CONSEJOS PARA SELECCIONAR UN SISTEMA ERP PARA PYMES

Como hemos comentado en repetidas ocasiones, los sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) son sistemas de información concebidos para gestionar todos los procesos de una organización, de forma que permiten y facilitan la toma de decisiones desde una perspectiva global de la organización en su conjunto, y no sólo desde un punto de vista departamental o parcial. Por este motivo, la selección de un software adecuado a la organización se convierte en un factor clave para gestionarse con eficacia.

El problema que se vislumbra es el de seleccionar, con garantía de éxito, este tipo de software de gestión para que se ajuste a los requerimientos de una organización en particular. Aunque aparentemente parece una labor sencilla, no es nada fácil a juzgar por el número de empresas insatisfechas con relación a la decisión que tomaron en su día. Este problema se agrava en el caso de las PYMES, ya que por sus características suele disponer de menos recursos para dedicar a un análisis previo de este tipo.

En este post vamos a abordar cuál sería el proceso lógico para seleccionar un sistema ERP para el caso de las PYMES en general.

Se trata de un proceso muy pragmático orientado a reducir el riesgo de equivocarse en una decisión de este tipo. Para ello, vamos a estructurar este análisis en 5 grupos de interés:

1. Creación del proyecto de selección del software.
2. Análisis de los requerimientos internos de gestión de la empresa.
3. Aspectos relacionados con requerimientos generales del software de gestión.
4. Aspectos relacionados con el proveedor de servicios de software.
5. Valoración de toda la información recopilada.  

Vamos pues a desarrollar cada uno de estos.

1.- Creación del proyecto de selección del software.

Es imposible asegurar el buen fin de cualquier proyecto que abordemos si no partimos de una serie de reflexiones y compromisos que son necesarios plasmar en un documento que sirva de base para todas las labores de desarrollo y comunicación posterior. No se trata de hacer un libro o un compendio de acciones a realizar, esto sería un grave error que nos anticiparía un claro fracaso antes de empezar, ya que el objetivo no es conocer lo que sabe alguien (siempre existe un “iluminado”), sino plasmar las cosas estrictamente necesarias y esenciales de un proyecto de este tipo con la máxima claridad, sencillez y lo más escueto posible.

A título de ejemplo y con la finalidad de ayudar al lector, vamos a proponer una estructura general de este documento que nos permita garantizarnos las bases mínimas para proseguir con el proyecto. En este sentido, vamos a proponer las siguientes consideraciones que se deben realizar en el tiempo de acuerdo con la siguiente secuencia:

• ¿Por qué se plantea la empresa iniciar un proceso de selección de software ERP? (con máximo detalle posible, explicando el contexto, etc.…).
• ¿Cuál es el principal problema que se trata de abordar? (con máximo detalle posible).
• ¿Quién es el promotor inicial de esta propuesta? (No se trata de poner medallas a nadie, sino la de contar con alguien con el que contrastar cierta información que será crítica mas adelante).
• ¿Existe algún condicionamiento o requerimiento temporal que afecte a este proyecto?
• ¿Cuál es el compromiso y apoyo por parte de la dirección general de la empresa?

• Responsable general del proyecto (el máximo responsable del proyecto en la empresa).
• Responsable ejecutivo del proyecto (el responsable de dirigir la ejecución del proyecto de acuerdo con las directrices del responsable general y del presente documento).
• Plazos importantes de ejecución (aunque sean susceptibles de cambiar posteriormente, son los plazos deseables inicialmente):
• Periodo previsto de selección de software (desde - hasta).
• Periodo previsto de implantación del software (desde - hasta).
• Estructura tecnológica interna de la empresa al servicio del proyecto.
• Equipo de trabajo para la selección e implantación del software. No hace falta definir con detalle el equipo final, pero si el equipo inicial, necesario para acometer el resto de las etapas previstas en este documento. Cuando hablamos del equipo, no sólo hay que pensar en trabajadores de la empresa, sino también en personas externas (de otras empresas) necesarias para completar las capacidades internas de la empresa. En este ultimo caso, se deberá especificar los requisitos de personal externo con el mayor detalle posible (conocimientos + experiencia + actitud + tiempo de dedicación) para tenerlo en cuenta en su contratación.

