6 CONSEJOS PARA DIGITALIZAR TU EMPRESA CON ÉXITO

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Es mucha la información que podemos ver con relación a la necesidad de digitalizar los procesos de negocio  empresarial a partir de lo que se ha llamado el proceso de transformación digital. Parece que las ayudas gubernamentales van dirigidas en este sentido, pero el concepto es muy amplio y muchas veces no visualizamos las oportunidades a las que podemos optar.

En este contexto, lo importante, debe ser asegurar la capacidad de competir en un mercado en el que la digitalización de su entorno hace que evolucione rápidamente y cambien las reglas de juego. De esta forma, asegurar la viabilidad de la empresa tiene que ser el objetivo que nos condicione el proceso de digitalización, que en realidad no es más que la necesidad de adaptarnos al nuevo entorno competitivo.

Antes de nada, vamos a establecer cuáles deben ser los criterios sobre los que se basará nuestro análisis. En este sentido, la tecnología nos puede ayudar a mejorar nuestra capacidad competitiva para permitirnos mejorar nuestras capacidades de gestión:

1. En primer lugar, nos tiene que ayudar a gestionar nuestra empresa de forma eficaz, de forma que nos asegure:
   • La integración de los procesos a lo largo de nuestra cadena de valor.
   • La coordinación de las tareas.
   • La integridad de los datos, que son el principal activo para general información de valor.
2. En segundo lugar, nos tiene que ayudar a que se cumplan nuestros procedimientos de gestión, de forma que nos ayude a:
   • Apoyar al personal en el desempeño de las actividades del proceso.
   • Garantizar la ejecución de los procesos de acuerdo a su diseño.
   • Que se reduzcan los errores humanos al mínimo posible.
3. En tercer lugar, nos tiene que ayudar en la toma de decisiones, de forma que nos ayude:
   • A mejorar nuestro conocimiento sobre lo que ha pasado dentro de nuestra empresa.
   • A mejorar la disponibilidad de la información de valor en el momento oportuno, desde cualquier lugar y de forma completa.
   • A entender de forma fácil y sencilla la información a partir de una visualización eficaz adaptable a la necesidad de cada momento, lo que supone una visualización dinámica e interactiva de los datos.
4. En cuarto lugar, nos tiene que permitir interactuar con el entorno digital, de forma que nos ayude:
   • A ampliar nuestra actividad comercial a través de las posibilidades que nos brinda internet.
   • A mejorar la comunicación e interacción con otros agentes externos clave para la empresa como son proveedores, clientes, etc….
   • A mejorar la comunicación e interacción con y entre los trabajadores de la empresa.
   • A mejorar el acceso al sistema de información y gestión a través de distintos dispositivos que nos permitan la movilidad y accesibilidad desde cualquier lugar.
5. En quinto lugar, nos tiene que ayudar a reducir costes, a partir de la automatización de procesos o de la mejora de la eficiencia de los existentes.
   
   
6. En sexto lugar, nos tiene que permitir extender nuestro sistema de apoyo a las decisiones en dos sentidos:
   • Ampliar nuestro conocimiento en base a datos externos a la empresa.
   • Incorporar sistema de análisis predictivo.

Vamos a abordar cada uno de los criterios en el orden en los que se han expuesto, ya que corresponden con el orden secuencial con que se deberían de analizar en un alto número de empresas, aunque como siempre, hay que tener en cuenta las particularidades de cada sector de actividad e incluso de cada empresa.

Consejos para digitalizar tu empresa con éxito

1.- ¿Por qué es importante aplicar la tecnología que nos ayude a gestionar la empresa eficazmente?

La primera necesidad que se debe plantear una empresa es la de gestionarse eficazmente. Para ello, los sistemas informáticos ofrecen una buena ayuda para facilitar la gestión. Existen numerosas soluciones en el mercado que se denominan sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y que se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa atendiendo a su cadena de valor, desde las compras, producción, hasta la distribución o incluso recursos humanos, con su correspondiente reflejo final en la contabilidad y en la gestión financiera.

Aunque no todas las empresas requieren un software ERP para su gestión, por motivos de tamaño o sector de actividad, nosotros vamos a centrar nuestro análisis en un planteamiento general orientado a una empresa PYME que ya dispone de un sistema informático de gestión integral, lo que supone que cuenta con la madurez tecnológica básica para gestionar de forma integrada sus procesos de negocio principales.

