UN BUEN ERP ES LA BASE DE TU CONTABILIDAD ANALÍTICA

Vivimos una situación económica marcada por la incertidumbre en la que la mejora competitiva se ha convertido en una prioridad para todas las empresas.

La contabilidad analítica permite analizar con profundidad los ingresos que se han generado y los costes consumidos permitiendo así a las empresas conocer los drivers que le ayudan a mejorar su competitividad y, por tanto, supone la información base para la toma de decisiones.

La contabilidad analítica también conocida como contabilidad interna, contabilidad de costes, contabilidad de gestión, gerencial, directiva, etc., está hecha para cubrir las necesidades de información y gestión de la empresa, de acuerdo con sus propios criterios de negocio, con independencia a otros criterios legales, fiscales, etc..., y constituye uno de los módulos principales de un sistema ERP.

Gracias a la contabilidad general elaboramos los estados financieros que recogen el resultado general de la empresa. Pero la contabilidad analítica es la que nos permite extender nuestro conocimiento a cada una de las actividades que realicemos o cualquier otro objetivo de rendimiento.

Aunque en muchas empresas, la contabilidad analitica se desarrolla a partir o conjuntamente con la contabilidad financiera, se debe contemplar la posibilidad de que pueda desarrollarse de forma independiente ya que los criterios de valoración y los procesos de gestión implicados pueden ser muy diferentes en la medida que se haga un desarrollo minucioso de la misma.

En el siguiente gráfico se muestran las diferencias principales entre la contabilidad financiera y la analítica:

El 90% de las empresas tiene un aplicativo para llevar la contabilidad financiera de su empresa, pero sólo un 20% cuenta con herramientas que le proporcionan información analítica y presupuestaria.

La situación ideal es contar con sistemas de gestión, ERP, que desarrollen la contabilidad analítica y que la integren en el sistema general de gestión.

Vamos a ver en este artículo la ventaja de utilizar un sistema de gestión ERP con un módulo de  contabilidad analítica flexible, fácil y potente.

Ventajas de contar con un ERP para llevar la contabilidad analítica

El hecho de disponer de un buen sistema de gestión ERP con un módulo de contabilidad analítica o de costes permitirá a las empresas:

1. Tomar decisiones correctas. Estas decisiones pueden ser, por ejemplo:
• incorporar o no nuevos productos
• fijar precios
• dejar de fabricar una línea de productos
• ¿comprar o fabricar?
• cerrar o abrir una nueva delegación o departamento
• etc...
2. Ser dinámicas y flexibles con los cambios. Las empresas han de adaptarse al entorno en el que compiten y a los cambios continuos que se producen. El sistema de gestión que lleve esta contabilidad analítica ha de ser dinámico y flexible y adaptarse a las distintas situaciones.
   
   
3. Poder desglosar el resultado de la contabilidad financiera, de forma que nos permita tomar decisiones a nivel de procesos de gestión.

Al hablar de contabilidad analítica, hay que hablar de la clasificación de la información de una empresa enfocada a la toma de decisiones desde un punto de vista económico de acuerdo con los criterios de gestión sectorial al que pertenezca la empresa, y para ello hay que hablar de recursos que se asignan a  los centros de costes.

Un centro de costes se entiende como un emplazamiento claramente delimitado donde se asignan costes que son agrupados en unidades de decisión, control y responsabilidad. Estos centro de costes pueden ser reales o virtuales, según los requerimientos que se establezcan.

Cualquier empresa se puede estructurar en los centros de coste que estime convenientes, que dependerá fundamentalmente de las características del sector industrial de la empresa y de la ponderación e importancia que le asignen sus responsables. 

Una vez definidos los centros de costes, otro concepto imprescindible son los criterios de reparto de costes, normalmente entre centros de coste auxiliares y principales. 

Cada vez que se quiere repartir un coste indirecto concreto entre diversos objetivos de coste hay que analizar y después elegir entre diversas alternativas de imputación de este tipo de costes. 

