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    03 Feb 2021

    6 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE UNA PYME (1)

    consejos_practicos_digitalizacion_pyme_1Photo by Icons8 Team on Unsplash

    Es mucha la información que podemos ver con relación a la necesidad de acometer procesos de transformación digital por parte de las empresas. Parece que las ayudas gubernamentales van dirigidas en este sentido, pero el concepto es muy amplio y muchas veces no visualizamos las oportunidades a las que podemos optar.

    En este contexto, lo importante, debe ser asegurar la capacidad de competir en un mercado en el que la digitalización de su entorno hace que evolucione rápidamente y cambien las reglas de juego. De esta forma, asegurar la viabilidad de la empresa tiene que ser el objetivo que nos condicione el proceso de digitalización, que en realidad no es más que la necesidad de adaptarnos al nuevo entorno competitivo.

    Antes de nada, vamos a establecer cuáles deben ser los criterios sobre los que se basará nuestro análisis, de forma que debe responder a un enfoque concreto orientado a obtener una visión global. En este sentido, pensamos que la tecnología nos puede ayudar a mejorar nuestra capacidad competitiva de acuerdo con el siguiente orden:

    1. En primer lugar, nos tiene que ayudar a gestionar nuestra empresa de forma eficaz, de forma que nos asegure:
      • La integración de los procesos a lo largo de nuestra cadena de valor.
      • La coordinación de las tareas.
      • La integridad de los datos, que son el principal activo para general información de valor.
    2. En segundo lugar, nos tiene que ayudar a que se cumplan nuestros procedimientos de gestión, de forma que nos ayude a:
      • Apoyar al personal en el desempeño de las actividades del proceso.
      • Garantizar la ejecución de los procesos de acuerdo a su diseño.
      • Que se reduzcan los errores humanos al mínimo posible.
    3. En tercer lugar, nos tiene que ayudar en la toma de decisiones, de forma que nos ayude:
      • A mejorar nuestro conocimiento sobre lo que ha pasado dentro de nuestra empresa.
      • A mejorar la disponibilidad de la información de valor en el momento oportuno, desde cualquier lugar y de forma completa.
      • A entender de forma fácil y sencilla la información a partir de una visualización eficaz adaptable a la necesidad de cada momento, lo que supone una visualización dinámica e interactiva de los datos.
    4. En cuarto lugar, nos tiene que permitir interactuar con el entorno digital, de forma que nos ayude:
      • A ampliar nuestra actividad comercial a través de las posibilidades que nos brinda internet.
      • A mejorar la comunicación e interacción con otros agentes externos clave para la empresa como son proveedores, clientes, etc….
      • A mejorar la comunicación e interacción con y entre los trabajadores de la empresa.
      • A mejorar el acceso al sistema de información y gestión a través de distintos dispositivos que nos permitan la movilidad y accesibilidad desde cualquier lugar.
    5. En quinto lugar, nos tiene que ayudar a reducir costes, a partir de la automatización de procesos o de la mejora de la eficiencia de los existentes.

    6. En sexto lugar, nos tiene que permitir extender nuestro sistema de apoyo a las decisiones en dos sentidos:
      • Ampliar nuestro conocimiento en base a datos externos a la empresa.
      • Incorporar sistema de análisis predictivo.

    Vamos a abordar cada uno de los criterios en el orden en los que se han expuesto, ya que corresponden con el orden secuencial con que se deberían de analizar en un alto número de empresas, aunque como siempre, hay que tener en cuenta las particularidades de cada sector de actividad e incluso de cada empresa.


    1.- Aplicación de tecnología que ayude a gestionar la empresa eficazmente


    Porqué es importante:

    La primera necesidad que se debe plantear una empresa es la de gestionarse eficazmente. Para ello, los sistemas informáticos ofrecen una buena ayuda para facilitar la gestión. Existen numerosas soluciones en el mercado que se denominan sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y que se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa atendiendo a su cadena de valor, desde las compras, producción, hasta la distribución o incluso recursos humanos, con su correspondiente reflejo final en la contabilidad y en la gestión financiera.

    Aunque no todas las empresas requieren un software ERP para su gestión, por motivos de tamaño o sector de actividad, nosotros vamos a centrar nuestro análisis en un planteamiento general orientado a una empresa PYME que ya dispone de un sistema informático de gestión integral, lo que supone que cuenta con la madurez tecnológica básica para gestionar de forma integrada sus procesos de negocio principales.

     

    Qué le debemos exigir a nuestro sistema ERP:

    • Que cubra todos los requerimientos básicos de gestión, en concreto los referentes a los procesos críticos de negocio.

    • Que cuente con un sistema de trazabilidad que se aplique:
      • al flujo físico de productos o servicios
      • al flujo documental
    • Que tenga un interface de trabajo sencillo y eficiente. Para ello es necesario que el software tenga una importante capacidad de personalización, para que el uso del programa sea para el usuario una herramienta que le permita alcanzar el nivel de productividad deseado y le posibilite luna alta autonomía que es posible a través de sistemas de autoayuda y formación.

