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    19 Jan 2021

    CONSEJOS PARA ELEGIR UN PROVEEDOR ERP

    Por: un Consultor Especializado (lp), equipo DATADEC

    CONSEJOS PARA ELEGIR UN PROVEEDOR ERPFoto de fauxels en Pexels
     
     
    Elegir un proveedor de ERP es una decisión clave a la hora de asegurar el éxito de tu proyecto. Un software de estas características, correctamente implantado, te permitirá aumentar la competitividad de tu negocio, ya que garantiza un aumento de la productividad debido a la posibilidad de obtener una enorme cantidad de datos cruzados que facilita la toma de decisiones.
     

    Siguiendo esta línea, también podrás controlar de forma exhaustiva todas las operaciones que lleves a cabo facilitando la toma de decisiones de importancia. Esto lo aprovecharás tanto a la hora de lanzar un nuevo proyecto como de dar un giro de 180 grados a cualquiera que esté en marcha. Una de las claves de las compañías del siglo XXI es la integración transversal. Los sistemas ERP permiten que los distintos departamentos de finanzas, comerciales o de marketing puedan acceder a la misma información sin la necesidad de solicitarla porque está a su disposición. Esto acelera el trabajo y permite aumentar la eficiencia, un elemento clave para que puedas ser competitivo.

    En este sentido, elegir un buen proveedor de ERP es capital para empezar a sacarle partido desde el momento de su implantación y sacar ventaja respecto a la competencia desde el primer segundo y no perder tiempo ni dinero por el camino.


    Características de un proveedor de ERP para garantizar el éxito

    La acción de elegir un proveedor debe seguir unas características concretas si queremos que nuestra decisión sea acertada y que no empecemos con mal pie. De hecho, su importancia está al mismo nivel que el programa ERP que acompañe a dicha elección. Por ello, para que no falles en tu particular tesitura te presentamos las seis características fundamentales que debe presentar para garantizar el éxito.

      1. Compromiso con tu negocio. En este sentido, debe conocer en profundidad a qué te dedicas y cuáles son tus objetivos tanto a corto como a largo plazo. Así, es necesario que inicialmente realice una auditoría sobre toda tu negocio y empresa, para valorar la compatibilidad previa entre tus intereses y los suyos. Si no realiza este primer paso, es muy probable que no esté pensando en una relación a largo plazo.

      2. Experiencia en el sector. En el proceso de selección que debes realizar, también es fundamental que el proveedor que acabes eligiendo cuente con experiencia en el sector. Antes de contratar a nadie también es recomendable pedir un portfolio de proyectos a los que han estado relacionados para que tú puedas valorar si realmente es lo que estás buscando o no. Obviamente, a mayor experiencia, mayores serán las posibilidades que puedas conseguir lograr aquellos resultados que estás buscando.

      3. La cultura empresarial. Esta característica también juega un papel fundamental entre las características que debemos valorar. Además del interés en nuestro proyecto, tener un proveedor que sea afín a nosotros en términos como ética de trabajo y honestidad tendrá enormes ventajas. Por un lado, los trabajadores se sentirán más cómodos, serán más eficientes y, además, ganaremos en fidelidad por su parte. Además, nuestros diferentes stakeholders también aumentarán su compromiso con nosotros gracias a una buena imagen.

      4. Capacidad de respuesta ante un problema. Por otro lado, la comunicación con el proveedor es fundamental cuando se decide implementar un sistema ERP. En este sentido, debe contar con canales comunicativos abiertos y que sean eficientes. La velocidad es fundamental y, por tanto, debemos tener la posibilidad de poder contactar con ellos en un tiempo récord. Cerciorar que los canales de contacto funcionan correctamente es algo realmente fundamental. Obviamente, en pleno siglo XXI, no vale simplemente con un número de teléfono o un correo electrónico, sino que es necesaria la proactividad. Esto quiere decir que el propio proveedor debe tener la capacidad y autonomía de comunicarse con nosotros ante cualquier tipo de problema.

      5. Capacidad de actualización. Relacionada con otras anteriores, otra de las características fundamentales es la capacidad de ofrecer servicio de capacitación y estar actualizados en los últimos avances que ofrece la tecnología en este ámbito. Este tipo de software puede quedarse obsoleto técnicamente con la velocidad con la que avanza la tecnología y el desarrollo de los procedimientos de gestión.

      6. El tamaño y la cantidad de recursos disponibles para el proyecto. Finalmente, y en línea con la experiencia, los recursos disponibles por parte del proveedor puede afectar a el tiempo de implementación del sistema. En la mayoría de ocasiones, tiempo es equivalente a dinero. Por ello, el proveedor debe tener la capacidad de implementación ágil y rápida para empezar a sacarle partido lo antes posible. Preguntar y tener información sobre la metodología que sigue el proveedor es información fundamental que se debe tener en cuenta. Sin duda, el proveedor ideal debe seguir estas caracterícas.

