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    21 Jun 2018

    CASO DE ÉXITO: DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA Y PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR

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    El presente caso de éxito intentará contar cómo una importante empresa del sector residuos optimizó sus procesos administrativos, ahorró costes significativos en áreas aparentemente pequeñas, acortó plazos de pago e implementó una moderna gestión documental que le permitió ganar en seguridad y rapidez de consulta.

     

    Contexto

    Nos encontramos con una de las mayores empresas del sector de residuos y reciclaje. Se trata de un sector complejo, en el que la empresa disfruta de una posición de éxito, consecuencia de una trayectoria brillante.

    En realidad, se trata de un grupo de empresas, con centros de trabajo dispersos, ya que necesitan abarcar gran parte del territorio nacional.

     

    Problemática: la gestión de facturas de proveedores

    El gran volumen de facturas recibidas es difícil de gestionar. Cada centro recibe facturas por su cuenta, y centralizar la gestión del papel resulta imposible. Las facturas se acumulan pendientes de contabilizar, ya que el proceso de validación es lento: los responsables de compras de cada unidad de negocio han de estar presencialmente en la oficina, con las facturas y albaranes en papel.

    El proceso de validación genera mucho ruido: múltiples llamadas y emails para comprobar en qué estado se encuentran determinadas operaciones.

    El espacio destinado al almacenamiento del papel en cada centro es grande y no facilita las consultas. Cada vez que hay que consultar facturas presentes en otro centro, la gestión administrativa es lenta e incómoda.

    De la misma manera, la empresa le otorga un gran valor a la seguridad de la información custodiada, por lo que quiere evitar manipulaciones indebidas y limitar el personal que puede acceder.

     

    Solución propuesta: digitalización certificada con proceso de aprobación

    El trabajo de consultoría que lleva a cabo DATADEC estudia la operativa de la empresa, viendo cómo puede mejorar sus procesos y satisfacer sus necesidades. Podemos englobar varios de los problemas de la empresa en la propia naturaleza del papel, y en los requisitos legales de conservación y tratamiento de facturas.

    Así pues, se define el objetivo del proyecto: digitalización certificada de las facturas de proveedores e implantación de un proceso de validación y contabilización de las mismas.

    En este caso, DATADEC propone la implantación de varias aplicaciones pertenecientes a una suite de automatización de procesos, como LegalFacturaE.

    El primer paso de la propuesta es la digitalización certificada de facturas recibidas, proceso para el que, además de una herramienta tecnológica como un escáner, es imprescindible un software homologado por la AEAT. La solución propuesta es Expert SCAN, aplicación capaz de extraer los datos de la factura y estampar en memoria la firma digital de la empresa, completando el proceso de digitalización certificada según los cánones de la Agencia Tributaria. Sólo así, la empresa contará con las garantías legales para poder destruir el papel.

    De todas formas, no se trata sólo de digitalizar, ya que también queremos optimizar los procesos de validación y contabilización de facturas, así como ganar un mayor control sobre los mismos. La herramienta que se encargará de esta parte es Expert BPM, una aplicación de workflow, ideada para el modelado y cumplimiento de procesos. En este caso, cada factura digitalizada lanzará un workflow, destinado al personal responsable de su aprobación.

    Es clave para la empresa poder autorizar las operaciones de compras desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazamientos del equipo directivo o administrativo. Para ello necesitan un repositorio online, en el que se alojen todas las facturas digitalizadas: Expert CUSTODIA. La aplicación permite la consulta de albaranes y facturas desde cualquier dispositivo y en todo momento, manteniendo también una trazabilidad total de las acciones realizadas sobre los documentos. Su sistema de roles y permisos funciona también como garante de la seguridad e integridad de las facturas.

    Para la gestión contable y financiera, la empresa va a instalar también Expert FINANZAS, la solución que permite controlar de manera integral el sistema financiero de la entidad. Sus funcionalidades van mucho más allá de la temática de este caso de éxito, pero no podemos dejar de mencionarlo por su estrecha relación con las otras soluciones implantadas.

     

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    El nuevo proceso de aprobación de facturas de proveedor

    El proceso de digitalización con lanzamiento de flujo de aprobación resulta completamente nuevo en la empresa. Hasta ahora se entremezclaban emails, llamadas y dossiers impresos para llegar a la validación de facturas, complicando y ralentizando la contabilización.

    La incorporación de herramientas de software y nuevos procedimientos no resulta costosa; con un breve período de formación es suficiente para que la empresa entera adopte estas buenas prácticas. Veamos el nuevo proceso.

    1.  Impresión y pegado de etiquetas
      Las facturas llegan, como es habitual, a los distintos centros de la empresa. Desde Expert SCAN se imprimen etiquetas adhesivas con códigos de barras, que se pegan indistintamente en las facturas a la llegada. Cada centro, de hecho, tiene su propio prefijo en el código de barras, como forma de clasificación.