Si además quieres conocer cómo un ERP te ayuda con tu control financiero, no te pierdas el Post:

- “EL ERP ES LA BASE DE UN BUEN CONTROL FINANCIERO”  

Así pues, teniendo los conceptos mínimos aclarados, vamos a ver qué requisitos debería cumplir un buen ERP para poder llevar la contabilidad analítica de tu empresa, de forma que te permita tomar decisiones estratégicas en base a la información proporcionada.

Requisitos que debe cumplir un ERP para llevar tu contabilidad analítica adecuadamente

Uno de los grandes retos de las empresas es la implantación de un sistema analítico que no requiera un gran conocimiento de por parte del personal de administración y que sea ágil de elaborar.

Es por eso que se debe seleccionar un sistema de gestión ERP que permita llevar esta contabilidad analítica de forma ágil y sencilla.

Vamos a ver algunos requisitos mínimos a tener en cuenta:

• Segmentación libre de la estructura tanto de centros de trabajo, centros de coste o conceptos analíticos
  Definir bien la estructura de costes es un factor crítico para facilitar el éxito de un sistema de este tipo. Hay que pensar hasta qué nivel llegar y cuál será el tratamiento de los distintos tipos de centros.
  
  Un buen ERP debe poder definir estos centros con gran flexibilidad, de forma que se adapten a sus requerimientos específicos. En este sentido, es importante considerar que la capacidad analitica de un ERP depende de su capacidad de poder clasificar los distintos recursos entre sus objetivos de coste e ingresos, y para ello se debe facilitar de forma ágil, la complejidad que supone poder conocer el comportamiento de recursos muy diferentes.
  
  Para terminar, hay que indicar que un ERP debe contar con la capacidad de trabajar con criterios analíticos de asignación tanto dinámicos como estáticos, de forma que podamos representar fielmente en comportamiento de cada recurso en la empresa.

• Criterios de reparto e imputación manual o automática
  Un buen ERP debe permitir la posibilidad de crear diferentes criterios de reparto de la información analítica entre centros de coste, y además, debe poder establecer los criterios de asignación de cada recurso en todas las posibles situaciones.
  
  Si se definen los criterios de asignación y reparto en función de unos parámetros predeterminados, la imputación se podrá realizar de forma automática y transparente al usuario. De esta manera, la automatización permitirá que los usuarios del ERP no deban tener una capacitación específica en cuanto a contabilidad analítica, y además, nos permitirá detectar errores de las imputaciones manuales que se hayan realizado.
  
  Se pueden asignar centros de coste al definir artículos o familias de artículos, al introducir pedidos, albaranes y facturas, etc… y, por tanto, no debe realizarse únicamente al insertar el apunte contable. Un buen ERP permite que al realizar la asignación de costes desde un documento de gestión, el centro de coste queda asignado y se propague hasta la contabilización del hecho contable.
  
  Por ejemplo, la compra de combustible en una empresa con una flota de vehículos se puede imputar en un principio el 100% contra el centro de costes de aprovisionamiento cuando se da de alta el albarán de compra. Después, en función de los vehículos que consuman ese combustible, se irá realizando un reparto del importe de ese centro de coste de aprovisionamiento entre los distintos centros de costes (vehículos) que se hayan definido y hayan consumido el combustible.

• Debe existir la posibilidad de generar la información analítica sin que dependa de la contabilidad financiera.
  Un buen ERP debe permitir la realización de asientos que no modifiquen la contabilidad financiera pero sí la imputación de costes. Es importante la posibilidad de implementar un sistema de costes autónomo del sistema contable, ya que pueden existir criterios de valoración diferentes o momentos de imputación temporal distintos.
  
  
• Repercutir libremente la información analítica de unos centros a otros.
  Es importante que el ERP contemple utilidades para agilizar el cambio de unidades de coste o centros de forma masiva.
  
