La trazabilidad es la capacidad de verificar la historia, localización o aplicación de un elemento mediante registros documentados. Es decir, en el caso de un determinado producto, se puede demostrar sin equívocos y de una manera documentada cuál es el origen de los materiales utilizados en su fabricación (sus proveedores, sus fechas y lugares de entrada, etc.), cuáles son los pasos y operaciones que sufrió durante la transformación y cuál fue el destino del producto elaborado.
En muchos casos la trazabilidad es indispensable y regulada por ley como en los sectores de la alimentación o cosmética. En muchos otros es fundamental para poder obtener certificaciones y sellos de calidad como podría ser la trazabilidad de la calibración de equipos de medida, donde se debe documentar y probar que los equipos de medida utilizados en nuestro proceso productivo funcionan adecuadamente mediante la comparación en cadena con un patrón.
La trazabilidad también es un componente fundamental para poder analizar y mejorar nuestros procesos, independientemente de la naturaleza que sean. Un ejemplo de este caso podría ser el desarrollo de aplicaciones informáticas donde cada nueva característica debe poder relacionarse con su historia: quién la pidió, por qué, quién la autorizó, cuando se desarrolló, quién, cuando y cómo se testeo y cuando se implementó para los usuarios.
Trazabilidad de productos
La primera característica necesaria para asegurar la trazabilidad de los productos es una buena identificación de los mismos, mediante códigos únicos, generalmente los conocidos códigos de barras. Además, estos códigos los asocian a un lote de fabricación. El lote de fabricación es un grupo de productos al que se suponen las mismas características ya que comparten las mismas materias primas y las mismas condiciones de fabricación. Este lote de fabricación será el que asegure la trazabilidad de las propiedades prometidas a un producto ya que se han observado y comprobado mediante análisis de muestras del mismo lote.
Trazabilidad de servicios y de procesos
Al igual que un producto, la trazabilidad de un servicio o/y proceso se puede definir como la capacidad de un sistema de reproducir la historia y la trayectoria de un servicio o/y proceso a lo largo de la cadena de actividad de la empresa. La trazabilidad se puede extender a todos los procesos que se producen desde la captación de un cliente hasta el cobro del producto.
Esta trazabilidad, al igual que en el caso de los productos alimentarios, puede ser legalmente requerida, como por ejemplo en el mantenimiento de ciertos equipos, donde el propietario debe justificar tener un contrato de mantenimiento y el contratista respetar las condiciones legales definidas en cuestión de intervalos y operaciones de mantenimiento.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, la trazabilidad es simplemente una actividad necesaria para mejorar la rentabilidad de nuestras operaciones y la satisfacción de nuestros clientes. Dónde se ponen los límites, dependerá de la capacidad del ERP y de las necesidades de la empresa. Veamos dos ejemplos concretos.
Trazabilidad del mantenimiento de un equipo
Lamentablemente la importancia de una buena trazabilidad de las operaciones de mantenimiento se pone de manifiesto durante la investigación de accidentes. El sistema ERP debe no sólo recoger quién, cuándo y con qué operación se hizo, sino también las posibles referencias a la documentación técnica o decisiones tomadas de por qué si o por qué no se hizo tal operación.
La primera dificultad existente a la hora de garantizar esta trazabilidad es la identificación del equipo, ya que no se opera dentro del ámbito controlado por la empresa, sino en las dependencias del propietario. Un código de barras en una pegatina podría desaparecer de una caldera de un mes a otro sin más razón que la estética. Así que todas las opciones que nos proporcione un ERP para asegurar la identificación serán bienvenidas: campos donde identificar la ubicación, donde describir el equipo, posibilidad de adjuntar fotos, códigos QR u de otro tipo, etc.
La segunda gran dificultad será mantener una trazabilidad de las operaciones realizadas. ¿Qué operaciones se realizaron? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Se sustituyeron piezas? Toda esta información puede ser muy relevante no solo para realizar investigaciones puntuales, sino para realizare análisis de productividad o simplemente para adjuntar información a la facturación. Cualquier ERP podrá proporcionar un histórico, pero aquí la gran ayuda vendrá de cómo el ERP asegure qué esta información sea fiable y relevante. La funcionalidad básica a analizar es cómo funcionan los interfaces entre el ERP y los terminales móviles de los técnicos.
Un tercer punto de interés será la trazabilidad de la relación con el cliente y de los posibles acuerdos. ¿Se informó al cliente del coste de la visita? ¿Se le propuso alguna mejora? ¿Se ha registrado la conformidad del cliente con el mantenimiento realizado? ¿Con qué facilidad el módulo de gestión de reclamaciones de un ERP pueda acceder a esta información?
Trazabilidad de la facturación
La importancia de una buena trazabilidad de los procesos de facturación es evidente a la hora de afrontar auditorías externas.
En este caso el primer paso para asegurar una trazabilidad, la identificación, es relativamente sencillo. Una factura se identifica por un número único que gestiona el ERP. Simplemente podríamos entender cómo el ERP asegura que el número es único y como permite corregir errores de facturación. Podría ser interesante entender si existe alguna posibilidad de que la información se borre del sistema y si es así, bajo qué condiciones y autorizaciones.
Para evitar problemas administrativos en el pago una factura debe tener una trazabilidad sobre el producto o servicio facturado. Esta suele ser información fácilmente incorporable al cuerpo de una factura, con vínculos a las diferentes referencias facturadas. Más complejo puede ser asegurar una trazabilidad por parte del cliente, es decir, con las referencias de su sistema de información. Es importante valorar que opciones proporciona un ERP en este sentido.
La trazabilidad de la cantidad facturada, es decir, cómo se ha llegado a esa cantidad y aplicando qué fórmulas puede ser muy relevante en contratos marco multianuales con cláusulas de actualización de precios automáticas.
Toda esta información puede simplificar enormemente los procesos de negocio. Imaginemos, por ejemplo, que durante la gestión de pagos se descubre que un determinado producto no se llegó a entregar al cliente o que fue devuelto por algún defecto. Cuando se registre esta nueva información en el módulo de pagos, el ERP podría proponer automáticamente la creación de nota de crédito al cliente, la inversión del movimiento de la mercancía y proponer la creación de una incidencia a operaciones para investigar el origen del problema.
Conclusiones
El concepto de trazabilidad en un ERP tiene un punto de vista más amplio que el tradicional basado en los productos. Se extiende a cada uno de los procesos que gestiona.
Un buen sistema ERP:
- Asegurará la identificación biunívoca de cada operación, de quién la realiza, de cuando y de cómo se realiza tanto desde el punto de vista del sistema cómo del negocio.
- Proporcionará los mecanismos necesarios para que la historia registrada sea correcta mediante la validación de datos compartidos entre procesos, un buen interfaz con el usuario y una buena integración con los sistemas de movilidad.
- Mantendrá no sólo una trazabilidad interna sino externa, incluyendo los intercambios de información del cliente y sus referencias.
- Simplificará la gestión de procesos vinculados mediante la implementación de reglas lógicas.
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y si quieres conocer una herramienta de ERP:
Iago Arribas
Equipo DATADEC