La descentralización administrativa conlleva una serie de problemas derivados de la falta de trabajar bajo un mismo mando central.
Pensemos en grandes empresas de servicios, con muchos empleados, con delegaciones o sedes en distintas localizaciones.
Este tipo de organizaciones tiene muchos empleados que realizan muchas tareas y deben justificar con documentación los trabajos que realizan.
¿Qué problemas son los más habituales en este tipo de empresas?
- Los documentos no llegan a tiempo o bien se extravían y son documentos justificativos de los trabajos realizados.
- Falta de comunicación entre los distintos departamentos de las distintas sedes
- Falta control de los recursos, en particular, recursos humanos
- Organización y dirección de equipos: delegación en mandos intermedios sin la suficiente autonomía
- Gestión de incidencias internas y externas
Vamos a ver uno a uno cuáles son estos problemas y cómo pueden solucionarse.
1 Descentralización de archivos
Existen empresas que trabajan con ordenadores conectados en red en distintos centros de trabajo que se ubican incluso en distintas localizaciones y puede que no tengan un servidor central.
El problema radica en que cada ordenador tiene almacenados sus documentos de forma local y no existe un repositorio centralizado. Esta descentralización administrativa dificulta el acceso a la información almacenada en el resto de ordenadores de la organización.
Otras empresas sí disponen de un servidor en el que almacenar sus archivos, y utilizan para ello un sistema ineficaz de estructura de carpetas. En la gran mayoría de ocasiones, este sistema de carpetas no es muy ágil a la hora de localizar los documentos.
Los sistemas de gestión documental son una excelente herramienta para conseguir tener los archivos y documentos centralizados. De esta forma, son accesibles para todos, independientemente de donde estén ubicados los usuarios que quieran acceder a ellos.
Si quieres conocer más acerca de la gestión documental, revisa nuestro Post "Gestión Documental: accede rápidamente a tus facturas".
Los sistemas de gestión documental permiten realizar búsquedas eficaces, versiones de los documentos e incluso con la certificación certificada, copias de los documentos originales.
Mediante un sistema de almacenamiento cloud (en la nube) los documentos se encuentran accesibles a todos los usuarios. Un sistema de permisos adecuado posibilita que todos los usuarios accedan cuando y desde donde quieran a la información.
Mediante sistemas de digitalización de documentos en los cuales los papeles se convierten en ficheros digitalizados, los problemas de extravío o pérdida desaparecen. Además, estos documentos no se deterioran con el paso del tiempo.
Al concentrar todos los documentos y acceder a ellos de forma ágil y simultánea ya no se producen los retrasos a la hora de enviar documentación a nuestros clientes. Si los documentos son justificativos de los procesos de gestión, véase por ejemplo, albaranes, notas de gastos, partes de trabajo, etc., se agiliza su localización y por lo tanto su envío.
2 Falta de comunicación
Según Peter Drucker, “El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.
Todas las organizaciones parten siempre de una comunicación. La comunicación se realiza tanto con público externo a la empresa, como con público interno.
El público interno son los trabajadores, y la comunicación es fundamental para generar, afianzar e introducir cambios en la cultura organizacional y repercute directamente en la comunicación global de la compañía.
En todas las empresas, y todavía más en aquellas que sufren de una descentralización administrativa, se debe realizar un plan de comunicación interna. En este plan de comunicación se debe respetar el mensaje corporativo global de la empresa para dar una imagen interna coherente con la que se percibe de forma externa.
Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) aseguran la comunicación y el intercambio de información. Todos los departamentos implicados en el mismo proceso de negocio podrán comunicarse de forma fluida y además todas las tareas se ejecutarán por el empleado al que le fueron destinadas.
3 Control de recursos
Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.
La gestión por procesos en este tipo de empresas debe orientarse a desarrollar la misión de la empresa mediante la satisfacción de las expectativas de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, etc., en lugar de centrarse en las funciones unilaterales de cada departamento.
La gestión por procesos involucra la gestión de personas, tareas y tecnología de forma coordinada. La tecnología debe apoyar la gestión de procesos para la ejecución coordinada de las tareas y para garantizar la comunicación entre los recursos, las personas.
La descentralización administrativa provoca que esta gestión de los recursos tenga que ser controlada por un sistema de calidad y control como la gestión por procesos.
Si quieres saber más sobre la gestión por procesos, revisa nuestro Post "La gestión por Procesos aplicada a empresas de servicios"
4 Gestión de incidencias
La descentralización administrativa provoca incidencias. Y si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.
Las incidencias que se producen con los clientes de la organización han de detectarse lo antes posible para poder darles una solución rápida.
La gestión de incidencias hace referencia al sistema de calidad de la empresa y se centra en el cumplimiento de los procedimientos de trabajo establecidos.
Las herramientas de gestión de incidencias facilitan el registro y seguimiento del estado por el que pasan las incidencias. Para el seguimiento y control de estas incidencias se utilizan flujos de trabajo que ayudan a automatizar el envío de alertas. Los flujos de trabajo permiten crear sistemas personalizados con avisos que se reciben por email según ocurran unas u otras acciones.
Gestión de Reclamaciones
Si quieres saber cómo llevar una correcta gestión de tus incidencias, revisa el siguiente Post "Consejos para una correcta gestión de incidencias".
![" Cómo ahorrar costes y mejorar procesos en las Empresas de Servicios " [ Descárgate la Guía Gratuita ]](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/2885000/106f807b-edec-4294-a657-c75183d290cf.png)
5 Organización y dirección de equipos: delegación en mandos intermedios sin la suficiente autonomía
En ocasiones, la descentralización conlleva problemas en cuanto a la mala elección de los responsables adecuados, la falta de autonomía de estos responsables, o la falta de explicación de las tareas a realizar.
- Si no se escoge un responsable adecuado sin dotes de mando o falta de responsabilidad, puede que sepa ejecutar las acciones, pero no sepa dirigir a un equipo.
- Si no se le da la autonomía suficiente al responsable, esto le generará inseguridad, discusiones y falta de confianza entre los miembros del equipo.
- Y por último, si no se dedica un tiempo de calidad a la explicación de las tareas porque se cree una pérdida de su tiempo, repercutirá sobre ellos en el futuro, creando más carga que podrían delegar.
Todos estos problemas se solucionan con una buena gestión de procesos que facilite la comunicación y la ejecución coordinada de las tareas.
Podemos concluir que la descentralización administrativa es una forma válida de trabajo en las organizaciones que depende de varios factores. En primer lugar del tamaño de la empresa, del tipo de negocio, de los recursos involucrados y la competencia de los subordinados, de la confianza en esos subordinados, y de la información que facilite la toma de decisiones.
Hay empresas descentralizadas que nunca podrán ser empresas centralizadas, pero que no necesitan realizar ese cambio. Simplemente, aplicando las soluciones que se indican en este artículo, se pueden superar los inconvenientes que lleva la descentralización.
Así que si tú eres una gran organización, con un sistema descentralizado, estas soluciones pueden hacer que los inconvenientes derivados de no trabajar bajo un mismo mando central desaparezcan.
