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De sobra son conocidos los diferentes motivos por los cuales un software de gestión resulta importante para las empresas, pero, en muchas ocasiones, no se le da la importancia que se merece al mantenimiento del sistema ERP a la hora de realizar la selección.
¿Por qué son importantes las condiciones del mantenimiento del software?
La respuesta es clara, el mantenimiento de un sistema de software tiene que ver mucho con la longevidad del programa y con su buen funcionamiento durante dicho periodo. De sobra es sabido que, dada la complejidad de los sistemas de software, todos programas requieren de correcciones y adaptaciones posteriores a su puesta a disposición de los usuarios. Prueba de ello son las distintas actualizaciones de los sistemas operativos de los ordenadores o de los móviles a los que ya estamos muy acostumbrados.
Por tanto, este servicio es fundamental tanto para la opción on-premise como para la opción cloud, ya que va asociado al software, algo que tiene que ser un criterio importante de atención a la hora de elegir al proveedor de servicios ERP.
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Tipos de mantenimiento
Existen diferentes opciones de mantenimiento que se adaptan a las necesidades de cada empresa. Conocerlas permite entender de manera correcta el alcance que te ofrecen y compararlas con tus necesidades:
- De software evolutivo: se trata de añadir nuevas prestaciones al sistema con motivo de adaptaciones legislativas futuras.
- De software adaptativo: se trata de la adaptación a un nuevo lenguaje de programación como consecuencia de la evolución del entorno tecnológico.
- De software correctivo: el objetivo es solucionar los pequeños errores que se detectan con el uso (errores ocultos en el momento de la compra del programa)
- De software preventivo: evitar futuros errores tanto humanos como por el propio sistema.
Razones para contar con el mantenimiento de un software de gestión
Contar con servicio de mantenimiento es lo mejor para el ERP de la empresa, y cabe destacar que cada proveedor puede ofrecer un servicio de mantenimiento diferente. Estas son algunas de las razones por las que las empresas deben contar con él.
1. Cambios legislativos
El entorno en el que se mueve la empresa puede sufrir una gran variedad de cambios asociados a la legislación. Estos cambios se pueden dar en materias muy diversas como pueden ser modificaciones en los tipos impositivos, cambios y ajustes en el plan contable o las solicitudes de las cuentas por parte de la administración. Esto conlleva una necesidad por parte del software de adaptarse a estos nuevos requerimientos. Es decir, necesita una actualización totalmente acorde con el marco legal en el que opera la empresa.
2. Cambios asociados al mercado
Los mercados se encuentran en un constante cambio y evolución. Los critérios que definen los sectores y las labores de la empresa se difuminan, al mismo tiempo que se busca la integración hacia atrás y hacia delante. Estos cambios que afectan al funcionamiento de la empresa implican una evolución del software de gestión empresarial con el objetivo de seguir siendo competitivo en un mundo cada vez más globalizado.
3. Solución de incidencias
Se trata de sistemas complejos que, además, requieren de una parte humana para funcionar. Esto implica que se puedan producir errores en su ejecución, y contar con un servicio de mantenimiento permite subsanarlos. Al mismo tiempo, se puede realizar un análisis para detectar el origen de dicho problema y evitar que vuelva a suceder. Garantizar que este tipo de programas no fallen nunca resulta complicado, pero subsanar el problema de una manera rápida es más sencillo.
4. Optimización de las bases de datos
Las bases de datos con el paso del tiempo se vuelven más ineficientes. Para garantizar su correcto funcionamiento es necesaria la realización de diversas tareas de mantenimiento como administración, desfragmentación, reindexación o muchas otras. Gracias a la realización de este tipo de servicios, la empresa mantendrá una base de datos rápida y eficiente en todo momento. Lograr este objetivo evitará un deterioro o pérdida de algún dato relevante.
5. Nuevos puestos y servidores
Las empresas crecen y su sistema ERP debe crecer con ellas. La inclusión de nuevos puestos de trabajo o la necesidad de nuevos servidores (en sistemas On Promise) requiere del uso de este tipo de servicios. Es necesaria la instalación del nuevo hardware, así como de comprobar el correcto funcionamiento de software en los nuevos terminales puestos en marcha por la empresa. El crecimiento no debe resultar costoso.
6. Nuevos módulos
En muchas ocasiones es necesaria la instalación de nuevos módulos operativos. Contar con un servicio de mantenimiento por parte del proveedor de la empresa implica una mayor facilidad a la hora de afrontar este tipo de cambios. Los nuevos módulos pueden ser de carácter general o mucho más específicos, pero sin duda son necesarios para el desarrollo de la actividad.
7. Nuevos sistemas operativos
La llegada de una actualización del sistema operativo de los terminales puede conllevar errores en el programa ERP. Esto puede ser debido a cambios en el lenguaje de programación u otro tipo de incidencias. La necesidad de adaptar el sistema de manera rápida y eficiente requiere de un equipo de mantenimiento que se asegure de prevenir los problemas que puedan surgir con la llegada del nuevo sistema.
8. Copias de seguridad
Cuando se almacenan una gran cantidad de datos que son relevantes para el funcionamiento diario de la empresa, es importante contar con una copia de seguridad. Este back-up es fundamental para poder restaurar el sistema en caso de sufrir algún tipo de problema. Los servicios de mantenimiento suelen incluir esta opción para transmitir confianza y seguridad a sus clientes. Se trata de un detalle sencillo e importante, pero que en muchas ocasiones pasa desapercibido.
9. Cursos de formación
La llegada de nuevos empleados, las actualizaciones del sistema o la implantación de nuevos módulos requiere de una formación continuada del personal. Contar con este tipo de servicio ya programado es una ayuda para la empresa, ya que se aporta una formación profesional. Además, en muchas ocasiones no viene nada mal realizar un curso de reciclaje acerca de las diferentes funcionalidades del sistema que tienen un uso más ocasional.
Conclusiones
Contar con el mantenimiento del sistema ERP permite a la empresa alargar su vida útil y mantenerlo en un nivel competitivo y de eficiencia. El objetivo es que siga realizando su labor de una manera eficiente pensando siempre en sacarle el máximo partido a sus características.
Como conclusión final podemos decir que el mantenimiento de software ha de verse como una inversión más que como un gasto. Cuando hablamos de inversión, a diferencia de un gasto, nos referimos a que el dinero que destinemos va a tener un rendimiento futuro consecuencia del ahorro de unos gastos muy superiores a si no se acometiera esta acción.
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