Facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas
La Ley 25/2013, del 27 de Diciembre, obliga a la empresas a facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas (AAPP). Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos para ser legalmente aceptadas. Dichas facturas necesitan estar escritas en el lenguaje informático establecido (Facturae 3.2 ó 3.2.1), deben estar firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado e indicar el destinatario de la factura electrónica.
Los datos del destinatario son primordiales para el éxito del envío, sin ellos no importa que tengamos una factura electrónica con plena validez legal ya que no será recibida por la administración pública a la que se dirige.
Para que la factura electrónica llegue al destinatario que le corresponde, estas deberán incluir la codificación de los órganos administrativos establecidos en el directorio DIR3. Este Directorio contiene toda la información necesaria para poder trabajar con las Administraciones Públicas. Son una serie de códigos identificativos de la entidad que permiten su identificación dentro de la plataforma. Es un sistema habilitado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
El código DIR3 está formado por, como mínimo, tres identificadores:
- El código de entidad u órgano gestor.
- El órgano de tramitación.
- La oficina contable.
La información de estos 3 datos será proporcionada al proveedor por la administración.
¿Cómo se envían las facturas electrónicas a las AAPP?
Los proveedores de las Administraciones Públicas deben enviar las facturas electrónicas al punto general de entrada de facturas electrónicas que cada AAPP tiene habilitado y preparado para facilitar su recepción. Los métodos más habituales son:
- A través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. Consiste en registrar manualmente los datos de cada factura. Es recomendable para empresas pequeñas con bajos niveles de facturación a las administraciones públicas.
- Mediante la conexión automática entre el sistema informático del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Este tipo de envío permite enviar las facturas electrónicas de manera desatendida y automatizada. Método aconsejable para empresas con alto nivel de facturación a las administraciones públicas.
Un vez enviadas se remitirán de forma automática al registro contable de facturas del departamento correspondiente para proceder a su tramitación. A final de todo el proceso y una vez registradas y tramitadas el proveedor recibirá la notificación de la validación de sus facturas electrónicas por parte de la AAPP.
Estados de Tramitación
Existen 6 estados de tramitación de las facturas electrónicas dentro del punto general de entrada de facturas electrónicas.
Los estados públicos de tramitación y sus codificaciones son las siguientes:
Los estados públicos de tramitación y sus codificaciones son las siguientes:
- Registrada (1200): indica que la factura ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas electrónicas y registrada administrativamente. Este estado le proporciona un número de asiento registral al proveedor.
- Registrada en RCF (1300): indica que la factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable de la AAPP destinataria.
- Contabilizada la obligación reconocida (2400): indica que la administración pública reconoce la obligación de pago derivada de la factura.
- Pagada (2500): indica que la administración pública ha pagado la obligación de pago derivada de la factura.
- Rechazada (2600): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora han rechazado la factura. Están en la obligación de informar al proveedor el motivo del rechazo.
- Anulada (3100): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.
La información ha sido estandarizada para facilitar la comprensión de los usuarios, el objetivo es que el proveedor entienda exactamente en qué etapa del procesos se encuentra su factura, sin necesidad de largos periodos de espera.
¿Cómo sé que mi factura ha llegado a su destino y se está procesando correctamente?
La factura electrónica se destaca por su trazabilidad. Las facturas presentadas a través de alguno de los puntos de entrada de facturas electrónicas autorizados serán registradas automáticamente en el registro propio de la administración correspondiente. Posteriormente, las administraciones públicas están obligadas a mantener un registro contable de facturas en el que se registran las distintas fases por las que pasa una factura, ya que el proveedor debe estar informado en todo momento en qué etapa del proceso de tramitación se encuentra su factura, desde la recepción hasta la validación de las facturas electrónicas por parte de la administración pública. El propósito es facilitar el seguimiento de las facturas electrónicas a los proveedores.
Asimismo, el proveedor recibirá un justificante automático, tanto al momento que entra la factura al igual que al momento que la factura electrónica es validada. Si la presentación de las facturas electrónicas se hace por el portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas, el proveedor recibirá automáticamente un justificante que indicará que la factura ha sido presentada. Si se realiza la presentación por web services el proveedor recibirá en el mismo web service el número de registro (número que indica que la factura ha sido registrada) que se ha dado a la factura en el sistema.
Rechazo de la factura electrónica
Las Administraciones Públicas tienen el derecho de rechazar automáticamente las facturas electrónicas que no cumplan las especificaciones prescritas por la ley. Por ejemplo podrían rechazar una factura electrónica que no se ajuste al formato predefinido, facturae 3.2 ó 3.2.1, o si el Certificado Digital Legalizado no cumple con lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre la firma electrónica. El objetivo del sistema es facilitar el intercambio de información entre las AAPP y sus proveedores. Para que esto funcione, el proveedor deberá saber si su factura electrónica ha sido validada, al igual que si ha sido rechazada y el motivo del rechazo. En ese caso durante el procedimiento de devolución de la factura el órgano gestor es el que se encargará de comunicar los motivos o incidencias que han motivado el rechazo de dicha factura electrónica. El sistema ofrece muchas herramientas al proveedor para que se mantenga informado del estado de sus facturas en todo momento. Si se cumple con los requisitos legales el sistema nos asegura la recepción y validación de la factura electrónica.
Toda empresa que ha logrado el éxito entiende la importancia de automatizar y hacer más eficientes las operaciones del día a día. Ahora que ya sabes cual es el proceso de validación de las facturas electrónicas, estás más cerca de poner en marcha este sistema y disfrutar de los beneficios que conlleva.
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