    2. Contabilización
      El siguiente paso es contabilizarlas en Expert FINANZAS, dejando los efectos en estado retenido hasta la validación de la factura. En este proceso, además de los datos fiscales, se registra el número del código de barras, en el campo que Expert FINANZAS tiene preparado para ello.

    3. Digitalización
      Ahora, en cada centro se ha instalado un puesto de Expert SCAN, para poder hacer el proceso de digitalización desde todas las entidades receptoras de facturas. Al escanear cada documento, Expert SCAN reconoce el código de barras, y automáticamente pregunta a Expert FINANZAS por la factura con dicho código. Instantáneamente, la aplicación se trae los datos fiscales y toda la información necesaria para completar el proceso de digitalización certificada, según los requisitos de la AEAT.

      De forma simultánea, Expert SCAN realiza dos operaciones: por un lado, sube la factura al repositorio en la nube que es Expert CUSTODIA, y por el otro, lanza el proceso de aprobación en Expert BPM. Veamos primero esta parte.

    4. Flujo de aprobación de facturas
      En Expert BPM, los consultores de DATADEC han definido el flujo que debe recorrer cada factura, según las indicaciones de la empresa. Hay que considerar que contamos con varios centros y empresas, y distintas líneas de negocio. No existe una figura única que valide todas las facturas, de hecho, se han estimado hasta 27 usuarios aprobadores. Para plasmar esta operativa de la mejor manera posible, el primer nodo en el proceso de aprobación es el del dispatcher: un usuario que distribuye cada factura al área en la que debe ser aprobada.

      A partir de ahí, la factura digitalizada sigue el ciclo que se haya estipulado para cada área, con los procedimientos y revisiones pertinentes, hasta que llega al usuario final, el aprobador. En cualquier momento se puede revisar el documento digitalizado, repasar los datos fiscales, o ver en qué estado está parado el proceso. Cada usuario recibe sus tareas de forma clara, como en un buzón, por lo que la gestión de todo el proceso de aprobación es óptima.

      En caso de validación positiva, la comunicación se traslada a Expert FINANZAS, finalizando la contabilización y desbloqueando los efectos para su pago. En caso de rechazo, Expert BPM envía al proveedor un email solicitando el abono de la factura, quedándose ésta en espera. Cuando llega la factura de abono, se indica al principio del proceso con qué factura está relacionada, pasando ésta a rehacer el circuito de aprobación.

    5. Almacenamiento y custodia de las facturas
      Mientras, en Expert CUSTODIA se han ido almacenando todas las facturas digitalizadas, ofreciendo a sus usuarios un portal de consulta permanentemente disponible. Todos los documentos allí alojados se indexan y clasifican, agilizando las búsquedas concretas. La seguridad, que es un tema crítico para la empresa, está garantizada, ya que únicamente tienen acceso total aquellos usuarios autorizados. La plataforma impide también cualquier manipulación o deterioro, a los que el papel es susceptible.

    Conclusiones y beneficios de la transformación digital

    La acción conjunta de las aplicaciones y los nuevos procesos propicia que la empresa alcance sus objetivos. Aunque la problemática estaba centrada en el lento proceso de aprobación, el proyecto ha aportado mejoras sustanciales a distintas áreas.

    • Optimización del proceso de aprobación de facturas. 
      Antes nos encontrábamos ante un cruce constante de emails y llamadas entre centros, con validaciones que se dilataban de forma sistemática. Ahora, la empresa es capaz de completar sus procesos de aprobación de facturas un 74% más rápido. 

    • Reducción de costes y liberación de espacio de almacenaje.
      El coste del almacenamiento de facturas desaparece en gran medida, dado que la digitalización certificada permite la destrucción del papel. En los procesos internos, desaparece el papel, y el tiempo del personal de administración se ve optimizado.

    • Consulta de facturas mucho más rápida y accesible en todo momento.
      La ubicuidad de un repositorio online permite consultar las facturas en cualquier lugar, hora y dispositivo. Ya no hay que esperar a que los otros centros envíen la factura, ni rebuscar entre emails o documentos impresos. La indexación de contenidos en Expert CUSTODIA facilita y agiliza las consultas.

    • Custodia de la documentación mucho más segura. 
      Aunque Expert CUSTODIA facilita el acceso a la documentación, lo hace únicamente a los usuarios autorizados. A la vez, la naturaleza de la digitalización garantiza la integridad de las facturas, evitando manipulaciones o deterioro.

    Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

    - PROCESO DE APROBACIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON UN BPM

    Y si quieres conocer mejor una herramienta de automatización o de BPM:

    - Suite de automatización de procesos

    - expert BPM / Workflow

     

     Caso de éxito: Digitalización certificada y proceso de aprobación de facturas en sector residuos

     Equipo DATADEC

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