La primera pregunta que has de hacerte a la hora de elegir una solución para digitalizar tus documentos es: ¿Qué es lo que pretendo obtener? y aún más importante, ¿vale la pena la inversión que voy a realizar?
Para contestar estas preguntas hay que hacer un análisis exhaustivo de las soluciones que existen en el mercado para la digitalización de documentos, y ver cuáles cubren nuestras necesidades.
Ante la idea de la digitalización de documentos y los beneficios que se obtienen, destacan ante todo beneficios de ahorro de costes tangibles como puede ser la disminución de costes de elementos de impresión como papel o tinta y almacenamiento de la documentación física.
En cuanto a costes intangibles, destacan sobre el resto la agilidad de las búsquedas de documentos, la garantía de conservación de los documentos y la integridad, y el acceso rápido y simultáneo que implica un ahorro de tiempo y un aumento de la productividad.
Ante todos estos beneficios que se obtienen, debemos saber qué soluciones de las que existen en el mercado nos ofrecen la mayoría de ellos y si realmente esas son las que necesitamos.
¿Qué preguntas debo hacerme para saber elegir?
- ¿Tienes un nivel elevado de facturas en papel o en formato digital?
- ¿Necesitas un sistema de gestión documental que organice y clasifique la documentación que ha sido digitalizada?
- ¿Necesitas tratar y gestionar estos documentos una vez guardados?
- ¿Esos documentos van a ser utilizados por distintos departamentos de tu empresa?
- ¿Necesito además controlar y automatizar la gestión de estos documentos implicados en los procesos de comunicación de los distintos departamentos?
La respuesta a estas preguntas determinará si necesitas un software para digitalizar tus documentos que únicamente pase documentos en papel a formato digital, como una imagen, o dé un paso más y entienda y guarde la información que contienen estos documentos para poder ser tratada posteriormente.
También deberás tener en cuenta si los documentos van a estar implicados en procesos que fluyen entre los departamentos y las distintas personas que los forman.
¿Qué debe ofrecer una solución para digitalizar documentos?
La Digitalización de documentos parte siempre de un documento en papel o en formato digital no estructurado y puede pasar por varias fases, dependiendo del tipo de solución que se esté analizando.
- Escanear el documento con un escáner que contenga tecnología OCR de reconocimiento de caracteres.
- Obtener el documento escaneado como imagen y poder procesar la información que consideramos de interés..
- Guardar esa información en una base de datos y además, tener un certificado homologado de la misma para que tenga validez legal.
- Organizar la documentación, clasificarla e indexarla para que sus búsquedas sean ágiles y se pueda acceder a cualquier documento y a cualquier dato guardado.
- Acceso a los datos desde cualquier dispositivo y cualquier lugar.
- Integración con sistemas de gestión externos que permitan volcar los datos correspondientes al documento que se ha digitalizado, por ejemplo, las facturas de proveedores.
- Contar con sistemas de flujos de trabajo integrados en la misma solución que permitan modelizar y ejecutar procesos en los que se vean involucrados esos documentos. Por ejemplo, los circuitos de aprobación de facturas.
Aspectos a considerar
Dentro de los distintos aspectos a considerar antes de elegir la mejor solución para digitalizar documentos están los siguientes:
Preparación y digitalización
Antes de empezar a digitalizar, se debe realizar un análisis de los documentos que son candidatos a ser digitalizados.
Este es un proceso crítico que consume mucho tiempo, ya que deben de separarse de elementos que puedan llevar anexos y que no sean objeto del proceso de digitalizacion.
Además, se debe comprobar si todos estos documentos son del mismo tamaño, si la información está sólo en una cara o en dos y qué tipo de documentos son, ya que la elección del dispositivo de escáner dependerá de estos factores.
Los escáneres pueden tener alimentador manual o automático, o pueden ser escáneres que lean sólo hojas escritas por una cara o por dos, así que es importante tenerlo claro antes de realizar la inversión en el Hardware. De esta forma debemos elegir si debe ser manual o automático, de simple o doble cara, etc.
Si los documentos son todos del mismo tipo, se puede realizar un proceso de digitalización en bloque, mientras que si no lo son, se tendrán que categorizar previamente.
Una vez digitalizados y almacenados los documentos, se debe poder buscar de forma ágil y además, poder capturar el contenido que contienen los mismos. No es suficiente con tener una copia en imagen del documento, sino que se debe poder acceder a los datos que contiene, para poder reutilizarlos e insertarlos en tu sistema de gestión ERP.
Para que este proceso sea posible, se necesita un escáner con OCR, reconocimiento óptico de caracteres.
Clasificación e indexación
Una vez convertidos estos documentos en archivos digitales estructurados, es imprescindible que su clasificación e indexación sea sencilla y efectiva.
Para ello, se necesita disponer de un sistema de Gestión Documental.
Almacenamiento y consulta de los documentos
Ahora que los documentos ya han sido digitalizados lo que debe preocuparnos es en qué plataformas estarán disponibles.
Es importante decidir si el almacenamiento se realizará en archivos y bases de datos que estén en servidores propios o bien en la nube.
Si se almacenan en sistemas propios, se necesita disponer de servidores de backup y además tener un soporte de IT.
Estos sistemas suelen elegirlos organizaciones que no se encuentren cómodas dejando datos sensibles en la nube o que tienen un departamento experto de sistemas en la empresa.
Almacenarlos en la nube, tiene algunas ventaja como son los menores costes en infraestructura, olvidarse de copias y restauraciones, un tiempo de recuperación ante desastres mucho menor, y una de las cosas más importante, el acceso a la información desde puntos remotos.
Procesos de flujos de trabajo
Si los documentos digitalizados pueden formar parte de los procesos de gestión de la empresa, es importante que la solución para digitalizar documentos idónea disponga de sistemas de flujos de trabajo integrados.
Soluciones existentes en el mercado
Existen distintas soluciones en el mercado que ofrecen la digitalización, almacenamiento, recuperación y gestión de los documentos.
Algunas lo hacen como parte integral de la solución, mientras que otras se especializan en la digitalización documental.
Dependiendo de las necesidades de la empresa, serán más convenientes unas otras, es decir, si una empresa tiene un volumen elevado de documentos a digitalizar, pero no necesita un gestor documental sofisticado, las aplicaciones especializadas podrían ser la mejor opción. En este caso, hablamos de soluciones que provienen del mundo de las impresoras y fotocopiadoras y que ponen un mayor énfasis en la transformación digital del documento más que en los procesos posteriores.
Por otro lado, si esas compañías necesitan tener un mayor nivel de control y gestión, las soluciones modulares o integrales de Gestión Documental serían las más indicadas, ya que son soluciones que se orientan a nichos específicos de actividad, contemplando todos los requerimientos de su proceso.
Existe un tercer grupo y son aquellas que ofrecen soluciones adaptables a cualquier entorno a partir de procesos de Flujos de trabajo (workflow) configurables y adaptables a cualquier actividad. En este último caso, la orientación va más dirigida a la mejora de la eficiencia en el control de los procesos de negocio y al ahorro de costes.
Estas soluciones además de ayudar a conseguir los beneficios que aporta la digitalización de documentos, ayudan a agilizar los flujos de información entre usuarios configurando flujos de trabajo sobre los documentos.
Llegados a este punto, la clave para seleccionar la mejor solución para digitalizar documentos parte de la planificación y es importante saber distinguir qué partes del proceso son vitales para tu proyecto.
Ahora que conoces las claves, ya sabes qué debes exigirle a las distintas soluciones que hay en el mercado.
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