• Alcance del proyecto. Definir las áreas de la empresa y las funcionalidades que se quieren acometer en este primer proyecto. En caso de que se prevea una ampliación futura con relación al sistema ERP, es conveniente indicarlo estableciendo plazos estimados.
• Ámbito de aplicación geográfico. Se trata de definir:
  • Ámbito geográfico en el que opera la empresa, ya que suele determinar algunos requerimientos de gran importancia.
  • Ámbito geográfico en el que necesita recibir servicios de apoyo a su gestión relacionada con el sistema ERP. Esta consideración puede determinar algunos requerimientos del proveedor a seleccionar.
• Procesos críticos. No se trata de realizar un análisis de requerimientos, sino de indicar los procesos críticos desde el punto de vista del negocio y del proyecto que sirvan de punto de partida para análisis posteriores. Para definirlos, puede ayudar mucho pensar en las siguientes cuestiones:
  • ¿Qué es lo que quiero conseguir con este software, lo más importante?
  • ¿Dónde gana realmente dinero la empresa?
  • ¿Qué estoy haciendo para diferenciarme de la competencia?, o ¿qué procesos me hacen ser muy bueno o diferente a los demás?
  • ¿Qué procesos influyen mucho en que cobre a tiempo de los clientes?
  • ¿Qué procesos influyen mucho en que venda más cantidad de producto?
  • ¿Qué procesos me ayudan a tener un nivel de inventario mas bajo sin dejar de servir al cliente?
  • Etc…
• Tipo de inversión. Se trata de especificar si se quiere invertir en una red publica o privada, y la modalidad de facturación (SaaS, etc…)
• Condiciones de seguridad. Es importante definir las siguientes políticas:
  • Seguridad de acceso al sistema.
  • Seguridad de los datos.
  • Seguridad del funcionamiento del sistema de información.

D.- Objetivos por alcanzar y sistema de control. En este punto es importante definir objetivos concretos para que sirvan de verdad. Para ello debemos diseñarlos de forma que cumplan todas y cada una de las siguientes características:

• Que sean específicos (no generales)
• Que sean medibles (especificar la formula y unidad de medida o forma de medirlo).
• Que sean alcanzables.
• Que sean relevantes para los objetivos de la empresa.
• Que tengan un tiempo determinado para alcanzarlos y medirlos.
• Prioridad.

• Requerimientos internos de gestión (indicar responsable y periodo de elaboración).  
• Relación inicial de soluciones ERP en el mercado que puedan encajar en una empresa como la nuestra (indicar responsable y periodo de elaboración).
• Análisis de contenidos en internet sobre las empresas seleccionadas de la relación de soluciones comentadas en el punto anterior. Se trata de conocer mejor a los proveedores de los servicios susceptibles de contratación, no en base a los que nos digan ellos, sino en base a sus actos y a lo que digan de ellos. Este análisis de contenidos deberá aborda (indicar responsable y periodo de elaboración):
  • Análisis de su creación de contenidos en blogs, ferias, etc...
  • Análisis del contenido de su sitio web (página web, ecommerce, etc.…)
  • Opiniones de terceros y valoración de clientes.

2.- Análisis de los requerimientos internos de gestión de la empresa.

En definitiva, se trata de saber qué necesitamos para poder gestionar la empresa de forma eficaz, de manera que lo podamos plasmar en un documento que sirva de base para comunicarlo a terceras partes para analizar la idoneidad de los programas ERP que nos propongan, analizar las condiciones de colaboración, etc…

Aparentemente parece una labor muy sencilla pero no lo es. Todo el mundo dice saber perfectamente lo que necesita, pero pocos lo hacen con el rigor, el detalle y la amplitud que requiere un proceso de este tipo, donde lo importante es transmitir a terceras partes el conocimiento que no tienen sobre nosotros y nuestras necesidades, y que es crítico para que puedan ayudarnos a cubrir nuestros objetivos. Aconsejamos, de acuerdo con nuestra experiencia, no tratar de ser muy ambicioso queriendo hacer cosas que nunca se han hecho, o tratando de perfeccionar todo de forma rigurosa, de lo que se trata, es de ser realista y que lo que se haga, se haga muy bien, de forma que es mejor sumar muchos éxitos pequeños que morir queriendo alcanzar un sólo éxito muy grande.

Para ayudar en esta tarea vamos a proponer algunos consejos prácticos que nos han funcionado muy bien en el pasado. Nos referimos a centrar nuestra atención en los siguientes análisis (algunas cuestiones pueden incluirse en mas de un análisis):

