CONOCE LA TECNOLOGÍA ACTUAL PARA DIGITALIZAR TU EMPRESA

Como es de sobra compartido, la situación actual de la tecnología puede ayudar a las empresas a aumentar la rentabilidad de sus negocios, mejorando la eficacia de sus procesos y desarrollando nuevas propuestas de valor en un clima innovador capaz de adaptarse a un futuro incierto. En un entorno de este tipo, en el que se habla de transformación digital para referirnos a la adaptación de las empresas a las nuevas tecnologías, los CEOs y altos directivos deben estar expectantes a las nuevas posibilidades que nos otorgan.

Lo importante es que el desconocimiento que podamos tener sobre las posibilidades que nos brindan las tecnologías no nos prive de la posibilidad de aplicarla para mejorar nuestra competitividad.

“Una herramienta tecnológica eficaz en manos capaces permite obtener resultados extraordinarios”.

Por lo tanto, el hilo conductor que inspira este post es mejorar nuestro conocimiento sobre las distintas soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado a efectos de abordar la digitalización de tu empresa para mejorar la competitividad:

“No te prives de mejorar tu capacidad competitiva por el desconocimiento de las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías”

Antes de adentrarnos en el tema con profundidad, consideramos importante aclarar algunos conceptos que pueden ser muy útiles para aprovechar mejor este post y, en este sentido, queremos resaltar:

Con relación a la propuesta de distintas herramientas tecnológicas facilitadoras de la gestión de la empresa, vamos a clasificarlas en 4 grupos, a pesar de que en la práctica es muy difícil de separarlas algunas veces:
1. Las enfocadas a la comunicación con el entorno, aprovechando las oportunidades que nos ofrece el mundo de internet.
2. Las relacionadas con la gestión de los procesos internos de la empresa para mejorar la productividad y eficiencia.
3. Las relacionadas con la mejora del conocimiento para mejorar la toma de decisiones en base a información de valor.
4. Las relacionadas con nuevos conceptos de productos y/o negocios como consecuencia de la integración de las tecnologías clasificadas en los anteriores grupos.
En este caso podemos decir, que el tamaño importa, por lo que no todas las propuestas que se traten se pueden aplicar a todo tipo de empresas. Aunque el coste de la tecnología ha bajado mucho, las limitaciones muchas veces no son de tipo económico, sino de tipo organizacional, estructural, etc. A título de ejemplo, la aplicación de algunas tecnologías como el Big Data sólo tiene sentido para grandes volúmenes datos que en ocasiones va asociado al tamaño de la empresa.
Es importante que las características de las herramientas tecnológicas que se elijan estén alineadas con los objetivos estratégicos de gestión, sobre todo orientados a:
1. La flexibilidad
2. La capacidad de personalización.
3. La adaptación e integración con un entorno cambiante.
El enfoque de este post no trata de venderte nada, tan sólo, que dispongas de las referencias necesarias para que puedas aplicar el sentido común en este ámbito, al que una parte importante de las personas lo percibe complejo y con una alta sofisticación. En realidad, esta percepción equivocada ha sido muchas veces inducida por la estrategia comercial de muchas compañías que se inventan nuevos términos para llamar de una forma diferente a las mismas cosas de siempre, seguramente porque despierta mayor interés general no escuchar siempre las mismas palabras. En este sentido, aunque nos molestan mucho los “iluminados” que tratan de vendernos humo con nuevas palabras, utilizaremos aquellas siglas y términos que, por su expansión en los contenidos de internet, pueden aportar valor al lector.

Dicho todo esto, vamos a empezar el análisis.

Las tecnologías enfocadas a la comunicación con el entorno.

Desde la aparición de internet se ha generalizado e impulsado la actividad en el ámbito digital, de forma que se han venido consolidando nuevas formas de hacer las cosas hasta el punto de que han cambiado nuestros hábitos sin apenas darnos cuenta. Estos cambios han venido caracterizados fundamentalmente por las mejoraras de la comunicación digital en un doble sentido:

Mayor accesibilidad a un alto volumen de datos y servicios.
Nuevas posibilidades de interacción directa entre distintos actores, eliminado en gran medida la intermediación entre las partes.

En la actividad empresarial, estos cambios relacionados con la capacidad de comunicación han permitido adoptar nuevas herramientas tecnológicas, como son:

En la esfera de la gestión de procesos. En este caso contamos con distintas herramientas que aportan un alto valor:
- La adaptación de los tradicionales sistemas ERP a lo llamados sistemas ERP extendidos, han permitido incorporar a los procesos internos de las empresas otros agentes externos relacionados con el negocio, como son los proveedores, etc... De esta manera se ha producido un cambio, pasando de un enfoque basado en la cadena de valor de una empresa a otro enfoque más amplio basado en el sistema de valor del negocio de la empresa.
“Cambio desde la gestión de la cadena de valor de una empresa,