  
• Gestión presupuestaria analítica
  La posibilidad de crear presupuestos analíticos y realizar su análisis a cualquier nivel, pudiendo comparar el presupuesto con lo analizado también es una característica a valorar en un buen ERP.
  
  
• Auditoría de descuadres y avisos
  Se pueden producir errores por imputaciones que no se han hecho, o bien sí se han hecho, pero de forma errónea. Un buen ERP debe disponer de un sistema de avisos que muestre al controller esas desviaciones o errores. Aunque la contabilidad analítica y financiera deban ser independientes, no implica que se den incoherencias entre ambas, ya que ambas están relacionadas. Por este motivo, se deben analizar las diferencias a partir de un sistema de conciliación en el que se validará:
  

• Partidas en la contabilidad analítica no tratadas por la contabilidad financiera,
• Partidas en la contabilidad financiera no tratadas por la contabilidad analítica.
• Diferencias en criterios de valoración.
  
  Siempre que las partidas conciliatorios sean justificadas podremos determinar que la información es correcta.

• Informes y Cuadros de mando
  Un buen ERP debe disponer de la capacidad de generar informes de contabilidad de costes que permitan evaluar en cualquier momento si los objetivos de rendimiento generan beneficios o pérdidas, una información muy útil para corregir a tiempo gastos ineficientes o excesivamente elevados.
  
  Aquí entran en juego también las herramientas de Business Intelligence con Cuadros de mando para manejar un gran volumen de información, que pondrán de manifiesto las desviaciones, las conciliaciones, las comparaciones con el presupuesto y la información detallada de cada centro de coste.

Conclusión

En conclusión hemos visto que, mientras que la contabilidad financiera analiza la empresa en su conjunto de acuerdo a criterios de la legislación mercantil, la contabilidad analítica permite analizar en profundidad los ingresos que se han generado y los costes que se han empleado, de acuerdo con otros criterios que llamamos de gestión. Por lo tanto, disponer de una herramienta que ayude a detectar qué centros de beneficios son más eficientes, nos permitirá a la larga ser más competitivos.

Como ya hemos indicado, la contabilidad analitica no es más que la clasificación de la información de una empresa enfocada a la toma de decisiones desde un punto de vista económico de acuerdo con los criterios de gestión sectorial en el que desarrolla la actividad la empresa. Para ello es importante 3 cosas:

• Que la información que maneja un ERP pueda clasificarse desde distintos criterios, de forma que pueda dar respuesta a necesidades desde punto de vista estatico o dinamico.
• Flexibilidad de la clasificación analitica de acuerdo con los criterios que la empresa considere idóneos. En este sentido, se debe poder pre-establecer los criterios a partir de los cuales cualquier recurso de la empresa se debe poder clasificar analiticamente, y que constituye lo que llamamos las reglas de negocio.
• A partir de las reglas de negocio, establecidas en el punto anterior, debe contemplarse un proceso automático que calcule periódicamente o de forma online la informacion analitica. Este proceso automático debe contemplar:
• Imputación o asignación de recursos a centros de costes.
• Sistema de reparto entre centros de costes.
• Sistema de control de imputaciones erróneas.

Por último, aporta mucho valor los sistemas analiticos que no dependen directamente de los sistemas de contabilidad financiera y que cuenten con reglas de negocio pre-establecidas, pero esto requiere que exista un sistema de conciliación que nos permita validar la información generada analiticamente. Los sistemas analiticos que cuentan con reglas de negocio, permiten automatizar casi todos los procesos de forma que la clasificacion analitica no recaiga en la formación específica de su personal administrativo y, además, permite detectar de forma muy eficaz los errores de imputación manual.  

Así pues, si quieres llevar la contabilidad interna de tu empresa, te aconsejo que analices bien los ERP que hay en el mercado y selecciones aquel que cumpla como mínimos los requisitos que te hemos indicado.