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El año 2018 será el de la implantación definitiva de la factura electrónica europea para la contratación pública
La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente.
Para que una factura electrónica tenga validez, debe reunir unos requisitos mínimos:
- Contener los campos obligatorios que defina la norma.
- Estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido por una entidad oficial.
- Ser trasmitida de un sistema informático a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Son muchos los países europeos que ya disponen de sistemas de facturación electrónica, tanto en su uso entre empresas como en sus relaciones con las diferentes Administraciones públicas, el problema hasta el momento ha sido la falta de un formato común europeo. La iniciativa emprendida por el Comité Europeo de Normalización dará lugar a una norma, no a una infraestructura europea de facturación como tal, por lo que los formatos de cada país continuarán teniendo validez como actualmente.
La Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, tiene como objeto unificar el formato de facturación electrónica con las Administraciones Públicas y exige a los Estados miembros el uso de la factura electrónica en los procesos de contratación pública a partir de noviembre de 2018. La normativa busca facilitar las relaciones comerciales dentro de la unión europea, con la creación de un estándar común que permita la comunicación entre todos los integrantes.
Estado actual y beneficios de la factura electrónica:
Actualmente la factura electrónica europea presenta una amplia gama de formatos diferentes, fruto del impulso de los diferentes Gobiernos en la firme creencia de que la implantación de la factura electrónica ofrece importantes beneficios para las empresas y administraciones públicas:
- Reducción de costes:
- Eliminación del papel y franqueo.
- Disminución de costes por medios electrónicos.
- Mejora en el tiempo medio de cobro.
- Eliminación del archivo físico. Sistema de custodia útil y económico.
- Reducción de errores por tratamientos manuales.
- Automatización del proceso de casación de facturas.
- Disminuye las incidencias en el envío de facturas.
- Beneficios medioambientales:
- Eliminación del uso de papel, tóner…
- Imagen tecnológica
- Imagen de empresa tecnológicamente avanzada.
- Aporta valor a sus clientes facilitando su eficiencia.
- Mejora de la eficiencia:
- Reducción de tiempos de gestión (localización, recuperación, y archivo).
- Aumenta la seguridad documental con varias copias de los documentos.
- Permite el envío por email o fax en cualquier momento.
- Disponibilidad de los documentos a través de un navegador Internet, permitiendo la distribución por workflow.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
- Integración con el ERP corporativo
Velocidad de la implantación de los sistemas de facturación electrónica con las Administraciones Públicas en los diferentes países:
La velocidad de la implantación, y la obligatoriedad de la misma tampoco ha sido uniforme en los países europeos, siendo que hay países dentro y fuera de la unión que la han hecho ya obligatoria para las relaciones con las Administraciones Públicas (B2G), como: Islandia, Noruega, Suecia, Dinamarca, Países bajos, Finlandia, Suiza, Grecia, Austria, Turquía, Italia, Moldavia, Eslovenia, España, Polonia, Estonia y Francia.
Otros cuantos países han avanzado en la implantación de la factura electrónica, y ya disponen de sus sistemas, pero no la han establecido como obligatoria sino que se establece de uso voluntario para las relaciones con las Administraciones Públicas, son países como: Bélgica, Bulgaria, Irlanda, Macedonia, Portugal y Reino Unido.
Un último grupo de países como Alemania, Eslovaquia, Chipre, Hungría, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, República Checa y Rumania, todavía se encuentran en proceso de desarrollo de sus sistemas de facturación electrónica con las Administración públicas, con lo que deberán hacer un mayor esfuerzo de adaptación para cumplir con la fecha límite del 27 noviembre de 2018.
La reciente implantación en España del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) ha supuesto que más de 62.000 empresas tengan la obligación de comunicar de forma telemática a la sede electrónica de la AEAT información sobre su facturación, con cuyos datos se van configurando casi en tiempo real los diferentes Libros Registro, está previsto que en el 2018 se incorporen las haciendas forales que se habían quedado al margen de la nueva normativa. La entrada en vigor del SII supone un revulsivo más en el avance del uso de los sistemas telemáticos de relación entre empresas y la Administración Pública, suponiendo un punto de no retorno al que se irán sumando nuevas iniciativas, como la facturación electrónica europea.
Publicación de la Norma Europea de Factura Electrónica:
El pasado 28 de junio, el Comité Europeo de Normalización publicó la norma europea que establece el modelo de datos semánticos con los elementos esenciales que debe presentar una factura electrónica y la sintaxis que debe tener para que sea válida. Esto supone un paso adelante para que los diferentes proveedores de soluciones informáticas de facturación electrónica puedan avanzar en el desarrollo de sus estándares de comunicación que permitan a las empresas generar las facturas en el formato homologado y a las diferentes Administraciones Públicas recibirlos en el mismo, independientemente del país de emisión y recepción.
Se abrirá así un nuevo mercado para las empresas de los miembros de la unión europea que podrán solicitar ser proveedores de cualquier administración pública de los diferentes países con la garantía de que podrán facturar en tiempo y forma con todas ellas.
Para más información:
- Estándares técnicos CEN/TC 434 para la Factura Electrónica Europea.
- Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública
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Equipo Datadec