al sistema de valor del negocio de la empresa”
- La gestión de marketing digital y CRM, que nos ha permitido definir y gestionar las estrategias de atracción de tráfico y conversión a lead, de los visitantes a nuestro sitio web, a la vez, que nos permite madurar los contactos captados para convertirlos en clientes en un futuro razonable. Para ello hay distintas herramientas como son Hubspot, Marketo, Pardot, Ontaport, etc…
- Etc…
En la esfera de la gestión y reputación digital. Como consecuencia de la mayor actividad en el entorno digital, es importante conocer lo que opinan de nosotros los demás y poder comunicar eficazmente con tu público objetivo, en lo que se ha convertido en un canal más de comunicación adicional a integrar en la gestión empresarial. Para ello, las empresas disponen de 2 acciones de alto alcance:
- La gestión de redes sociales o plataformas similares.
- La gestión de tu sitio web, a partir de una web corporativa, blog, etc…
En la esfera de la gestión de riesgos. Debido a que todo el contenido que se mueve en el ámbito digital deja un rastro de datos, estos se pueden medir y analizar para detectar patrones, tendencias, problemas, etc... Para ello, han proliferado multitud de herramientas dentro del área de la “Ciencia de Datos” (Data Science) que permiten abordar estos temas con éxito.

Lo que realmente es importante en este sentido, es que las herramientas tecnológicas que utilicemos se alojen en un entorno cloud, ya que es un requerimiento necesario para disfrutar de uno de los factores clave del éxito para mejorar nuestra gestión que es la “accesibilidad extendida”, caracterizada por 4 factores fundamentales:
- Tiempo. Posibilidad de acceso en cualquier momento.
- Lugar. Posibilidad de acceso desde cualquier lugar.
- Multi-dispositivo. Posibilidad de acceso desde distintos dispositivos tanto en entornos de movilidad (tabletas, smartphones, etc..) como de escritorio (ordenador personal, etc..).
- Seguridad. Acceso con la máxima seguridad dependiendo del tipo de experiencia a partir de distintas posibilidades como puede ser la autenticación multifactor (MFA -> Esto basa la autenticación al cruce de al menos 2 factores que no requieren ser memorizados, pero sí que tiene que estar muy ligados a la esfera personal del usuario), etc...
Precisamente este cambio en el sistema de accesibilidad es lo que ha producido cambios en la “experiencia de usuario” (a todos los niveles) que ha permitido nuevas oportunidades de negocio, de hacer las cosas, etc…

Las tecnologías relacionadas con la gestión de los procesos internos.

En este epígrafe es importante diferenciar tres grandes grupos de herramientas para digitalizar las empresas:

El grupo de herramientas orientadas a procesos especializados, con mayor o menor alcance. En este grupo recoge aquellas herramientas pensadas para facilitar la gestión de aquellos procesos especializados en una funcionalidad concreta, que puede conectarse con otras adicionales. Podemos resaltar las siguientes:
- Los sistemas ERP, que tradicionalmente se considera como la herramienta principal de gestión empresarial por excelencia, ya que cubre de forma integral todas las actividades de la cadena de valor de las empresas, además de las actividades complementarias.
- Los sistemas SGA (Sistema de Gestión de Almacén),
- Los sistemas CRM (Sistema de gestión de Clientes),
- La facturación electrónica y el SII (Suministro Inmediato de información), que, aunque puede estar integrada en algunos sistemas ERP, tiene la suficiente entidad e importancia para destacarla por sí sola.
- Custodia documental en Cloud, lo que supone añadir a la gestión documental tradicional la potencia de la accesibilidad extendida comentada anteriormente.
- Sistemas de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Gestión de rutas de reparto.
- Etc…
El grupo de herramientas orientadas a procesos o acciones transversales. Este grupo recoge una serie de herramientas que aportan un alto valor a la gestión de las empresas, y que tienen como objetivo mejorar la productividad, reducir costes y garantizar el cumplimiento de los procedimientos de gestión empresariales.

Aunque existen distintas herramientas comerciales, responden a la misma tecnología desarrollada para la gestión de procesos, de forma que puedan automatizarse aquellas actividades que tengan un carácter repetitivo y su ejecución responda a reglas de negocio predefinidas. En la literatura comercial nos podemos encontrar indistintamente con las siguientes referencias:
- Sistemas BPM (Business Process Management) o BPMS.
- Sistemas RPA (Robotic Process Automation)
- Sistemas de workflow.
- Herramientas de automatización,
- Etc…
El grupo de herramientas auxiliares. Este grupo constituye un conjunto de tecnologías complementarias a los dos anteriores, y que muchas veces son necesarias para cumplir con sus objetivos. Podemos resaltar las siguientes:
- La tecnología 5G como mecanismo facilitador de la conexión de diferentes sensores conectados en red para medir distintas variables de interés (lo que hemos venido en llamar el internet de las cosas -> IoT).
- La radiofrecuencia (RFID) para la transmisión de datos en entornos industriales en condiciones de movilidad.
- El correo electrónico (email) para la comunicación e intercambio de documentos.
- Etc…

Las tecnologías relacionadas con la mejora del conocimiento.

