¿CÓMO UN ERP MEJORA TU COMPETITIVIDAD?

Todos los indicadores económicos importantes apuntan a que el mundo avanza a un ritmo vertiginoso y que ha cambiado mucho el entorno competitivo de las empresas, que necesitan adaptarse a esta nueva realidad. Los factores que afectan a la competitividad de las empresas los podemos resumir en 3:

• Factores que afectan a las condiciones del mercado, que se reflejan en nuevas oportunidades y amenazas.
• Factores que afectan a las condiciones internas de gestión de las empresas, que se reflejan en sus puntos fuertes y sus aspectos a mejorar.
• Por último, los factores que relacionan los dos anteriores, es decir, la forma en que la empresa se gestiona y se dirige internamente para hacer llegar al mercado una propuesta de valor a través de una estrategia diferencial.

En este contexto, un ERP te puede ayudar a mejorar tu competitividad en la medida que supone “un gran facilitador” para que las empresas desarrollen sus procesos de gestión de la forma más eficiente posible de forma que les ayude a desarrollar fortalezas y a minimizar sus debilidades, lo que iría en consonancia directa con el segundo de los factores expuestos, aunque también tendría relación con los otros dos.

Aunque un sistema de información y gestión como este no es suficiente para apoyar la gestión de todas las actividades que debe desarrollar una empresa para competir de forma eficaz, si que consideramos que un sistema ERP es la base sobre la que debemos construir nuestro entorno tecnológico para afrontar los retos que conllevan los factores apuntados anteriormente.

Podemos decir, que las consecuencias principales, de esta nueva situación sobre la  gestión empresarial, que posibilite la adaptación de sus negocios a un escenario con una mayor presión competitiva en un entorno cambiante obliga a las organizaciones a desarrollar 3 competencias fundamentales:

• La agilidad, es decir, la rapidez de afrontar los cambios necesarios.
• La flexibilidad, es decir, la capacidad de adaptarse a los cambios del entorno.
• El análisis de los datos, como fuente principal para desarrollar nuestro conocimiento de la situación a tiempo.

Estas 3 competencias están relacionadas entre sí y consideramos que son condiciones necesarias para afrontar los retos competitivos actuales.

Podemos decir, que el mayor desafío de las empresas para competir con la rentabilidad deseada en este entorno turbulento está, no sólo en mejorar la eficacia de su gestión, sino también en su agilidad estratégica que supone sacar provecho a las nuevas oportunidades del mercado y esquivar las amenazas con la mayor rapidez.

¿Cómo me ayuda un ERP a desarrollar las competencias competitivas?

Lo primero, como hemos comentado anteriormente, un software ERP no es suficiente para facilitar el apoyo de todas las actividades que requiere competir en condiciones eficaces, pero si que es la base sobre la que podemos desarrollar nuestras herramientas de apoyo a nuestra dirección y gestión. Por este motivo, es muy importante que un sistema de gestión como este, se relacione eficientemente con otras herramientas complementarias a efectos de completar todos los requerimientos que implica desarrollar las competencias que mejoren tu competitividad. Para ello, deberemos exigir que nuestro sistema ERP cumpla algunos de los siguientes requisitos:

• Que tenga un diseño adecuado para la integración con otros softwares a través de procedimientos estandarizados en el mercado, y en base a las buenas prácticas establecidas por el sector.
  
  
• En caso de que el sistema no cuente con una fácil integración con otros softwares, es importante que tenga un desarrollo modular que permita abarcar las funcionalidades complementarias que se requieren en la gestión. De esta manera las empresas podrán ampliar sus funcionalidades a través de la adquisidor de nuevos modelos desarrollados en el entorno de trabajo del propio sistema ERP.

Los beneficios más importantes de trabajar con un software de este tipo se manifiestan principalmente en:

• La mejora en el sistema de toma de decisiones, ya que por el diseño de propio sistema (una única base de datos, unicidad de registro, etc…), se garantiza la integridad de los datos internos de la empresa referidos al desarrollo de los procesos de gestión compartidos entre los diferentes departamentos, lo que permite, además, clasificar los datos de acuerdo con sus relaciones organizativas. De esta manera, a partir del análisis de los datos, conseguimos mejorar el conocimiento sobre lo que ha pasado dentro de la empresa de forma objetiva, pero no tenemos la información del mercado y del entorno, por lo que constituye una herramienta necesaria pero no suficiente, que deberemos completar con otras herramientas complementarias para obtener información completa, como veremos más adelante.
  
