CONSEJOS CLAVES PARA TRABAJAR CON UN SGA EN TU ALMACÉN

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Un SGA es una herramienta. Esto es algo que conviene no olvidar, porque como cualquier herramienta nos facilita la vida si lo utilizamos para el fin para el que fue creado y también, como cualquier herramienta no debemos olvidar que el papel del ser humano influye de forma decisiva en los resultados del uso del mismo.

Imaginemos un simple taladro. Para utilizar correctamente un taladro lo primero y fundamental es conocer “cómo funciona exactamente”, posición en la que debemos usarlo, botones que debemos apretar, sentidos en los que puede girar, etc. Lo siguiente es que (aunque parezca una obviedad) debemos ser conscientes de que el taladro sirve para taladrar y no para para clavar clavos, por ejemplo. Por último, la habilidad del que maneja el taladro, su motivación, las habilidades adquiridas, la frecuencia de uso, influirán decisivamente en el resultado. Yo personalmente he abierto auténticos boquetes en superficies demasiado blandas por no haberlo previsto, he hecho agujeros de gran perfección circular, pero más grandes y/o más pequeños que los tacos de los que disponía, he tratado de taladrar metal con una broca de pared e incluso he hecho verdaderas destrozas empeñándome en hacer agujeros cuando mi taladro estaba en la posición de “desatornillar”. Un taladro tiene una serie de exigencias de manejo que, si se desconocen o se obvian, por descuido o voluntariamente, hacen que el taladro funcione, pero no como desearíamos y si insistimos y vamos con los años acumulando errores, podemos llegar a la nada acertada conclusión de que nuestro taladro no sirve para nada porque no hace sino destrozarnos las paredes.

Pueden creerme si les digo que en el manejo del SGA ocurre exactamente lo mismo salvo con alguna diferencia.

Básicamente, esquivar las exigencias de nuestro software lo que provoca en el SGA es que acumula errores a diario y con el paso del tiempo, inevitablemente los que lo manejan llegan a la poco acertada conclusión de que “antes trabajaban mejor”. En el caso del taladro sería como si usándolo a diario en la misma pared, en lugar de arreglar cada agujero mal acabado los dejáramos ahí y tratáramos de colgar un cuadro haciendo uno nuevo. Al final, la cantidad de agujeros existentes nos impedirían hacer agujeros nuevos de manera que estaríamos predestinados a utilizar nos guste o no, los que ya están hechos.

Como en el manejo de cualquier herramienta el ser humano está como mínimo antes y después de la misma, en un SGA estamos antes alimentándolo y después analizando. Veamos las principales exigencias que tiene el manejo de un software y que no debemos obviar si deseamos obtener buenos resultados.

La codificación de cada artículo debe ser Única

La nomenclatura para cada artículo debe ser precisa, simple, completa y sobre todo única. Trate de evitar la “multi-nominación” de sus artículos. Una cuestión tan simple como el hecho no saber escribir sin faltas de ortografía, sobre todo si esta circunstancia se da en la persona autorizada a dar de alta artículos, puede provocar que dicha persona no localice un artículo que necesite en un momento concreto y que asuma que no está en el sistema y que por tanto hay que crearlo.

Así podemos ver en muchas más ocasiones de las deseables circunstancias como esta: LEJÍA-LEJIA-LEGÍA-LEGIA. Para un SGA no existe ninguna duda acerca de que estos cuatro nombres representan a cuatro artículos diferentes. Imagine las dificultades que podemos encontrar a la hora de tratar de averiguar el stock de lejía. Compras puede estar viendo que hemos roto stock de lejía y lanza una orden de compra urgente, mientras comercial retrasa un pedido de cliente por la misma razón, pero con la “legía”, mientras que almacén puede estar haciendo inventario de las 400 unidades de “lejia” que efectivamente hay en stock. En un almacén de productos de limpieza tenemos un problema, pero en uno de material eléctrico y tornillería tenemos una catástrofe en ciernes.

Consejo: protocolice y estandarice la creación de referencias por ejemplo “todos los artículos se darán de alta en mayúsculas sin acentos”, restrinja mucho la cantidad de personas que están autorizadas a crear referencias nuevas y si ya tiene este problema sepa que al implantar un SGA las consecuencias pueden agravarse por lo que le aconsejo que “purgue” su sistema de referencias previamente. Le aseguro que el tiempo invertido en esta tediosa tarea es tiempo bien invertido.

