AHORA ES EL MOMENTO DE CAMBIAR A UN ERP CLOUD

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El irreversible proceso de digitalización que están acometiendo las empresas, junto a la situación económica provocada por la pandemia, que está induciendo a la ayuda de muchos gobiernos a facilitar a las empresas la adopción de las herramientas tecnológicas necesarias, hace que este sea el mejor momento de mover tu sistema ERP a la nube si todavía no lo has hecho.

Podemos decir que “ahora o nunca”, ya que será difícil encontrar condiciones más favorables a las que tenemos hoy en día para trabajar desde un sistema ERP en entorno cloud.

El estado actual de la tecnología nos permite poder acceder a los sistemas de gestión empresarial desde diferentes situaciones:

• Desde diferentes dispositivos
• Desde cualquier lugar, según la funcionalidad que se desee ejecutar y su relación con activos locales de la empresa.
• En cualquier momento.

Todo esto supone una nueva forma de relación entre los trabajadores y el sistema de gestión de una empresa, que ha permitido que se produzcan nuevas oportunidades en la forma de gestionarnos que han tenido una gran influencia en:

• Las condiciones laborales de los propios trabajadores, lo que ha afectado a su conciliación familiar.
• Diseño de nuevos procesos de gestión, que ha permitido a las empresas desarrollar nuevas propuestas de valor o complementar las existentes.
• El rediseño de procesos tradicionales que ha permitido mejorar la productividad y eficacia.

En este contexto, las empresas están trasladando sus sistemas de gestión empresarial ERP, que tenían instalados en un entorno local, a un entorno en la nube, lo que habitualmente se conoce como entorno Cloud (por su referencia al ingles).

Lo que queremos aclarar en este post son las respuestas a las siguientes preguntas: ¿Por qué se está produciendo este hecho? ¿Es necesario para las empresas afrontar este cambio de localización de sus sistemas ERP? ¿Qué se gana con ello?

Trabajar sobre un sistema local vs sobre un sistema en la nube.

Antes de entrar a exponer el tema que nos ocupa es interesante hacer una reflexión sobre el tipo de instalaciones en entornos cloud. En este sentido, atendiendo a la propiedad de las mismas, y a efectos de simplificar todos los casos posibles, vamos a diferencias 3 situaciones:

• Entorno Cloud Privado. La instalaciones son propiedad de la empresa usuaria de los sistemas de información pero el acceso a las mismas se realiza normalmente a través de internet de una forma segura. La diferencia con una instalación en un entorno local es principalmente la localización física de los servidores centrales, ya que en este último caso suelen estar muy próximos al centro de actividad que lo requiere.
• Entorno Cloud Público. La instalaciones son propiedad de una empresa que proveerá a las empresas usuarias finales de los servicios que requieran relacionados con el sistema de información de acuerdo a un contrato que puede tener diferentes modalidades (el más habitual para nuestro público objetivo suelen ser los servicios en modalidad SaaS).
• Entorno Cloud Híbrido. Es una combinación de las dos modalidades anteriores.

Dicho esto, lo primero que necesitamos saber para contestar a estas preguntas planteadas, es determinar las diferencias que existen entre trabajar sobre un software de gestión instalado en un entorno local o en un entorno cloud. A estos efectos vamos a indicar los elementos diferenciales entre ambos sistemas:

• La instalación en un ENTORNO LOCAL implica:
  • Que la propiedad y custodia física de los servidores del sistema de información y gestión corresponden a la empresa, normalmente en sus propias instalaciones. Esto supone:
    • La empresa debe asumir la inversión del hardware que supone la compra de servidores.
    • La empresa es la responsable de la custodia física de los equipos centrales del procesamiento de la información.
    • La empresa debe adquirir y renovar periódicamente las licencias de uso de los programas que ejecute en los servidores, que a titulo orientativo podemos resumir en las siguientes:
      • Licencias de los sistema operativos de los servidores.
      • Licencias de software para gestión de un entorno web.
      • Licencias de las bases de datos
      • Licencias del software ERP
      • Licencias del gestor de correo electrónico.
      • Etc…
  • Que la gestión de la seguridad del sistema de información corresponde a la empresa, bien a través de personal propio o subcontratando los servicios. Esto supondrá normalmente la inversión en nuevos equipos específicos de hardware (como los cortafuegos) y de software para proteger el sistema de ataques externos y garantice la política de seguridad de la empresa.
  • Como consecuencia de los puntos anteriores, la empresa debe hacerse cargo del mantenimiento de de los equipos de hardware y del software. Al igual que en el caso anterior, la empresa podrá acometer esta función a través de personal propio o subcontratando los servicios.
  • La ventaja es el control directo de todo el sistema de información, y en particular sobre los datos, que se están convirtiendo en uno de los activos más codiciados de las empresas.

• La instalación en un ENTORNO CLOUD PRIVADO supone unas implicaciones similares al de un entorno local, pero dependiendo de la estructura organizativa de la empresa y de la localización de los centros de procesamiento de datos, será necesario una capa de comunicaciones externas mas o menos sofisticada.