  
• Permite la optimización de procesos empresariales, automatizando actividades complejas que requieren la participación de distintas áreas de la empresa. Esta automatización  se consigue con la estandarización en los procesos de gestión. De esta forma, como cualquier proceso de estandarización, suele producirse una mejora de la eficacia y la eliminación de ineficiencias que no aportan valor al negocio, mejorando por tanto también la eficiencia. Para ello, el software debe estar en consonancia con la necesidad de flexibilidad que requiere la empresa, lo que supone que tenga un alto grado de adaptabilidad a los procesos críticos de gestión.
  
  
• Permite reducir la inversión en recursos de actividades de apoyo cuando crece la actividad principal. Precisamente, la automatización de procesos y la integración de todas las áreas operativas, permite administrar el sistema de gestión ante situaciones de incremento de la actividad principal sin que tenga un repercusión directa en los recursos administrativos que los gestiona, lo que permite una reducción de los gastos de estructura generales. De esta manera, se consigue una mejora de la productividad general de la empresa, lo que mejora al margen de beneficio para el nivel de actividad objetivo.
  
  
• Mejora de nuestro compromiso con el cliente, ya que este tipo de software está diseñado para facilitar la ejecución de los procesos a lo largo de la cadena de valor de la empresa, cuyo último eslabón son las las relaciones de intercambio con los clientes y los servicios posventa. De esta manera, todo lo que suponga facilitar y agilizar dichos procesos, redundará en una mejora en la fase final que es la relación con los clientes.
  
  
• Etc.

De acuerdo con todo lo expuesto, podemos comprobar que los beneficios apuntados inciden directamente sobre las competencias de flexibilidad y análisis de los datos, y de forma indirecta también con la agilidad, ya que requiere una actitud proactiva de los empleados, para lo cual necesitan contar con las herramientas de apoyo adecuadas.

No obstante, para alcanzar mejores resultados, es importante utilizar otras tecnologías complementarias que producen un efecto sinérgico entre sí con la consecuente mejora de la situación. Vamos a ver estas tecnologías a continuación.

¿Qué otras herramientas tecnológicas nos ayudan a completar el desarrollo de competencias competitivas?

Para abordar este tema, vamos a clasificar las herramientas tecnológicas en cuatro grandes grupos, atendiendo a criterios expuestos anteriormente:

A.- Las tecnologías enfocadas a la comunicación con el entorno.

En plena era digital, gracias a la presencia de internet, se han venido consolidando nuevas formas de hacer las cosas hasta el punto de que han cambiado nuestros hábitos sin apenas darnos cuenta. Estos cambios han venido caracterizados fundamentalmente por las mejoraras de la comunicación digital en un doble sentido:

• Mayor accesibilidad a un alto volumen de datos y servicios.
• Nuevas posibilidades de interacción directa entre distintos actores, eliminado en gran medida la intermediación entre las partes.

En la actividad empresarial, estos cambios relacionados con la capacidad de comunicación ha permitido adoptar nuevas herramientas tecnológicas, como son:

• La gestión de marketing digital y CRM, que nos ha permitido definir y gestionar  las estrategias de atracción de tráfico y conversión a lead, de los visitantes a nuestro sitio web, a la vez, que nos permite madurar los contactos captados para convertirlos en clientes en un futuro razonable. Para ello hay distintas herramientas como son Hubspot, Marketo, Pardot, Ontaport, etc…
  
  
• Para la gestión y reputación digital. Como consecuencia de la mayor actividad en el entorno digital, es importante conocer lo que opinan de nosotros los demás y poder comunicar eficazmente con tu público objetivo, en lo que se ha convertido en un canal más de comunicación adicional a integrar en la gestión empresarial. Para ello, las empresas disponen de herramientas para acometer 2 acciones de alto alcance:
• La gestión de redes sociales o plataformas similares.
• La gestión de tu sitio web, a partir de una web corporativa, blog, etc…
• Para la gestión de riesgos. Debido a que todo el contenido que se mueve en el ámbito digital deja un rastro de datos, estos se pueden medir y analizar para detectar patrones, tendencias, problemas, etc.. Para ello, han proliferado multitud de herramientas dentro del área de la “Ciencia de Datos” (Data Science) que permiten abordar estos temas con éxito.
• Etc..