No trabaje “fuera del sistema”, ni lo fuerce.

Por experiencia esto es algo que he podido observar en demasiadas ocasiones. “Tenemos SGA pero no trabaja bien” es la frase que delata la presencia de una definición de requerimientos incompleta o errónea y que, dado que la compañía no detiene su actividad por eso, provoca que para el día a día los usuarios fuercen al sistema a trabajar de forma que no es aquella para la que se diseñó. El cúmulo de errores provocados por esta solución de pura supervivencia provoca la falsa sensación de que el SGA no funciona bien cuando lo que no funcionó bien, fue la etapa de definición de requerimientos previa a la implantación.

O aun peor, todas las carencias que detecten serán subsanadas con “ingeniosos inventos” o “salidas del sistema” que no harán sino acumular errores a lo largo del tiempo hasta que inevitablemente la herramienta, el SGA, pierda precisión por un manejo equívoco del sistema. Uno muy recurrente es crear almacenes falsos (que solo existen en el sistema) donde van a parar todo tipo de referencias que, por ejemplo, soportan procesos no contemplados en esa fase inicial y crítica, de definición de requerimientos.

Si usted tuviera que hacer un agujero de 6mm de diámetro en una pared de granito, ¿le diría al vendedor de su centro de bricolaje que el agujero es de 4mm y que la superficie a taladrar es de madera? Ciertamente no, de hecho, seguro que esto le parece absurdo. Sin embargo, yo he visto peligrar puestos de trabajo de cierta relevancia por hacer esto mismo sin ningún pudor cuando se trata de desvelar nuestra forma de proceder a un partner de software. ¿Por qué?

Consejo: No busque soluciones momentáneas, apaños al margen del sistema para poder trabajar en su almacén, por que sólo será una solución a corto plazo. El implantador del SGA no está ahí para juzgar su trabajo, valorarlo o criticarlo, está para ayudarle a resolver problemas, para adaptar una herramienta de precisión que funciona perfectamente como es el SGA, a su forma de trabajar REAL. Lo hará en todos aquellos puntos en los que sea posible y aconsejarle sobre nuevas formas de actuar para resolver aquellas situaciones en las que el SGA no trabajaría adecuadamente, digamos en las situaciones en que será usted el que deba adaptarse al SGA sacrificando costumbre para ganar precisión.

Confíe en la experiencia de su implantador.

Relacionado con el consejo anterior. Su implantador necesita saber todas sus necesidades o lo que podría traducirse como todas sus formas de trabajar, todos sus procedimientos, los que se enseñan en una visita comercial de un nuevo cliente en potencia y los que no. Si le oculta problemas o formas de proceder, que luego resultan ser habituales en su almacén, la configuración del SGA tendrá carencias provocadas por la desinformación que usted mismo provocó y no le quepa duda de que no hará que los usuarios se detengan por ello.

Sea de forma consciente o no, si usted plantea un escenario ficticio su partner le creerá y configurará su software en base a una ficción cuyas carencias aparecerán más tarde o más temprano, cuando inevitablemente surja la situación que las provoca.

Consejo: Trasmita al consultor del implantador todas sus necesidades, dudas y problemas que haya detectado en su día a día, confíe en su implantador y déjese aconsejar, él ha realizado implantaciones de software en diferentes empresas de diferentes sectores, por lo que puede aportar una visión amplia de como solucionar las diferentes casuísticas que se producen en la empresa. Ese "expertise" es de alto valor y ayuda además, de que la implantación del SGA se realice con éxito, a que su empresa mejore los procesos y métodos de trabajo.

Conclusión

En conclusión, trate de ver al SGA como a una herramienta que le va a ayudar a lograr sus objetivos y a su implantador, como al mostrador de su tienda de bricolaje. Si desea obtener los mejores resultados es mejor acercarse al mostrador con sinceridad y admitiendo que nade conoce mejor la herramienta que su implantador. Ese conocimiento debe unirse al suyo, al hecho de que nadie conoce mejor su almacén que usted o el personal que usted designe. En ningún caso es aconsejable dejarse nada en el tintero por ambas partes, ya que las consecuencias pueden requerir de inversiones nada desdeñables para ser subsanadas.