En la lucha continua por aumentar la competitividad de una empresa se suceden las discusiones sobre cómo aumentar la productividad o rendimiento de nuestra actividad. Ya sea internamente, en reuniones de departamento o comités de calidad, o externamente, como por ejemplo mientras hemos seleccionado el sistema ERP, es muy frecuente tener que explicar cómo funcionan nuestros procesos, ya sean de ventas, logísticos, operativos o financieros.
A lo largo de la implementación de un sistema ERP necesitaremos un mayor nivel de detalle. Los sistemas ERP se componen de módulos que están preparados para los procesos genéricos de un determinado sector, pero hay que adaptarlos a las particularidades únicas de nuestra actividad. Surgen numerosas cuestiones sobre cómo se ejecutan y cómo se ejecutarán los procesos de negocio.
La descripción de procesos es nuestra herramienta para conseguir que la implementación del ERP sea eficaz y proporcionar claridad en su objetivo.
¿Qué es la descripción de procesos?
La descripción de procesos es un documento que explica cómo se realizan las distintas actividades de la empresa. Incluye:
- Las distintas tareas o subprocesos de los que consta un proceso
- Quien ejecuta esas tareas
- Qué entradas son necesarias para qué la tarea se lleve a cabo
- Qué eventos disparan la ejecución de una tarea
- Qué salidas o resultados produce dicha tarea
Normalmente cualquier empresa tiene algún tipo de descripción de procesos. Desde un PowerPoint creado para alguna formación hasta partes de la documentación del sistema de calidad, pasando por documentación creada durante proyectos de mejora ya implementados. Lo que es mucho más raro es que se disponga una descripción de procesos actualizada y debidamente gestionada, es decir, única, debidamente estructurada y formalmente aprobada.
Ilustración 1: Ejemplo de descripción de proceso usando BPMN 2.0
El formato y la notación empleada en la descripción de procesos puede ser tan diversa como el idioma utilizado. Para favorecer la compresión existe un estándar llamado BPMN (http://www.bpmn.org/) que se encuentra en su segunda versión y que proporciona símbolos gráficos normalizados
¿Cuál es la utilidad de la descripción de procesos en la implementación de un ERP?
Una buena descripción de procesos tiene distintas finalidades:
- Durante la fase de diseño:
- Para que el equipo del proyecto se familiarice con los procesos de la empresa y pueda entender si se pueden utilizar las funcionalidades estándar del nuevo sistema ERP o si es necesario diseñar alguna nueva.
- Para identificar aquellos subprocesos que no están claros y se deben de discutir más a fondo
- Para ayudar a identificar todos los requerimientos que se deben implementar, como son:
- las áreas de integración con otros módulos o con otras herramientas
- los formatos necesarios: facturas, ordenes de trabajo, confirmación de pedidos, etc.
- Interfaces con los usuarios
- Informes
- Establecer una base común formal entre el equipo de proyecto y de negocio sobre el ámbito concreto del proyecto. Es decir, definir qué se va a hacer, qué se planea hacer pero no es obligatorio, y qué no se va a hacer.
- Durante la fase de desarrollo:
- Permitir a los desarrolladores entender el contexto en el que se inscriben las especificaciones técnicas que reciben.
- Tener una referencia sobre los acuerdos realizados. Es muy frecuente que cuando el sistema comienza a ser palpable surjan nuevas ideas y modificaciones. Estos cambios por una parte son positivos porque harán el producto final mejor, pero por otra pueden poner en riesgo los plazos de entrega y el presupuesto. De hecho, esta es la razón por la que surgieron las metodologías “Agile” en la gestión de proyectos, para proporcionar una alternativa a la implementación tradicional en cascada. El jefe de proyecto debe dar directrices de cómo lidiar con estas nuevas ideas que seguro que van a surgir. La descripción de procesos simplemente evitará discusiones sobre cual fue el acuerdo durante el diseño.
- Definir los planes de testeo e identificar que partes se testearán de una manera manual y cuales automáticamente. Aquellas automáticas necesitarán de las descripciones de procesos para poder programarse.
- Durante la fase de testeo:
- Tener una referencia de cuál es el resultado esperado de cada proceso. Es decir, proveer el criterio para definir si el test tiene un resultado positivo o negativo.
- Durante la fase de puesta en marcha:
- Servir como base para crear material de formación y referencia
- Para comunicar con claridad los cambios más importantes y enfocar la atención a las áreas más importantes para tener una transición suave.
¿Cuándo una descripción de procesos está bien realizada?
Una descripción de procesos será buena cuando sea útil. Parece una banalidad, pero más de una vez la descripción de procesos se convierte en un objetivo en sí mismo del proyecto, más que en una herramienta de apoyo.
Una buena descripción de procesos debe tener el detalle y la dimensión adecuada a las capacidades de la empresa de mantenerla actualizada. Es un error demasiado común que se realiza un esfuerzo notable en su elaboración y al cabo de un tiempo pierde su utilidad. Sobre todo, teniendo en cuenta, que, durante los primeros meses tras la implementación de un ERP, puede haber muchos pequeños ajustes que realizar para obtener el mejor rendimiento del sistema.
Estos son algunos de los errores que se deben evitar al crear la documentación de procesos:
- Utilizar un nivel de detalle inadecuado. La descripción de un proceso no tiene que ser homogénea en el nivel de detalle proporcionado. Algunos procesos, tradicionales, bien conocidos, que no sufren cambios se pueden describir a muy alto nivel. Mientras que otros más novedosos o con muchas transferencias de responsabilidad se deben describir con mayor detalle.
- Incluir información no relevante. Una descripción de procesos no es una descripción técnica. No hay que incluir información innecesaria como modelos de datos, descripción de formatos, etc. Es suficiente con referenciar dicha información.
- Utilizar un formato inadecuado. Existen multitud de herramientas de software que facilitan la creación y gestión de la descripción de procesos. Sin embargo, si es compleja, o si simplemente requiere licencia y credenciales, va a automáticamente limitar su utilización. Utilizar PowerPoint por el contrario la hace muy accesible, pero puede hacer extremadamente difícil su modificación. Uno se puede desesperar moviendo cajas y emplear más tiempo en el formato que en contenido.
- No ser comunicada. La organización debe conocer su existencia y poder fácilmente referirse a ella. Si no se consigue crear este mecanismo, existe el peligro de que ante una inocente pregunta de cómo se hace algo, se cree un nuevo proceso en correos electrónicos.
- No permitir una fácil colaboración. Relacionada con el punto anterior la colaboración ayuda mucho a tener la información actualizada. Un formato tipo Wikipedia puede ser ayudar a distribuir la carga de trabajo.
- Tener una gestión demasiado compleja. Evidentemente debe haber una gestión y control sobre los contenidos, pero una gestión simple y comprensible complementa todos los objetivos anteriores. Se puede tener una versión oficial aprobada y otra en línea colaborativa que se alinean en ciclos, coincidiendo con mejoras en procesos o de sistemas.
Conclusión
La descripción de procesos es una herramienta que ayuda a entender el funcionamiento de la empresa e identificar aquellas áreas que son susceptible de mejora. Durante la implementación de un sistema ERP tiene una gran utilización, pero debe saberse sacar provecho del esfuerzo empleado e integrarlo en la vida de la empresa.
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