• Indicar todos los procesos de gestión que se deben incluir en este proyecto. De estos procesos, seleccionar cuáles son procesos críticos para la gestión de la empresa. Aunque sería deseable hacerlo para todos los procesos, al menos, por cada uno de los procesos críticos, es importante analizar con detalle el flujo físico de tareas y documentos (tanto de entrada como de salida). Tener cuidado con aquellos procesos que no se consideran críticos a priori, pero que son fundamentales para que otros procesos considerados como críticos lleguen a buen fin. En estos casos, se deberían analizar conjuntamente.
• Los aspectos que pueden influir mucho en los requerimientos de software suelen estar relacionados con:
  • Requerimientos de documentos (tanto emitidos como recibidos)
  • Requerimientos del intercambio electrónico de datos. Debemos pensar en distintos agentes como son: clientes, proveedores, bancos, administraciones publicas, etc…
  • Requerimientos relacionados con el archivo documental.
  • Requerimientos legales y fiscales como consecuencia de la actividad o características de la empresa (tamaño, localización, etc..).
  • Sistema de comunicaciones con terceras partes.
• No nos podemos olvidar nunca de analizar:
  • Los requerimientos derivados por la propuesta de valor de la empresa (hay que detectar requerimientos como consecuencia de compromisos adquiridos, implicación de la tecnología para cumplir la propuesta de valor, etc…).
  • Requerimientos relacionados con el flujo físico de materiales o productos. En este sentido es importante considerar temas como son: necesidad de trazabilidad, caducidad, requerimientos de calidad, etc…
  • Requerimientos relacionados con el almacén y la definición de la referencia de los materiales o productos. En este sentido es importante considerar cuestiones cómo:
    • Definición de referencias. Referencias reales y virtuales, tratamiento de conjuntos, composición de productos, etc….
    • Requerimientos de gestión en función de la categoría o clasificación de materiales o productos.
    • Requerimientos con relación a la valoración de materiales o productos en el almacén.
    • Necesidades relacionadas con la gestión física del almacén (asignación de ubicaciones, ordenes de trabajo, etc…).
    • Controles para evitar la ruptura de stocks.
• Los requerimientos derivados del ámbito operativo de la empresa: debemos pensar en diferencias entre actividades Off-line y On-line.
• Necesidad de gestionar la logística inversa.
• Requerimientos básicos de procesos estándar como son:
  • Ventas - Riesgos con Clientes - Cobros.
  • Compras - Sistemas de Control - Pagos.
  • Fabricación (interna o externa) - MRP (capacidad finita o infinita, …)
• Requerimientos como consecuencia las características del sistema de valor del sector y la posición de la empresa. Esto nos muestra la posición de fuerza que tiene la empresa para negociar en el sector cuestiones que pueden derivar en requerimientos impuestos por terceras partes (ejemplo: sistema EDI en el sector automovilístico, etc.)

Consideramos que, con estas indicaciones, se cubren un amplio espectro casuísticas que nos permitirán hacer un análisis completo de nuestras necesidades de gestión mas importantes.

3.- Aspectos relacionados con requerimientos generales del software de gestión.

En este caso se trata de identificar aquellos aspectos que consideramos importantes que deba cumplir el software ERP al margen de las funcionalidades que se deriven del análisis de requerimientos internos de gestión comentados en el punto anterior.

Estos requerimientos están orientados a aspectos cualitativos que consideramos críticos para nuestra satisfacción completa. En este sentido tenemos que definir:

• Con relación al interfaz con el usuario. En este sentido debemos indicar requerimientos relacionados con:
  • Usabilidad del programa (diseño, sencillez, herramientas, …)
  • Capacidad de personalización del usuario: con relación a la navegabilidad por la aplicación, al diseño de pantallas de consultas, etc…
  • Necesidad de acceso multidispositivo (escritorio, móvil, Tablet, etc.)

• Con relación al soporte de usuario. Se trata de asegurar que nuestros usuarios cuenten con los recursos necesarios para poder gestionar eficazmente el software de gestión, y para ello, es importante analizar:
  • Con relación a la formación del usuario. Ver los recursos disponibles para la formación del usuario. En este sentido es importante que disponga de cursos estructurados sobre el funcionamiento del programa que pueda ser consumida a voluntad del usuario a través de videos, etc…
  • Con relación a problemas o dudas con la aplicación. Se trata de analizar las posibilidades que ofrece la aplicación con relación a tiempo a invertir para resolverlo. Normalmente se trate de:
    • Recursos generados por la comunidad de usuarios, de acceso libre.
    • Recursos de asistencia técnica del proveedor de servicios. En este caso, suelen existir 3 alternativas posibles: teléfono, correo o chat en directo.

• Con relación a la tecnología utilizada. Se trata de asegurarnos de dos cosas:
  • conocer las limitaciones que podamos tener, hoy o en el futuro, con relación al acceso a nuestros datos, que es uno de los activos más importantes de cualquier empresa hoy en día. Para ello debemos conocer la base de datos y las posibilidades de acceso a los datos al margen de los servicios de software ERP. Es importante tener garantizado el acceso a nuestros datos en cualquier momento de forma eficiente y eficaz.
  • que lo que compramos se ajusta razonablemente al nivel tecnológico que se debe exigir a un software en el momento de su adquisición. Lo que se quiere evitar es adquirir un software cuyo diseño y tecnología aplicada esté ya obsoleta, lo que siempre repercute negativamente en los costes de mantenimiento, en la capacidad de adaptaciones futuras y en el rendimiento del sistema. El problema de este análisis es que es muy técnico y requiere de un conocimiento de la materia, lo que supone normalmente tener que delegar este análisis en un tercero. No obstante, dependiendo del grado de interés en este aspecto, pueden existir algunos factores externos que nos hagan confiar en el nivel tecnológico del proveedor sin tener que recurrir a un análisis más específico.    

