Cada sector cuenta con unas características propias y diferenciadas del resto, lo que implica que su sistema de información y gestión deba contemplar dichos requerimientos en su software. Un buen ejemplo de ello es el ERP construcción, un sistema pensado para el desarrollo de un sector caracterizado por la gestión de múltiples proyectos independientes (obras) con una duración media de entre 1 y 3 años.
Uno de los puntos en los que más se diferencia del resto de sectores se deriva precisamente de las características propias de la gestión de largos proyectos independientes y diferenciados unos de otros, en los que intervienen una gran cantidad de empresas diferentes que deben ser gestionadas de una forma eficiente para garantizar la secuencia de procesos planificados. Además, suele ser habitual la figura del subcontratista, lo que supone cumplir con una serie de obligaciones legales en estos casos.
Elementos clave de un ERP del sector de la construcción (ERP Obras)
Un sistema de gestión especializado en este sector, llamado habitualmente sistema de ERP Obras, debe contar con una serie de módulos que contemplen los requerimientos específicos de estas organizaciones. Vamos a exponer algunas funcionalidades que suelen contemplar los sistemas ERP construcción.
Gestión de licitaciones de obras.
Uno de los clientes más importantes en el sector de la construcción en cualquier país suele ser el sector público, cuyos procesos de selección de proveedores se basan en un sistema de licitaciones, concursos y adjudicaciones determinados por ley. Para quién trabaje con la Administración Pública, puede ser de gran utilidad el control de sus licitaciones conectado con su sistema de gestión, de forma constituya el punto de inicio de este tipo de proyectos. Las utilidades de un proceso de gestión de este tipo contempla:
- La descarga de las licitaciones de el portal favorito de internet.
- Agrupar las licitaciones según sus estados para facilitar su gestión y añadir la información necesaria en cada momento, limitando qué usuarios y datos debe analizar cada usuario.
- Generar el proyecto de las licitaciones que se deseen estudiar.
- Aprobar o rechazar licitaciones de forma rápida e introduzca todos los datos que necesita para su seguimiento.
- Estadísticas de licitaciones, etc…
Estudio de proyectos
Se trata de definir el proyecto de obra ligado o no a una licitación. De esta manera tratamos de analizar todas las singularidades de cada proyecto para, si se desea, que sirva de estructura de control para la planificación de procesos y evaluación de rentabilidades, plazos, etc… Para ello, se contempla:
- Definición de las partidas y capítulos de obra, precios, unidades de medida y márgenes para estudiar sus Proyectos. También se pueden importar estudios realizados desde otros programas como Presto, IVE, etc…
- Definición de líneas de medición y estados de negociación para cada partida.
- Asociación a cada partida de sus detalles: de su descompuesto de productos, mano de obra, maquinaria y elementos auxiliares, etc.
- Posibilidad de generar la propuesta de venta a partir de la producción y viceversa.
- Posibilidad de múltiples informes de seguimiento, para controlar el estado del proyecto y desviaciones. Etc…
Gestión de proveedores
En muchas ocasiones se cuenta con proveedores que suministran diversas obras. El sistema tiene que tener la capacidad de diferenciar las partidas para imputar el coste al proyecto concreto y calcular su coste final. Cada pedido es para un proyecto determinado y así debe reflejarse.
Además, se debe contemplar la gestión de la documentación necesaria para la homologación de proveedores, y el cumplimiento de las obligaciones de naturaleza legal que se debe exigir a proveedores y subcontratistas.
Control y seguimiento de obras
El seguimiento es fundamental; comprobar los costes reales con los presupuestados, visualizar las incidencias o los retrasos son tareas fundamentales para poder tomar decisiones con respecto al proyecto. Gracias a este seguimiento se pueden recalcular los beneficios.
Control de maquinaria
Es importante gestionar de manera correcta la maquinaria y las herramientas de las que dispone la empresa. Cobran especial importancia los equipos pesados como excavadoras o perforadoras. Este tipo de módulos permite realizar el mantenimiento preventivo de las mismas, e incluir las fechas de revisiones y gestionar de manera eficiente el uso de la maquinaria en los diferentes proyectos que se encuentran en marcha. De la misma manera, también debe llevarse un control y gestión de la maquinaria alquilada.
Gestión de personal y subcontratas
Conocer las tareas que realiza el personal tanto propio como externo es fundamental para realizar el proyecto en los plazos previstos. Pero lo más importante es la imputación del gasto en cada proyecto, así como contar con los documentos necesarios para la realización de los trabajos por parte de empresas externas.
Facturación según reportes de producción y certificación.
Como hemos comentado anteriormente, los proyectos tienen una duración media de entre 1 y 3 años. Por este motivo, en las condiciones de contratación, se suelen establecer los criterios para facturar periódicamente parte del proyecto en base al estado de ejecución de la obra y otras variables más. Para ello es importante establecer un sistema que identifique el estado de producción de la obra y su certificación de acuerdo a las condiciones pactadas. Este proceso deberá integrarse con el sistema de facturación de la empresa, ya que se comporta como si fueran los albaranes de venta.
Beneficios de contar con un software especializado para empresas de construcción
Contar con un software especializado para empresas de este sector ERP Obras permite obtener diversos beneficios que afectan al conjunto de la organización. Algunos de ellos son visibles y evidentes, mientras que otros se mantienen en un segundo plano, pero resultan igual de importantes.
Aumento de la productividad
Todos los datos se encuentran en un solo lugar, lo que permite a los diferentes responsables acceder a ellos de una manera rápida y desde cualquier lugar. Contar con un sistema centralizado del proyecto permite tener siempre disponibles las licencias o permisos necesarios para la ejecución de la obra, y permite gestionar los procesos de acuerdo a los criterios técnicos sobre los que se formuló el proyecto (partidas, capítulos, etc…).
Optimización de la cadena de suministro y subcontratas
Esto se consigue a través de funcionalidades como:
- petición de ofertas a diferentes proveedores para realizar el comparativo de las propuestas recibidas.
- a partir del proceso anterior, la posibilidad del lanzamiento de órdenes de compra al proveedor seleccionado.
- control exhaustivo de los productos o servicios contratados, para garantizar que se cumplen las condiciones de calidad, plazos, etc. pactadas con cada proveedor.
Control de proyectos
El análisis continuado de los diferentes proyectos en marcha permite observar las desviaciones que pueden ser analizadas de una manera rápida y eficiente. La información es mayor y está actualizada, por lo tanto, la toma de decisiones se realiza de una manera más rápida y eficiente. Además, los datos se estructuran de acuerdo a los requerimientos plasmados en la definición del proyecto, lo que permite analizar las causas de cualquier desviación al máximo detalle y tenerlas en cuenta en futuros proyectos.
Estimación de los costes
Como hemos comentado anteriormente, los proyectos se llevan a cabo en plazos largos de tiempo, lo que hace importante contar con una previsión del aumento natural de estos costes a lo largo del tiempo. Un ERP especializado tiene la capacidad de preverlos para ajustar al máximo el coste presupuestado al real.
Conclusión
Con un sistema ERP Obras, toda la información se centraliza, y gracias a ello, los responsables de la empresa pueden contar con una visión global de todo lo que pasa. Cuanta más información de valor, mayor facilidad para la toma de decisiones.
Contar con un ERP construcción, que incluya todas las funcionalidades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, tiene su reflejo en que se agilizan las tareas, y permiten un desarrollo eficiente y un control más exhaustivo de las tareas.
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