En la situación actual, caracterizada por un entorno muy competitivo y cambiante, es necesario asegurar la viabilidad del negocio en base a:

Asegurar la capacidad de cualquier profesional en tomar decisiones de forma eficaz (en tiempo y forma). Para ello, como se indicará posteriormente, existe tecnología que nos permite cubrir estas necesidades a través de herramientas de BI (Business Intelligence) como son: Power Bi, Tableau, Pentaho, etc…
Diseñar el sistema de análisis para la toma de decisiones en base a datos reales, lo que nos permitirá conocer la situación en base a hechos y no en base a conjeturas, suposiciones o intuiciones. Además, en un entorno digital en el que vivimos, todo (o prácticamente todo) se puede medir, porque todo deja un rastro digital que se puede llegar a captar.

En este epígrafe, nos vamos a referir a aquellas tecnologías que están orientadas a desarrollar el sistema de toma de decisiones en base a datos reales captados en formato digital. Para ello disponemos de un importante abanico de herramientas y posibilidades:

Captación masiva de datos a partir de sensores que nos permiten medir cosas que hasta ahora no era habitual. Para ello es importante la tecnología 5G y la aplicación de técnicas de Big Data.
En el marco de la inteligencia artificial, las herramientas de aprendizaje automático (Machine Learning y Deep Learnig) nos ofrecen una gran potencia, que se está expandiendo en un gran número de empresas.
Herramientas de Business Intelligence (BI) que nos permiten una amplia y potente capacidad visual para mejorar nuestra comprensión de los hechos.
Etc…

Consideramos que es importante hacer una mención especial a las herramientas de BI, ya que son las que posibilitan la visualización de los datos. En este sentido, los datos carecen de valor si no somos capaces de hacerlos visibles para su compresión de forma eficaz, lo que supone que la visualización debe diseñarse de una forma dinámica (interactivo) para que se adapte a las necesidades específicas del usuario de negocio que las requiera. Las técnicas de visualización de datos deben ilustrar las tendencias y las relaciones de manera rápida y sencilla. En la actualidad, existe una gran variedad de herramientas analíticas y de BI, lo cual puede dificultar la elección de la solución más adecuada, que en cualquier caso tendrá que ver con el tipo de empresa, tamaño, sector, objetivos y procesos que se quieran cubrir, a título de ejemplo podemos citar: Power BI, Tableu, Qlik, etc…

Las tecnologías relacionadas con nuevos conceptos de productos y/o negocios.

En este epígrafe queremos destacar aquellas tecnologías que tienen un mayor peso en el diseño de nuevos productos o servicios relacionados con negocios tradicionales o con nuevos conceptos de negocio, a partir de la digitalización de los procesos empresariales. Para ello, en primer lugar, vamos a hacer una reflexión sobre sobre las características o condiciones que están dando lugar a nuevas oportunidades de acuerdo con el objetivo de este apartado. En este sentido, podemos destacar las siguientes en el ámbito digital:

Las condiciones de accesibilidad.
Las condiciones de movilidad.
Las condiciones de ubicación.
La capacidad de análisis y procesamiento de alto volumen de datos.

La combinación de las tecnologías que posibilitan y potencian las características o condiciones anteriores, se fundamentan en:

La geolocalización.
Big Data
Machine Learning (ML)
Tecnología 5G
Servicios cloud con tecnología web.
Digitalización de todo tipo de contenidos (documentos, mediciones diversas, etc…)
Realidad virtual.
Etc…

Las principales actividades en las que se aplican han tenido un fuerte desarrollo digital, y podemos destacar entre otras:

La gestión del transporte (trazabilidad, ajuste de entregas, etc).
En la distribución de última milla, en el diseño y ajuste de rutas de reparto (ajustes de entregas, modificación de rutas en condiciones reales, etc..).
La formación.
Nuevos sistemas de identificación y control a través de realidad virtual (aplicada por ejemplo en almacenes, etc…).
Control de accesos físicos.
La medicina, tanto a nivel de nuevas posibilidades de asistencia sanitaria, como a nivel de diagnostico de enfermedades a partir de técnicas de inteligencia artificial.
Etc…

Algunas conclusiones

Consideramos que hoy en día, la gestión empresarial puede encontrar un gran apoyo en las nuevas tecnologías. La automatización de procesos es una de las tendencias tecnológicas que será clave en los próximos años para lograr la auténtica transformación digital de la empresa. La combinación de distintas herramientas tecnológicas, como la automatización robótica de procesos (RPA) y la Inteligencia Artificial (IA), entre otras, harán posible eliminar el factor humano prácticamente de todas las tareas repetitivas y permitirá descubrir nuevos procesos que podrán ejecutar los bots, que son programas informáticos capaces de realizar tareas reiterativas de forma automática.

La combinación de estas tecnologías amplía la potencia que tiene cada una de ellas por separado, y no sólo se circunscribe a ventajas para las empresas, sino también a los trabajadores y para los usuarios en general.

Un consejo para acometer un proyecto de inversión tecnológica para digitalizar tu empresa es mantener un enfoque de largo plazo, de forma que las organizaciones deben identificar cuáles de las nuevas tecnologías tienen un mejor impacto esperado en su sector de actividad.