• La instalación en un ENTORNO CLOUD PÚBLICO. Es un sistema muy diferente a los anteriores, cuyas principales implicaciones son:
  • La propiedad y gestión de los servicios centrales del procesamiento de datos corresponden a una empresa distinta a la que consumirá los servicios de información y gestión. Por lo tanto, en este caso, una empresa (la propietaria) provee de los servicios de información y gestión a otras empresas a cambio de una percepción económica. Por tanto, las implicaciones sobre la empresa destinataria de los servicios de información y gestión son:
    • No tiene que acometer inversiones en:
      • el hardware de los servidores centrales de proceso
      • las licencias de los sistemas operativos, bases de datos, software de gestión, etc…
      • custodia física de equipos (alquíleles etc..)
    • No tiene que gestionar directamente la seguridad del sistema de información central.
    • No tiene que gestionar directamente el mantenimiento derivado de los servicios del sistema de información central.
    • A cambio tiene que pagar periódicamente por los servicios contratados. La modalidad más extendida es la llamada SaaS, cuyo precio se determina periódicamente (normalmente al mes) en función del consumo de los servicios contratados (según tipología de servicios y de la cantidad consumida). El coste para la empresa por los servicios contratados suele ser inferior al coste que supone la instalación local, ya que el proveedor de los servicios cloud suele repercutir a los clientes los grandes ahorros que supone compartir los recursos informáticos con un alto número de usuarios finales gracias al desarrollo de funcionalidades tecnológicas como la virtualización de equipos, etc…

• • La principal desventaja es la pérdida de control directo sobre el sistema de información lo cual obliga a las empresas usuarias de estos servicios a tener que considerar dos aspectos críticos:
    • Nivel de servicio (SLA - del inglés Service Level Agreement). Se trata de fijar el nivel acordado para la calidad del servicio.  Se trata de determinar el tiempo de respuesta, disponibilidad horaria, documentación disponible, personal asignado al servicio, etc, de forma que nos asegure el proveedor la calidad del servicio que esperamos (por este motivo se hace por escrito, para que no existan dudas al respecto).
    • Los costes de salida del proveedor. Será una cuestión de tiempo, que llegue el momento en que la empresa que disfrute de los servicios cloud se plantee la necesidad de dejar al proveedor (por cambio de proveedor por finalización de la actividad). Por este motivo es fundamental tener la seguridad de que no se produzcan perdidas por los datos que la empresa haya generado durante el periodo que haya disfrutados de los servicios contratados. Es importante definir:
      • El coste de extracción y traslado de datos. A estos efectos se deberá determinar el formato de ficheros, etc…
      • Los plazos y recursos destinados.
      • Etc…

Ventajas e inconvenientes de trabajar en un entorno u otro.

Las principales ventajas y desventajas las podemos resumir en:

• El grado de control directo sobre el sistema de información y gestión.
• El coste que supone el uso del sistema.

Por tanto, no existe a priori una mejor o peor alternativa, todo depende del balance que suponga para una empresa el coste de uso con el grado de control directo sobre sus sistema de información. Es precisamente por este motivo que lo mas habitual es encontrarse con la siguiente situación:

• Las empresas grandes suelen trabajar sobre entornos cloud privados, ya que cuentan con una alta capacidad de poder invertir es este tipo de recursos y además el control sobre sus datos suele ser crítico.
• Las empresas medianas. Hasta el momento, ha sido muy habitual que trabajen en entornos locales, siempre y cuando la información o la adaptación de los sistemas de gestión fueran importantes. En la actualidad se está produciendo un cambio hacia los entornos cloud en la modalidad híbrida, de forma que puedan mantener el control directo sobre algunos datos y procesos que son estratégicos para la empresa.
• Las empresas pequeñas. Desde que se ha popularizado los servicios en entorno cloud, este tipo de empresas han trasladado sus servicios de información y gestión a un entorno de cloud pública. Lógicamente esto les ha supuesto una importante reducción de costes sin que suponga un gran problema sacrificar el control directo sobre el sistema.  

Además de todo esto hay que considerar, que trabajar en un entorno cloud implica trabajar sobre una tecnología web que conlleva algunas características importantes:

• Normalmente están mucho mejor preparadas para atender necesidades de comunicación al margen de la localización física.
• Suelen utilizar las ultimas novedades en el terrenos del desarrollo de software, no sólo a nivel de lenguajes de programación sino también en el diseño y la arquitectura de los programas, lo que reporta muchos beneficios a nivel de:
  • Mejora en las posibilidad de modificación de los programas.
  • Mejora en el mantenimiento técnico del código fuente.
  • Mejora en los costes de mantenimiento del software.
  • Mejoras en la capacidad de integración con otros softwares.
• Se ajustan mejor a entornos multidispositivo y entornos móviles.
• Etc…

Aunque hace algunos años, las infraestructuras de telecomunicaciones no podían garantizar un alto nivel de servicio en gran parte de los territorios nacionales, hoy en día supone una infraestructura madura que cuenta con unos altos niveles de eficacia, por lo que trabajar en un entorno cloud es igual de seguro que trabajar en un entorno local.

De acuerdo con estas consideraciones, parece claro que trasladar los sistemas de información y gestión a entornos cloud parece bastante razonable, aunque la elección del tipo de nube dependerá principalmente de la necesidad o no de asegurar el control directo sobre el sistema de información y sobre los datos.

Por qué es el momento de replantearlo ahora

Como consecuencia de los estragos que ha causado la pandemia del Covid-19 en la economía de todo el mundo, los gobiernos de la mayoría de los países desarrollados están llevando a cabo iniciativas de apoyo a las empresas para liderar el camino hacia la salida de la crisis y sentar las bases para una economia moderna y más sostenible.

Una de las ayudas más generalizadas es la dirigida a la digitalización de las empresas para mejorar su capacidad competitiva aprovechando el estado de la tecnología. En este capitulo se enmarcan las ayudas a los sistemas de información y gestión como son los sistema ERP, CRM, BPM, etc..

La necesidad de un cambio radical en la competitividad de las empresas y de aprovechar los nuevos recursos tecnológicos para afrontar los efectos de la crisis, hace que la situación actual sea un escenario idóneo para afrontar un proceso de modernización empresarial, que será difícil que vuelva a repetirse con un sistema de ayudas tan importante.

Por este motivo pensamos que ahora es el momento.

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