    • Que tenga alta capacidad de intercambio de datos con otros sistemas de información, de forma que posibilite su integración con otros sistemas. Esto es cada vez mas importante por la imposibilidad de que un sólo software pueda ser eficaz en todas las actividades empresariales.

    • Que tenga capacidad de integración con otros programas de ofimática y de gestión de amplio uso en el ecosistema empresarial.

    • Que se pueda acceder de forma remota a través de cualquier tipo de dispositivo.

    • Que se puedan generar distintos informes de gestión que sirvan de apoyo a las tareas que se ejecutan en el software de gestión. No estamos hablando en este caso, a que contemple un sistema de análisis para la toma de decisiones.

    Cuando el sistema ERP que utilices no está a tu servicio, sino que más bien los usuarios están al servicio del programa, es el momento de plantearse cambiarlo.

    A partir de la disposición por parte de la empresa de un sistema ERP adecuado a sus necesidades, podrá pensar en las siguientes propuestas.

     

    Si te interesa este tema, quizás te pueda ser útil nuestro ebook gratuito,  "12 Consejos para Implantar un ERP", escrito por consultores expertos.

     

    2.- Aplicación de tecnología que ayude a que se cumplan los procedimientos de gestión

    Porqué es importante:

    En general, los sistemas ERP no están diseñados para que contemplen todos los procesos y actividades de negocio de la empresa. Normalmente se centran en aquellos procesos que suponen el control de los materiales a lo largo de la cadena de valor y su reflejo final en la contabilidad.

    Existen multitud de procedimientos, actividades, etc.. que no cuentan con una herramienta informática de apoyo, y que normalmente se desarrollan de acuerdo a procedimientos manuales. Cuando este tipo de actividades son repetitivas y deben abordarse de acuerdo a determinadas reglas de negocio (procedimientos de gestión) es fácil diseñarlas en un software de gestión específico creado para esta finalidad, cuya utilización suele arrojar unos resultados muy positivos:

    • Se garantiza el cumplimiento del procedimiento tal y como esta diseñado. Esto ha sido un quebradero de cabeza durante muchos años en algunas empresas en las que el cumplimiento de los procedimientos dependía de la voluntad del trabajador, ya que las actividades de control eran costosas y no se ejercían.
    • Se reducían mucho el número de errores humanos, ya que el propio sistema automatiza gran parte del trabajo a desarrollar.
    • Mejoraba mucho la productividad de las tareas permitiendo mejorar mucho los tiempos de ejecución y servicio.
    • Suponían un apoyo eficaz al desempeño de las actividades, ya que reduce mucho la carga administrativa que supone la ejecución de los procedimientos, lo que supone el mejor aliado para un trabajador.

    Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

    • Que cuente con un potente repositorio de datos, capaz de tener acceso a los datos de distintos sistemas y herramientas de gestión. En este sentido, debe estar preparado para el intercambio de datos a través de API’s, importación y exportación de ficheros standards, acceso a través de ODBC, acceso nativo a las base de datos más extendidas, etc… Si no somos capaces de leer los datos, no seremos capaces de procesarlos.

    • Que cuente con un potente diseño visual de los flujogramas del proceso. En diseño de cada procedimiento es único en cada empresa, por lo que es necesario que esta herramienta sea muy flexible y sencilla de diseñar y modificar, ya que deberá ser adaptado a cualquier nuevo requerimiento.

    • Que cada tarea definida en un procedimiento disponga:
      • De la posibilidad de asignarle un formulario a medida fácil de diseñar
      • De multitud de acciones predefinidas incluyendo la integración con utilidades de amplio uso extendido como es el correo electrónico, WhatsApp, notificaciones, agenda, etc…
    • Posibilidad de delegación de funciones, ya que un sistema de este tipo debe contemplar siempre que una persona, responsable de una actividad o proceso, puede ser sustituida de forma temporal o permanente (se tomará vacaciones, podrá estar enferma, etc…)

    • Que cuente con un versionado de procedimientos, ya que los procedimientos de gestion deben estar vivos y suelen cambiarse para adaptarse a nuevas necesidades u objetivos.

    • Que cuente con utilidades de autoayuda para los usuarios de forma que les informe de cualquier duda sobre la ejecución del procedimiento.
    • Que sea capaz de crear el documento impreso del procedimiento actualizado para cumplir con los requerimientos que le exija su procedimiento general de calidad.

    Soluciones presentes en el mercado:

    • Software llamado BPM (Business Process Management. También se puede encontrar como BPMS). Se trata de un programa de gestión de procesos de negocio.

    • Software de tipo RPA (automatización robótica de procesos)

    • También existen otros programas que se denominan gestión de workflows.

    Continua en el siguiente post.

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    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

    Temas relacionados:. herramienta de gestion, competitividad, digitalizar, gestion empresarial, automatizacion, herramientas tecnologicas, transformacion digital

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