Qué le debemos exigir a nuestro sistema ERP:

• Que cubra todos los requerimientos básicos de gestión, en concreto los referentes a los procesos críticos de negocio.
• Que cuente con un sistema de trazabilidad que se aplique:
  • al flujo físico de productos o servicios
  • al flujo documental
• Que tenga un interface de trabajo sencillo y eficiente. Para ello es necesario que el software tenga una importante capacidad de personalización, para que el uso del programa sea para el usuario una herramienta que le permita alcanzar el nivel de productividad deseado y le posibilite una alta autonomía que es posible a través de sistemas de autoayuda y formación.
• Que tenga alta capacidad de intercambio de datos con otros sistemas de información, de forma que posibilite su integración con otros sistemas. Esto es cada vez más importante por la imposibilidad de que un sólo software pueda ser eficaz en todas las actividades empresariales.
• Que tenga capacidad de integración con otros programas de ofimática y de gestión de amplio uso en el ecosistema empresarial.
• Que se pueda acceder de forma remota a través de cualquier tipo de dispositivo.
• Que se puedan generar distintos informes de gestión que sirvan de apoyo a las tareas que se ejecutan en el software de gestión. No estamos hablando en este caso, a que contemple un sistema de análisis para la toma de decisiones.

Cuando el sistema ERP que utilices no está a tu servicio, sino que más bien los usuarios están al servicio del programa, es el momento de plantearse cambiarlo.

A partir de la disposición por parte de la empresa de un sistema ERP adecuado a sus necesidades, podrá pensar en las siguientes propuestas.

2.- ¿Por qué es importante aplicar la tecnología que nos ayude a que se cumplan los procedimientos de gestión?

En general, los sistemas ERP no están diseñados para que contemplen todos los procesos y actividades de negocio de la empresa. Normalmente se centran en aquellos procesos que suponen el control de los materiales a lo largo de la cadena de valor y su reflejo final en la contabilidad.

Existen multitud de procedimientos, actividades, etc.. que no cuentan con una herramienta informática de apoyo, y que normalmente se desarrollan de acuerdo a procedimientos manuales. Cuando este tipo de actividades son repetitivas y deben abordarse de acuerdo a determinadas reglas de negocio (procedimientos de gestión) es fácil diseñarlas en un software de gestión específico creado para esta finalidad, cuya utilización suele arrojar unos resultados muy positivos:

• Se garantiza el cumplimiento del procedimiento tal y como está diseñado. Esto ha sido un quebradero de cabeza durante muchos años en algunas empresas en las que el cumplimiento de los procedimientos dependía de la voluntad del trabajador, ya que las actividades de control eran costosas y no se ejercían.
• Se reduce mucho el número de errores humanos, ya que el propio sistema automatiza gran parte del trabajo a desarrollar.
• Mejoraba mucho la productividad de las tareas permitiendo optimizar los tiempos de ejecución y servicio.
• Suponen un apoyo eficaz al desempeño de las actividades, ya que reduce mucho la carga administrativa que supone la ejecución de los procedimientos, lo que supone el mejor aliado para un trabajador.

Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

• Que cuente con un potente repositorio de datos, capaz de tener acceso a los datos de distintos sistemas y herramientas de gestión. En este sentido, debe estar preparado para el intercambio de datos a través de API’s, importación y exportación de ficheros standards, acceso a través de ODBC, acceso nativo a las base de datos más extendidas, etc… Si no somos capaces de leer los datos, no seremos capaces de procesarlos.
• Que cuente con un potente diseño visual de los flujogramas del proceso. El diseño de cada procedimiento es único en cada empresa, por lo que es necesario que esta herramienta sea muy flexible y sencilla de diseñar y modificar, ya que deberá ser adaptado a cualquier nuevo requerimiento.
• Que cada tarea definida en un procedimiento disponga:
  • De la posibilidad de asignarle un formulario a medida fácil de diseñar
  • De multitud de acciones predefinidas incluyendo la integración con utilidades de amplio uso extendido como es el correo electrónico, WhatsApp, notificaciones, agenda, etc…

