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    02 Mar 2020

    6 ERRORES GRAVES EN LA GESTIÓN DE COMPRAS

    6 errores gestion compras

    Hoy en día, la gestión de compras, a diferencia al papel tradicional que han jugado nuestros proveedores históricamente, debe ir mucho más allá de considerarlos como una simple fuente de suministro de materiales y servicios. Se trataba de un competidor necesario con el que había que disputarse cada referencia al mejor precio sin prestar tanta atención al resto de aspectos en los que podía afectarnos como su control de calidad o sus plazos de entrega.

    Cada situación de desacuerdo se resolvía aumentando niveles de inventario o parcheando de forma individualizada cada incidencia en el momento que se producía. Si estas situaciones se prolongaban demasiado en el tiempo la solución solía ser buscar otro proveedor al que comprar.

    Sin embargo, en la actualidad la selección de proveedores tiene una concepción estratégica más compleja y desempeña un papel principal en la gestión de compras por sus posibles repercusiones directas en la propuesta de valor de la compañía. Nuestros proveedores son los encargados de garantizar un flujo ininterrumpido de suministros, materiales y servicios que mantengan las operaciones de nuestra compañía, contribuyen a mantener la inversión de inventario al mínimo, contribuyen decisivamente en la calidad de nuestros productos, influyen de forma importante en nuestros niveles de productividad, su papel afecta a nuestra posición competitiva, propuesta de valor, etc. Por ello en la actualidad se apuesta por relaciones a largo plazo que consideren a los proveedores como una línea externa de producción que pueda llegar a participar en nuestra propia planificación estratégica.

     

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    Con un papel tan importante nuestra gestión debe evitar cometer ciertos errores que, tanto en la gestión diaria como en la valoración y búsqueda de proveedores, repercutan negativamente en la eficacia de nuestra propia gestión de la cadena de suministro, es decir, en una pérdida de la propuesta de valor de nuestra empresa.

    Dentro de estos errores podemos encontrarnos con los siguientes:

     

    1.- Comprar sólo a precio


    La importancia del papel del proveedor en la estrategia de la cadena de suministro exige mantener relaciones a largo plazo con función integradora y repercusión directa en los resultados de la empresa y sus costes. Negociar con el proveedor va más allá de la mera cuestión de disputa de precios. El nivel de servicio que nos brinda, la calidad de sus productos, su fiabilidad, sus plazos de entrega, su localización geográfica, su disponibilidad, su mentalidad frente a los cambios y mejora continua, su predisposición a integrarse para optimizar nuestros procesos, su capacidad productiva y de reacción y otros aspectos estratégicos importantes, también juegan un papel fundamental en la negociación.

    Un proveedor del que no valoramos su capacidad productiva, fiabilidad, mentalidad de mejora continua, capacidad financiera, en definitiva, un proveedor con el que negociemos sólo a precio puede repercutir su pérdida continua de margen en la calidad de sus productos o de sus servicios, lo que al final puede salirnos demasiado caro.

     

    2.- Flujo de información insuficiente


    Una buena relación de cooperación empieza por un robusto sistema de flujo de información. Un flujo de información deficiente provoca falta de cooperación y confianza, mermas de productividad, redundancia de procesos e imposibilidad de integración de nuestros proveedores en la cadena, con la consiguiente pérdida de todos los beneficios potenciales que ellos conlleva.

    Para poder alinear objetivos, el flujo de información debe ser abierto, fiable y en tiempo real. El rápido intercambio de información permite mejorar la calidad en origen estableciendo protocolos que ahorren controles de la misma en nuestras instalaciones, permite que el proveedor se integre en nuestro sistema de manera que podamos anticiparnos a sus envíos y evitando tener que realizar controles adicionales de recepción en nuestro almacén, en definitiva, el flujo de información compartido es el primer paso para la integración de nuestros proveedores.

     

    3.- No planificar una estrategia conjunta


    Es decir, no definir nuestras necesidades y en consecuencia no poder marcarnos objetivos conjuntos que establezcan las bases de una estrategia de indicadores que supervisen su consecución. Si no marcamos objetivos claros, difícilmente los podremos conseguir. Si no establecemos una selección de indicadores a través de los que podamos establecer numéricamente nuestras necesidades, nuestra situación actual y la que deseamos lograr, no podremos observar si avanzamos en la dirección correcta o no, ni siquiera podremos decidir si estamos avanzando.

    Por ejemplo: si nuestro objetivo fuera conseguir reducir a la mitad nuestro stock de materia prima, nunca podríamos lograrlo sin conocer el plazo actual medio de entrega del proveedor de dicha materia prima, su porcentaje de fiabilidad y su regularidad. Por tanto, desconoceríamos cómo afecta esa regularidad a nuestros niveles de stock mínimo y de seguridad necesarios en la actualidad.  Al desconocer todos esos datos en forma de KPI’s será casi imposible tratar de mejorarlos y en el caso de obtener algún logro, no seríamos capaces de estimar su magnitud real.