• Con relación a la integración con el entorno digital más extendido. En el mundo en el que vivimos, con una fuerte expansión de herramientas y funcionalidades digitales, es importante que nuestro sistema de gestión se entienda con las más habituales y extendidas en el mercado. En este sentido, es importante que se nos garantice la integración con:
  • Los paquetes de ofimática mas extendidos como Excel
  • Servidores de correo electrónico
  • Etc…

• Con relación a las funcionalidades generales del software. Al margen de que un software ERP cumpla con los requerimientos específicos de los procesos de gestión que contemple, es importante que cuente con herramientas de gestión generales de tipo transversal, que son necesarias para completar los requerimientos de muchos procesos y para coordinar a la empresa como un todo. En este sentido es importante que el programa cuente con:
  • Herramientas de tipo workflow o BPM, que trata de definir y ejecutar pautas sobre acciones con relación a cualquier usuario del sistema, sin que se requiera que estén predefinidas ni que se ejecuten en un entorno departamental. Estas herramientas permiten automatizar muchas acciones.
  • Generador de informes sencillos y personalizados.
  • Selección de indicadores y alertas de gestión del usuario.
  • Etc… 

4.- Aspectos relacionados con el proveedor de servicios de software.

Se trata de analizar qué aspectos debe cumplir un proveedor de un sistema ERP al margen del software que aporta. Para ello analizaremos cuestiones relativas a:

• Características físicas del proveedor. Podemos destacar:
  • Localización.
  • Tamaño y estructura de capital. Se trate de analizar su esperanza de vida (riesgo de desaparecer) por causas ajenas a su actividad profesional. A título de ejemplo, las empresas familiares o en manos de un único socio, pueden presentar un riesgo mayor de desaparecer que empresas grandes con capital muy diversificado, etc…
  • Organización de la empresa.
  • Ámbito geográfico de actividad.
  • Etc…

• Características profesionales del proveedor. Podemos destacar:
  • Experiencia en nuestro sector o en empresas afines a nuestra problemática.
  • Opiniones de clientes.
  • Opiniones de usuarios en foros especializados, etc…
  • Creación de contenido relacionado con nuestro sector.
  • Número de profesionales según especialización funcional
  • Etc…

• Características con relación a los servicios de mantenimiento. Podemos destacar:
  • Uso habitual de cláusulas de garantía del nivel de servicio contratado (cláusulas SLA).
  • Garantía de que el proveedor pueda cumplir sus compromisos SLA.
  • Consideración de los costes de cambio de proveedor (costes de salida).
  • Tipo de servicios susceptibles de contratar:
    • Copias de datos.
    • Actualización del software a nuevos requerimientos legales.
    • Capacidad de adaptaciones futuras.
    • Aspectos relacionados con la seguridad de acceso.
    • Servicio técnico.
• Etc…

5.- Valoración de toda la información recopilada.

Por último, se trata de valorar toda la información recopilada, para lo cual proponemos un sistema objetivo que nos sirva de base para agregar toda la información en un indicador que nos permita cuantificar el valor de cada propuesta.

Para ello, antes de proceder a recopilar la información de cada solución ERP seleccionada, es importante hacer una relación de todas las cuestiones a analizar agrupadas por:

• Análisis de los requerimientos internos de gestión de la empresa.
• Aspectos relacionados con requerimientos generales del software de gestión.
• Aspectos relacionados con el proveedor de servicios de software.

A partir de esta relación, es importante ponderar la importancia de cada una de las cuestiones planteadas en nuestra valoración final (que llamaremos índice de ponderación), y para ello, se trata de asignar un valor a cada una de las cuestiones (con independencia a valoración) de forma que:

• Asignaremos el valor 3 a aquellas cuestiones que más importancia damos.
• Asignaremos el valor 2 a aquellas cuestiones con una importancia media.
• Asignaremos el valor 1 a aquellas cuestiones que menos importancia damos.

Para crear esta ponderación, suele hacerse una propuesta por parte de cada responsable de equipo (al menos 2 o 3 personas con una visión general), y en base a estas, se llega a una decisión final por acuerdo entre todos, o a través de algún sistema de agregación como puede ser la media de las propuestas, etc…

Finalmente se trata de asignar una valoración personal a cada una de las cuestiones planteadas asignándoles un valor entre 1 y 5 puntos (1 para la menor valoración y 5 para la máxima) a cada una de las soluciones estudiadas, de forma que podamos calcular un valor por cada solución ERP, que será el resultado de sumar el producto de la valoración personal asignada a cada cuestión por su índice de ponderación, y de esta forma obtendremos un valor único por proveedor.

*Foto de Andrea Piacquadio en Pexels

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