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

    Consideraciones en el proceso de selección de un proveedor de ERP

    El proceso de selección se puede hacer de distintas formas, pero os vamos a presentar, pero vamos a presentaros algunas consideraciones que por sencillez algunas veces olvidamos:

      • Busca una lista de posibles marcas de software. El primer paso para elegir un programa ERP determinadoes realizar acciones de benchmarking que te permitan investigar cuáles son las principales empresas que proporcionan este servicio para tu compañía. Es similar a cualquier proceso de compra que llevas a cabo cuando vas al supermercado o visitas cualquier e-commerce.

      • Pre-selección inicial . Una vez hayas examinado las distintas opciones que tienes a tu disposición, realiza una lista donde marques claramente cuáles son las fortalezas y debilidades de cada opción. Obviamente, los contactos profesionales te ayudarán en cualquier situación, pero tener a alguien de confianza también te permite preguntarle acerca del funcionamiento del software ERP.

      • Valora mucho la experiencia. Ante todo, debes tener en cuenta la experiencia de la compañía que elijas como proveedor, ya que es un aspecto fundamental. El coste que te puede conllevar, junto al tiempo que les puede llevar realizar dicha implementación, puede ser realmente diferente entre una empresa que inicia su actividad en este mercado respecto a otra que lleva años y múltiples casos a sus espaldas.

      • Deben cumplir tus requerimientos críticos. Obviamente, las características técnicas que te ofrezca tu proveedor deben ser compatibles con las tuyas. Ten claras las necesidades que tiene tu empresa y, a partir de aquí, toma tu decisión. No olvides que algún programa de ERP está orientado a sectores concretos y, por tanto, una mala elección puede conllevar una pérdida de capital y de tiempo.

      • Criba de la pre-selección. Realiza una primera criba de aquellos proveedores de ERP que se adapten a tus necesidades. Una vez tengas una lista de tres o cuatro opciones pasa a determinar el presupuesto del que dispones para contratar a tu sistema. Es más adecuado que sea una estimación.

      • Cuidado con el precio. Seguro que, en más de una ocasión, te has encontrado con el dicho de «lo barato, acaba saliendo caro». Como hemos comentado anteriormente, una empresa que acaba de entrar en el mercado podría tener un precio menor, pero a largo plazo, el coste puede acabar siendo mayor.

      • Ten encuentra tu propio personal. Otro aspecto que debes considerar es la especialización de la mano de obra que tenga en tu empresa. En algunos casos, quizás requieres de una interfaz y de un sistema que sea fácil de utilizar para evitar pérdidas de tiempo descifrando cómo funciona aquello que has contratado.
      • Capacidad de su soporte técnico. En esta línea, también es un punto a favor realmente importante la posibilidad de contar con soporte técnico por parte de nuestro proveedor. Por un lado, tendrás ayuda de profesionales en los inicios y ante cualquier tipo de duda que te pueda surgir en cualquier momento. Sin embargo, cualquier contratiempo que sufran tus trabajadores con los sistemas ERP que hayas contratado podrá ser solventado en el corto plazo. Esto, obviamente, supone un ahorro de costes ya que el tiempo que pase inactivo puede suponer beneficios que pueden dejarse de ganar. Antes de la implementación final, también te ayudará a elegir correctamente que te suministren una demo inicial en la que puedas testear las ideas que tengas en mente para ver si se cumplen.

    Conclusiones

    La elección de un proveedor es una decisión que marcará el futuro de tu empresa, por lo que es de vital importancia que te tomes el tiempo que sea necesario antes de decantarte por uno o por otro.

    Antes de iniciar el proceso de selección, define las características críticas que necesita tu empresa y escríbelo. Al lado de cada idea puedes colocar un cuadro para chequear entre las diferentes opciones que tengas disponibles cuáles cumplen cada una de tus características ideales. ¿qué características ideales?

    Para realizar una primera criba comprueba cuáles de las empresas que tengas en mente cumplen con lo planteado inicialmente y descarta aquellas que se alejen más. La segunda fase es el momento en el que debes empezar a seguir el proceso de selección explicado anteriormente. Debes tener en cuenta tu presupuesto, por un lado, pero también aspectos como la experiencia de la compañía, así como si es posible que tengas a tu disposición algún tipo de prueba inicial y soporte técnico.

    Basándonos en estos criterios, nos deben quedar entre 3 y 5 opciones. Deberemos entrevistarnos con los responsables de las mismas para acabar tomando nuestra decisión final.

    Actualmente, existen muchos tipos de proveedor de ERP diferentes en el mercado por lo que, más allá de la importancia de la decisión, es un verdadero reto dar con la tecla. Sin duda, la paciencia y ese sexto sentido van a marcar la diferencia para acabar acertando o fallando en el intento. Con estos consejos, esperamos que sea un poco más fácil encontrar tu ERP ideal.

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