EL CONTROL POR INDICADORES: UNO DE LOS MAYORES BENEFICIOS DE UN SGA

Lo cierto es que la cantidad de elementos tangibles e intangibles que hoy día es capaz de controlar un SGA llega a ser tan enorme que a veces cuesta incluso de asimilar. Un SGA es capaz de llevar un control total en tiempo real de: nuestro layout del almacén (o almacenes); los usuarios o grupos de usuarios que acceden al software; nuestros contenedores (sean del tipo que sean); ubicaciones del almacén y sus diferentes codificaciones; los equipos y elementos de manutención; por supuesto cada referencia y/o su correspondiente etiquetado o codificación, estados de las mismas; control de calidad; etiquetado también de contenedores y expediciones; clientes; comunicaciones; documentación; productividad del personal; ubicación de equipos y personal; rendimientos de todos tipo; recepciones; proveedores; plazos de entrega; logística inversa; ubicaciones; consolidaciones; expediciones; producción; automatismos y todo lo que ello conlleva…

Sería aburridísimo y demasiado abrumador tratar de hacer una relación de todos y cada uno de los elementos que un SGA es capaz de controlar (no digamos luego explicarlos todos), así que, me centraré en la parte más interesante que siempre suele ser el ¿cómo lo hace?

La respuesta es sencilla y breve, pero de inmenso alcance: lo hace a través de indicadores. Si está familiarizado con el uso de indicadores en otras áreas de su compañía debe saber que los indicadores del almacén que controla un SGA funcionan de la misma manera. Si no está familiarizado con su uso, o no lo está con los indicadores del almacén, a continuación, explicaré los que a mi juicio son los más importantes y el porqué.

Control de almacén por indicadores

Empezaré por explicar que el uso de indicadores de por sí resulta extremadamente necesario para el análisis de cada una de las situaciones que viven los elementos de nuestro almacén y por tanto son una herramienta fundamental para poder evaluar cada una de ellas y así poder tomar decisiones. En mi opinión sin lugar a duda esta es la gran baza que nos brinda el uso de un SGA en nuestro almacén, el apoyo a la hora de la toma de decisiones.

Por descontado ruego que nunca caigamos en tratar de clasificar los indicadores (o sus valores) en buenos o malos ya que, al igual que ocurre con la toma de decisiones, no existen indicadores buenos ni malos de por sí, todo depende de su uso en cada compañía y el periodo temporal que escojamos para su análisis. Veámoslo en el que yo considero uno de los más importantes, la rotación.

Indicador por Rotación

La rotación, el rey de los indicadores. ¿Qué sería de los gestores de almacén sin este sencillo, pero vital indicador? La rotación de producto en este caso no es más que la simple relación entre las unidades expedidas y nuestro stock medio, pero interviene en la planificación de todo nuestro almacén, en la estrategia de ubicación, la realización y control de inventarios, las entradas, el picking, detección de obsolescencias, interviene incluso en la política de abastecimientos y compras y en la valoración de su eficacia.

Podemos explicar la Rotación de la siguiente manera: la Rotación de producto es un indicador que nos muestra el número de veces que se refresca el inventario de cada producto en un periodo de tiempo determinado, por ejemplo, un mes, un trimestre, un año, el periodo que deseemos evaluar. Es un indicador que aumenta su eficacia cuanta más vida tenga nuestro almacén, ya que se alimenta de nuestros históricos.

Una rotación demasiado alta o demasiado baja puede indicar que el producto entra en nuestro stock a una velocidad, pero sale a otra. Como decía antes, no es bueno ni malo ninguno de los dos extremos. Si bien es cierto que suele decirse que es mejor una rotación elevada porque ello indica que todo lo que compramos lo vendemos en un periodo de tiempo razonable, también puede ser indicativo de un bajo nivel de servicio e insatisfacción de nuestros clientes por nuestras continuas roturas de stock. Y al revés una rotación baja puede ser indicativo de una inadecuada política de compras (por ejemplo) o una necesidad ineludible de acopio de mercancía puntual para prevenir una campaña estacional como por ejemplo, la de Navidad.

Indicador ABC

Otro indicador que podemos controlar a través de nuestro SGA y que además está íntimamente relacionado con el anterior, es el ABC. Gracias a él sabemos que apenas el 20% de los artículos de nuestro almacén soportan el 80% del valor de nuestro stock. Desde un SGA podemos controlar el y calcular el ABC teniendo en cuenta otros criterios de segmentación de nuestros artículos como rotación, rentabilidad, nivel de stock, unidades expedidas, al final a lo que nos ayuda este indicador es a discernir en líneas generales, dónde debemos invertir nuestros mayores esfuerzos, o en qué grupo de artículos por su mayor impacto en ventas por ejemplo, debemos prestar mayor atención en lo que se refiere a gestión de compras, ubicación (para mejorar la productividad), espacio de almacenaje, picking, empaquetado, etc.

En un almacén sin SGA, sólo controlando y gestionando correctamente ese 20% de referencias A ya se nos otorgaría la victoria de conseguir una mejora considerable en la gestión de todo el almacén en general. El problema es que, sin un SGA, sólo averiguar qué artículos pertenecen a ese restringido grupo del 20% ya resultaría complicado e ineficaz ya que no trabajaríamos en tiempo real y nada más hacer el cálculo, éste ya estaría obsoleto. Sin embargo, un SGA lo hace de forma sencilla e inmediata y además permite manejar varias segmentaciones de producto en base a distintos criterios de ABC, y por si eso fuera poco nos permite gestionar con el mismo nivel de eficacia, todas nuestras referencias ya estén clasificadas como A, B o C.

Conclusiones

Existen multitud de indicadores que pueden controlarse desde un SGA es evidente que no escribiré sobre todos y cada uno de ellos en particular. Por resumir un poco, gracias a los indicadores que un SGA puede controlar, este software se convierte en una especie de cámara Full HD que nos da una visión perfectamente nítida de las áreas de nuestro stock a las que dirijamos su objetivo ya sea en el presente o en el pasado. Podemos decidir dirigir nuestro encuadre al personal operativo, al administrativo, al flujo de información, al tiempo de procesos, a las ubicaciones, a cada referencia o a familias de ellas, a unidades de embalaje, a materias primas…

Un SGA es una cámara que graba todo aquello que ve y puede ver todo lo que nosotros le digamos. Con una ventaja sublime que una simple cámara no tiene. El SGA, almacenando nuestro pasado y mirando en nuestro presente, puede avisarnos con tiempo de cuál será nuestro futuro (logísticamente hablando claro) y nos permite hacer algo que considero que sigue siendo una asignatura pendiente en nuestras compañías y no sólo en el ámbito de la gestión de stocks: nos permite planificar. No existe herramienta más potente.

Pondré sólo un ejemplo simple: si conozco mi stock actual en tiempo real y gracias a mis históricos puedo conocer cuál es mi tasa de salidas en un período determinado, puedo estimar mi cobertura actual, lo que a su vez me permitirá entre otras cosas, evitar romper mi stock y/o prevenir obsolescencias, es decir, mejorar mi nivel de servicio. Esto tan simple, es algo que, para un almacén sin SGA, es tan sólo un sueño.