Sin meterse en demasiados detalles ni tecnicismos, un ERP no deja de ser un complejo sistema informático compuesto de una base de datos, unos programas que proporcionan unas utilidades (aplicaciones) y otros programas que permiten la entrada, visualización e interacción con los usuarios (interfaces de usuario). Es decir, un ERP es un software.
Las funcionalidades, sus ventajas y en lo que se debe uno fijar al seleccionar el ERP ha sido objeto de diversas entradas anteriores de este blog.
Pero como todos sabemos, un software tiene que estar soportado por un hardware, es decir, por una serie de dispositivos físicos ya sean ordenadores, sistemas de almacenamiento de datos, pantallas, teclados o cualquier otro.
Pues bien, ERP Cloud, se refiere a la parte física de nuestro ERP, no a las funcionalidades. ERP Cloud en Modalidad SaaS quiere decir que el hardware donde se ejecutan las aplicaciones y los dispositivos donde se almacenan los datos no nos pertenecen, los hemos alquilado a un proveedor de software. De ahí el concepto SaaS, Software as a Service, Software como un servicio. Nosotros pagaremos una cuota por utilizar las aplicaciones y por disponer nuestros datos.
La relevancia que ha tomado el software en la empresa es tal, que una mala elección de la opción hardware puede tener un impacto en la evolución de nuestra empresa tanto a nivel financiero como a nivel operativo.
A continuación vamos a analizar las ventajas de trabajar en un entorno cloud en su modalidad SaaS
¿Cuál es la alternativa al ERP Cloud?
Antes de exponer las ventajas de un sistema ERP Cloud en Modalidad SaaS tendremos que entender cuál es la alternativa. La otra opción, que es la única que existía hasta hace unos años, consiste en que el hardware nos pertenezca y esté bajo nuestro poder, lo que se conoce como solución on-premise.
No obstante, la opción on-premise actual ha evolucionado en los últimos años. En un primer momento todo el hardware estaba en unas dependencias dedicadas a la empresa. De ahí partían cables hacia todos los rincones para conectar a los usuarios con los servidores.
A medida que las conexiones de comunicaciones empezaron a abaratarse, empezó a compensar llevar esos servidores a otras empresas especializadas en el mantenimiento de máquinas. De modo que cobraban un servicio de mantenimiento, pero el hardware seguía siendo nuestro. En este caso podríamos hablar de un ERP Cloud pero en modalidad propietaria, lo que se suele llamar ERP Cloud Privado.
Las ventajas de ERP Cloud en Modalidad SaaS
Veamos entonces las ventajas de un ERP Cloud en Modalidad SaaS:
- INVERSIÓN INICIAL BAJA. La primera ventaja es que no hay que realizar la inversión inicial en licencias de software y hardware, que no es precisamente despreciable. Además, existen soluciones estándar pero parametrizables que no precisan invertir apenas en la puesta en marcha. Esta ventaja es primordial para negocios que aún se están estableciendo y que necesitan mantener un ratio adecuado del gasto en tecnología y su cifra de negocio. En la modalidad SaaS se paga por uso, por lo que mantiene una correlación con la utilidad que te proporciona.
- MAYOR DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA. Asegurar una disponibilidad 24 horas al día todos los días del año es algo realmente costoso y complejo, solo es viable en grandes instalaciones especializadas. Para empezar, habrá que tener un suministro de energía asegurado incluso ante el caso de que falle la red eléctrica. Habrá que tener recursos humanos que monitoricen los sistemas para corregir cualquier desviación a tiempo. Habrá que tener recursos que organicen recursos, que comuniquen, que alerten de emergencias. Habrá que tener duplicidad de ordenadores que permitan la actualización del software concurrentemente a la utilización de la aplicación, etc...
- ACCESIBILIDAD DESDE CUALQUIER LUGAR. Las aplicaciones ERP Cloud están diseñadas para ejecutarse en entornos web por lo que cualquier dispositivo con un navegador podrá acceder a las funcionalidades existentes. Esto proporciona una gran accesibilidad desde ordenadores, teléfonos y tablets.
- MANTENER LA SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE DATOS. Al igual que para mantener una disponibilidad del sistema, para mantener la seguridad y privacidad de los datos es necesario de disponer de un equipo de especialistas en ciberseguridad. Este equipo controlará que el ERP disponga de las últimas actualizaciones para evitar cualquier tipo de ataque.
- INNOVACIÓN CONTINUA SIN PREOCUPACIONES. Hay una necesidad continua de actualizar las aplicaciones para corregir errores o para mejorar la funcionalidad. Los cambios pueden ser de distinta envergadura. Pueden ser originados por la propia iniciativa del propietario del ERP o venir impuestos por nuevas normativas, como el SII. Esta actualización requiere de una serie de pasos. Primero las nuevas funcionalidades se desarrollan por los programadores en copias del ERP con datos de prueba. Una vez que están aprobadas estas modificaciones, se llevan a otra copia del ERP más parecida al entorno de producción, donde se testean en condiciones reales. El día programado para aplicar los cambios en el servidor definitivo, se tiene que gestionar el sistema para asegurarse que ningún nuevo cambio hará fallar partes que funcionaban bien. Todas estas actividades, conocidas en el argot como “release”, deben ser gestionados y controlados por un equipo especializado.
- ESCALABILIDAD. Hemos dejado para el final una de las mayores ventajas a nivel empresarial: la escalabilidad. El hecho de contar con un ERP Cloud en Modalidad SaaS y pagar por uso como se ha explicado, permite poder crecer a la velocidad que nuestro negocio nos permita, sin tener que preocuparnos por la infraestructura informática. Pongamos un ejemplo para entender mejor este concepto. Tenemos una tienda online que hemos configurado para “x” ventas. El negocio va bien y el número de accesos y ventas aumentan. Cuando llegue la campaña de Navidad, en la que se estima un incremento temporal de la actividad, con un ERP SaaS nos resultará mucho más sencillo renegociar el contrato con nuestro proveedor de servicios software, que aumentar la capacidad de los servidores de nuestro sistema “on-premises”.
Conclusiones
Las ventajas de los ERP Cloud en Modalidad SaaS son múltiples y muy importantes, tanto, que el crecimiento, ya no solo de los ERP si no de cualquier otra aplicación, en la modalidad SaaS es imparable.
Evidentemente también existen inconvenientes, pero son tan concretos, que solo en casos muy específicos justificaría una solución on-premises. Algunas razones podrían ser legales como las de algunos países que obligan a tener ciertos datos ubicados en su territorio nacional. Quizá económicamente sea justificable si nuestro ERP es muy estable y nuestro negocio muy conservador, pero cuesta pensar en un ejemplo así.
Las razones por las que siguen existiendo son más bien históricas y culturales. En su día, cuando se montaron, era la mejor posibilidad y ahora la migración a un entorno Cloud es un proyecto costoso y complejo que necesita una inversión y planificación importante. Con el tiempo, es fácil que todas las soluciones sean cloud, y una parte importante en modalidad SaaS.
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Iago Arribas
Equipo DATADEC