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    23 Oct 2017

    CONOCE LA TRAZABILIDAD EXACTA DE TUS DOCUMENTOS

    CONOCE LA TRAZABILIDAD EXACTA DE TUS DOCUMENTOS

     

    Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada o actual de un producto, así como conocer sus historia.

    Si hablamos de documentos, gracias a la trazabilidad, existe la posibilidad de tener bajo control todas las modificaciones que se puedan realizar sobre un documentos, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.

    Existen 4 preguntas que hacerse para entender la trazabilidad:

    ¿QUÉ?

    ¿Qué es lo que hay que trazar? Se debe identificar el producto (en este caso el documento), saber cómo se llama, qué documento es...

    ¿CUÁNDO?

    ¿Cuando hay que trazarlo? Hay que conocer el momento exacto en el que tiene lugar tal acción.

    ¿DÓNDE?

    ¿Dónde se traza? Es deseable saber en qué lugar ocurre tal circunstancia o acción sobre el documento.

    ¿POR QUÉ?

    ¿Por qué se traza? Se trata de conocer el motivo, el estado o la acción que ese producto (documento) realiza.

    Estas 4 preguntas anteriores siempre rondan en nuestra cabeza cuando queremos recuperar un documento y no lo encontramos, o sí que lo encontramos pero no es la versión que estábamos buscando.

     ¿quién habrá modificado el documento? ¿cuándo se modificó por última vez? ¿cómo es posible que el documento no esté actualizado? ¿por qué no se ha revisado esta documentación? ¿ésta es la última versión?

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    ¿Qué relación existe entre la trazabilidad y la gestión documental?

    Diariamente realizamos tareas que tienen un documento (documento físico o digital) que contiene la información necesaria para conseguir el objetivo final de ese proceso. Por lo tanto, la gestión documental forma parte de estos procesos y debe gestionarse con el fin de mejorar los procesos, aumentar la productividad y reducir costes innecesarios.

    Desde que se crean los documentos, se modifican, se consultan y finalmente son archivados o destruidos, se generan versiones y se distribuyen entre multitud de recursos.

    Si estos documentos son gestionados y centralizados, se tendrá constancia en todo momento de quién accede, a qué documentos se accede, cómo se accede y por qué.

     

    Si quieres conocer más acerca de cómo puede ayudarte la Gestión Documental, lee el siguiente Post “Gestión Documental: Accede rápidamente a tus facturas

     

    ¿Por qué es importante conocer la trazabilidad?

    Conocer el recorrido que realizan los documentos dentro del sistema de gestión documental de una organización es necesario para:

    • Identificar tareas que no han sido resueltas o que quedan pendientes de alguna validación.
    • Poder recuperar los documentos conociendo en todo momento su estado y ubicación.
    • Prevenir su extravío.
    • Mantener un control de todas las operaciones que se realizan con los documentos. Si hablamos de digitalización de documentos, estos documentos físicos se tendrán que capturar y digitalizar previamente. A continuación se registrarán, clasificarán, almacenarán y se conservarán o bien eliminarán.
    • Identificar el origen de los documentos cuando se haya realizado alguna transferencia de los mismos, una migración o un envío.
    • La trazabilidad garantiza calidad.

    Todos los movimientos que realizan los documentos deberían estar documentados a su vez para poder ser localizados en cualquier momento. Existen mecanismos de seguimiento y control de los mismos que nos permiten identificarlos de forma única, ponerles nombre, conocer la persona que lo realizó y modificó y la fecha del último movimiento.

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    cuestriones de la trazabilidad

    ¿Qué ventajas se obtienen?

    La trazabilidad de los documentos está directamente relacionada con digitalización de documentos. Los documentos digitalizados y tratados con una gestión electrónica sirven para resolver problemas como: ¿Dónde se guardan los documentos? ¿Cómo se guardan? ¿Cómo se organizan y cómo se encuentran después?

    Entre las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental que permita la trazabilidad de los documentos están por supuesto la reducción de los costes vinculados al papel, ya que sin papel hay menos riesgo de que las empresas pierdan su información.

    Además de esta reducción de costes, la seguridad que ofrece un sistema de gestión documental acerca de conocer en todo momento quién accede y quién no accede a los documentos, es clave dentro de la estrategia de la empresa.

    Una óptima trazabilidad en la gestión documental implantada en las empresas permite, además, la gestión racional de los recursos. Esta gestión conlleva a una reducción de costes y un uso más adecuado de la información en procesos claves del negocio.

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    Ventajas

    La gestión documental aplicada a las empresas para organizar sus documentos ofrece las siguientes ventajas a la organización:

    • Sencillez: Manejo de los documentos de forma más sencilla al estar organizados y estructurados.
    • Agilidad: la entrada de la información es rápida. Los documentos se insertan de forma ágil en el sistema documental.
    • Control: se tiene control sobre todos los documentos que se crean, modifican, envían o eliminan.
    • Seguridad: se mejora la seguridad al conocer dónde están los documento, saber quién los ha creado, modificado e incluso eliminado.
    • Ahorro de tiempo: se reduce el tiempo de búsquedas al estar todo organizado.
    • Optimización del espacio: si estos documentos se encuentran archivados en la nube, el ahorro y la optimización del espacio es significativo.
    • Organización: los documentos están clasificados y organizados. Esta organización repercute en la eficiencia y ahorro de tiempo de la búsqueda y localización de los documentos.
    • Eficiencia: los procesos de la organización son más eficientes. Si se trabaja con workflows (flujos de trabajo) que manejen estos documentos, se consigue una optimización del manejo de los documentos, aumentando la eficiencia.
    • Satisfacción: los clientes están más satisfechos, lo que implica una calidad asociada a la empresa que deriva en esa satisfacción.
    • Ahorro de costes: se reducen los costes de consumo de papel y el tiempo invertido en consultas y búsquedas tediosas.

    ¿Para quién es imprescindible controlar la trazabilidad?

    Las organizaciones que tienen gran movilidad de sus recursos y por lo tanto también de sus documentos, deben contar con un buen sistema documental que tenga bajo control toda esa información. Es imprescindible gestionar de forma eficiente esa información para evitar búsquedas innecesarias y notables pérdidas de tiempo e incluso disgustos.

    Uno de los aspectos más importantes que facilita la gestión documental es la trazabilidad. Las organizaciones trabajan de forma colaborativa, y el hecho de contar con una herramienta que cree, modifique y recupere versiones de los documentos y además guarde su evolución es crucial para mejorar en eficiencia, productividad y seguridad.

    La reducción de costes es un prioridad para las empresas y ello pasa por reducir el uso del papel y también por tener una óptima trazabilidad de sus documentos.
    La digitalización y organización de los documentos es una de las apuestas más estratégicas que toman las empresas, ya que existe menor riesgo de pérdida de la información.

    La información es uno de los patrimonios más valiosos para las empresas, por lo que su manipulación debe ser controlada.
    Conocer en todo momento quién puede acceder a los documento es clave dentro de la estrategia de seguridad de las organizaciones.

    El hecho de gestionar de forma óptima la trazabilidad en la gestión documental permite no sólo llevar una gestión racional de los recursos y una reducción de costes derivados de ella, sino que además, se consigue un uso más adecuado de la información en los procesos clave del negocio. 

    La trazabilidad actúa como una herramienta para la calidad. Las empresas que entienden la calidad como uno de los pilares estratégicos de su organización, son un ejemplo claro de organizaciones que deben contar con sistemas de gestión documental que les ayuden a conseguir estos objetivos.
    ¿Eres tú una de esas empresas?

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    Equipo DATADEC

    Escrito por: Maria Serneguet

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