  11. La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
  12. Se facilita la difusión online de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física ni esperar la confirmación de su recepción.
  13. Contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente ayudando a disminuir la contaminación generada por el papel.

    Si a esta digitalización de documentos le añadimos los flujos de trabajo que surgen de la automatización de procesos, los beneficios aumentan:

  14. Se generan ahorros de hasta el 30% en procesos documentales y de impresión.
  15.  Se reduce el coste y tiempo invertido en la gestión de documentos electrónicos y en papel ya que se conoce dónde se encuentra la documentación desde que entra hasta que se archiva o se destruye.
  16. Se minimiza la complejidad, el coste y los riesgos gracias a servicios de análisis de procesos de trabajo, priorizando los que resulten más eficientes, seguros y optimizados.
  17. Se automatizan y simplifican las tareas, ya que ciertos pasos se pueden automatizar evitando así la intervención del personal o minimizándola al máximo.
  18. Se tiene un control y un seguimiento de las transferencias documentales entre áreas o departamentos.
  19. Se incrementa la productividad en entornos colaborativos, permitiendo hacer los mismo que harías con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación.

 

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Implantar sistemas de digitalización con flujos de trabajo

Los entornos de trabajo están cambiando a toda velocidad, ya se habla de la oficina del futuro, en la cual la implantación de sistemas de digitalización y flujos de trabajo suponen una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad.

La opción de habilitar los flujos de trabajo en un sistema de gestión de documentos permite a las organizaciones automatizar procesos de trabajo, tales como el direccionamiento de documentos y la aprobación o el cierre de seguimiento de los mismos.

Las soluciones que vienen acompañadas con flujos de trabajo ayudan a coordinar la actividad de los empleados y el acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. Los documentos que están implicados en estos procesos fluyen de un lugar a otro y de una persona a otra.

Automatizar los procesos diarios ahorra tiempo y dinero, y además, aporta precisión y cumplimiento de plazos.

Existen gran cantidad de tareas que se pueden automatizar y formar parte de un flujo de trabajo.

Son habituales los workflows de aprobación de facturas de proveedores, albaranes, nóminas, gastos de empleados, etc., aunque también existen otros asociados a calidad, al servicio técnico...

 

Un workflow de aprobación de facturas de proveedor, por ejemplo, facilita la revisión de las mismas sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen por la empresa para su aprobación, y sin la introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento al digitalizarse y después ser enviados y/o contabilizados en el sistema de gestión de la empresa.

Todas las empresas que se consideren innovadoras y tengan retos de productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad deberían implantar sistemas que aúnen los beneficios de la digitalización de documentos con la automatización de procesos mediante flujos de trabajo.

Si quieres subirte al carro de estas empresas y ser un referente en tu sector, así como destacar sobre tus competidores, aún estás a tiempo, pásate a la digitalización y convierte tu empresa en una organización que coordina el manejo y traspaso de documentos de sus empleados de la forma más productiva.

 

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