     

    4.- Carecer de política de compras.


    Es necesario establecer los puntos mínimos y los deseables que debe cumplir un proveedor que desee integrarse en nuestra cadena de suministro, es decir, debemos establecer unos estándares que todo proveedor debe cumplir continuamente y de los que deberemos hacer seguimiento. Esto nos proporciona la posibilidad de planificar la estrategia a seguir, de valorar objetivamente el potencial de cada proveedor y de optimizar el tiempo que vamos a dedicarles ya que únicamente lo emplearemos en los proveedores que potencialmente cumplan nuestros requisitos descartando al resto.

    También debemos establecer categorías para nuestros proveedores y diferentes niveles de contrato e integración en nuestra cadena para cada categoría. Definir los proveedores que debemos tener por familias según el nivel de integración, marcar objetivos anuales de reducción de costes, nivel de soluciones técnicas que debemos adoptar conjuntamente, etc. todo ello forma parte de la política y gestión de compras que debemos establecer.

     

    5.- No realizar valoración y selección continua de proveedores


    Valoración respecto a los proveedores actuales: una homologación constante, es decir, un seguimiento del desempeño de los proveedores que garantice un seguimiento de la correcta ejecución de cada orden de compra, que garantice la trazabilidad de sus pedidos y el mantenimiento o mejora de sus lead times, entre otros aspectos de valor. Es conveniente asegurarnos, que cumple con los requisitos que marca nuestra política de compras respecto a plazos de entrega, costes, pedidos, fiabilidad, calidad, etc.

    Respecto a los potenciales: debemos realizar una búsqueda continua de proveedores adecuados que cumplan unos mínimos que debemos marcar respecto a capacidad productiva y financiera, plazos de pago, entregas, valor añadido, etc. de manera que podamos realizar pequeñas compras ocasionales pero con cierta regularidad que nos permita tener mayor poder de negociación, valorar sus requisitos de calidad y otros aspectos que nos otorguen el poder de comparar objetivamente otros productos con los de nuestros proveedores habituales.

     

    6.- No implantar herramientas tecnológicas


    Independientemente de la herramienta que elijamos, debemos ser conscientes que para evitar errores en la gestión de compras, sean de la índole que sean, pasa por utilizar soluciones técnicas integradas en nuestra gestión.

    La tecnología simplifica procesos, centraliza la información, mejora su flujo, permite el análisis de oportunidades, la incorporación efectiva de proveedores, e-sourcing que es el uso de tecnologías online para dinamizar y permitir procesos de compras más eficientes.

    El uso de nuevas tecnologías nos ayudará a determinar nuestras necesidades, establecer nuestra política de compras y a determinar los requisitos mínimos que deben componerla, optimizará los tiempos, nos permitirá la elaboración de informes, estadísticas, podremos valorar objetivamente a nuestros proveedores en base a un sinfín de indicadores que podremos configurar según nuestros objetivos como plazos de entrega, fiabilidad, lead times, costes, precio, podremos realizar subastas, podremos elaborar comparativas entre dos o más proveedores para cambiar su estatus o nivel dentro de nuestra cadena y empezar a negociar nuevas atribuciones, etc. La herramienta recaba datos en tiempo real y los procesa para mostrárnoslos conforme hayamos dispuesto en la configuración.

     

    Conclusiones

    Podemos considerar que estos seis errores que se pueden cometer en la gestión de compras se podrían concretar en uno solo: no desarrollar a nuestros proveedores.

    Establecer una gestión de compras, es decir, una relación con proveedores sin tener en cuenta su potencial para crecer con nosotros en el tiempo puede llevarnos a pérdidas de competitividad graves que, de perdurar demasiado en el tiempo, pueden llegar a comprometer nuestra propia permanencia en el mercado.

    La gestión de compras debe tener una función y una visión integradora que valore aspectos prioritarios como la calidad y las especificaciones técnicas junto al precio. Debe ponderar adecuadamente los distintos criterios que debemos barajar para cada proveedor, debe establecer niveles entre los proveedores, grados de confianza y  de integración tecnológica para fomentar la competitividad, otorgar capacidad de negociación a la empresa, ahorrar costes, mejorar las relaciones y definir las necesidades de su compañía con el objetivo de trazar estrategias de colaboración bidireccional con sus proveedores un claro objetivo de desarrollo mutuo y aumento de la competitividad sin merma de su nivel de servicio y calidad.

     

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    Juan Cisneros

    Escrito por: Juan Cisneros

    Experto en gestión de almacenes Inteligentes - Lean Wharehousing - 5S - Formador LEAN.

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