B.- Las tecnologías enfocadas a la gestión de procesos internos complementarias al ERP, sobre todo orientadas a mejorar la productividad y eficiencia.

Existen un amplio abanico de herramientas de este tipo, muchas veces como módulos adicionales del propio sistema ERP, donde podemos destacar:

• Los sistemas de gestión avanzada de almacenes SGA conectados a dispositivos de captación de datos automáticos y comunicación digital.
• Los sistemas de intercambio electrónico de datos entre organizaciones, a través de diferentes tecnologías referidas a la facturación electrónica, el SII, el sistema de intercambio EDI, etc…
• La custodia documental en alojamiento Cloud, lo que supone añadir a la gestión documental tradicional la potencia de la accesibilidad desde cualquier lugar, en cualquier momento, desde distintos dispositivos y con la máxima seguridad.
• Los sistemas BPM (Business Process Management), o sistemas RPA (Robotic Process Automation), o también llamados workflow, o en general, las llamadas herramientas de automatización. Este tipo de herramientas aportan un alto valor a la gestión de las empresas, y tienen como objetivo mejorar la productividad, reducir costes y garantizar el cumplimiento de los procedimientos de gestión empresarial.
• Etc..

c.- Las tecnologías relacionadas con la mejora del conocimiento, para mejorar la toma de decisiones en base a información de valor.

Estas herramientas tecnológicas deben permitir fundamentalmente cumplir 2 objetivos:

• Asegurar la capacidad de cualquier profesional en tomar decisiones de forma eficaz (en tiempo y forma). Para ello, como se indicará posteriormente, existe tecnología que nos permite cubrir estas necesidades a través de herramientas de BI (Business Intelligence) como son: Power Bi, Tableau, Pentaho, etc...
• Diseñar el sistema de análisis para la toma de decisiones en base a datos reales, lo que nos permitirá conocer la situación en base a hechos y no en base a conjeturas, suposiciones o intuiciones. Además, en un entorno digital en el que vivimos, todo (o prácticamente todo) se puede medir, porque todo deja un rastro digital que se puede llegar a captar y analizar.

Para ello, tanto en la fase de análisis como de presentación existen distintas herramientas que se han mostrado muy eficaces, como son:

• Captación masiva de datos a partir de sensores que nos permiten medir cosas que hasta ahora no era habitual. Para ello es importante la tecnología 5G y la aplicación de técnicas de Big Data.
• En el marco de la inteligencia artificial, las herramientas de aprendizaje automático (Machine Learning y Deep Learnig) nos ofrecen una gran potencia, que se está expandiendo en un gran número de empresas.
• Herramientas de Business Intelligence (BI) que nos permiten una amplia y potente capacidad visual para mejorar nuestra comprensión de los hechos.
• Etc.

Este tipo de tecnologías nos permite captar información desestructurada contenida en internet  sobre la que poder realizar múltiples análisis de alto valor, lo que nos permite medir riesgos del mercado y conocer mejor a nuestra competencia en un tiempo rápido.

D.- Las tecnologías relacionadas con nuevos conceptos de productos y/o negocios, como consecuencia de la integración de las tecnología clasificadas en los anteriores grupos.

En este punto tratamos de destacar aquellas tecnologías que utilizadas adecuadamente puede suponer cambios disruptivos en algunas condiciones de competitividad, nos referimos a tecnologías que pueden potenciar otras propuestas con anterioridad a través de técnicas de:

• La geolocalización
• Deep learning
• Tecnología 5G
• Servicios cloud con tecnología web.
• Digitalización de todo tipo de contenidos (documentos, mediciones diversas, etc...)
• Realidad virtual.
• Etc.…
  
  

“La clave para gestionar esta compleja situación reside en compaginar las exigencias diarias de la actividad empresarial con la identificación temprana de riesgos y oportunidades del mercado, para mejorar tu competitividad”

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