• Posibilidad de delegación de funciones, ya que un sistema de este tipo debe contemplar siempre que una persona, responsable de una actividad o proceso, puede ser sustituida de forma temporal o permanente (se tomará vacaciones, podrá estar enferma, etc…)
• Que cuente con un versionado de procedimientos, ya que los procedimientos de gestión deben estar vivos y suelen cambiarse para adaptarse a nuevas necesidades u objetivos.
• Que cuente con utilidades de autoayuda para los usuarios de forma que les guíe ante cualquier duda sobre la ejecución del procedimiento.Que sea capaz de crear el documento impreso del procedimiento actualizado para cumplir con los requerimientos que le exija su procedimiento general de calidad.

Soluciones presentes en el mercado:

• Software llamado BPM (Business Process Management. También se puede encontrar como BPMS). Se trata de un programa de gestión de procesos de negocio.
• Software de tipo RPA (automatización robótica de procesos)
• También existen otros programas que se denominan gestión de workflows.
  
  

3.- ¿Por qué es importante aplicar la tecnología que nos ayude en la toma de decisiones?

Las características del entorno competitivo tiene 2 consecuencias directas:

• Una gran competencia con alta volatilidad, lo que supone un mayor riesgo y, por tanto, el factor tiempo es crítico para reducirlo o combatirlo.
• Una mayor digitalización de la comunicación e intercambio en el mercado, lo que genera una gran cantidad de datos que podemos analizar y que nos permite conocer nuevos hechos reales con detalles que podemos medir.

En esta situación, es fundamental poder tomar decisiones a tiempo y en base a hechos ciertos, no en base a conjeturas o corazonadas. Para ello, la tecnología nos ofrece herramientas de análisis y presentación de información muy útiles para mejorar nuestro conocimiento de la situación. Los beneficios que podemos obtener son:

• Disponer de información de valor a tiempo para tomar decisiones.
• Disponer de datos sobre hechos que hasta el momento no se podían medir y que nos permiten ampliar nuestro campo de conocimiento.
• Reducir el riesgo de nuestras decisiones ajenas al factor humano del decisor.

“Aunque el sentido común es importante para todo, no solo para tomar decisiones, en el terreno profesional no es suficiente, además se requiere conocimiento y capacidad de análisis. En el mundo en el que vivimos, en el que tenemos la posibilidad de tener a nuestra disposición mucha información de valor, utilizar la intuición como base de nuestras decisiones, supone una manifestación clara de la incapacidad para tomar decisiones de forma responsable, ya que pone de manifiesto una actitud negativa a afrontar los problemas con objetividad y a no querer salir de la zona de confort en la que se esta acostumbrado a vivir. Por suerte, el propio mercado, depura este tipo de prácticas, ya que es cuestión de tiempo que las empresas con este planteamiento puedan sobrevivir.”

Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

• Que cuente con un potente repositorio de datos, capaz de tener acceso a los datos de distintos sistemas y herramientas de gestión. En este sentido, debe estar preparado para el intercambio de datos a través de API’s, importación y exportación de ficheros standards, acceso a través de ODBC, acceso nativo a las base de datos más extendidas, etc…Si no somos capaces de leer los datos, no seremos capaces de procesarlos.
• Que cuente con herramientas de transformación de datos (todo el proceso ETL) que nos permita asegurar la consistencia de los mismos cuando las fuentes de origen sean diferentes.
• Análisis por dimensiones, de forma que almacene la información con una estructura multidimensional que facilite el tiempo de respuesta de cualquier petición de información.
• Exploración visual interactiva, de forma dinámica, que permita al usuario navegar a cualquier nivel de detalle que requiera.
• Compartir y publicar contenido con un alto nivel de seguridad y control de acceso.

Soluciones presentes en el mercado:

• Oracle BI
• Pentaho Data Integration
• Power BI
• Tabeau
• Visual Studio
• Etc…

4.- ¿Por qué es importante aplicar la que nos permita interactuar con el entorno digital?

La digitalización del mundo en el que vivimos nos ha cambiado la forma de relacionarnos, añadiendo nuevas formas de comunicación que nos han modificado las pautas de comportamiento e interacción. Hoy en día, nadie duda que en el terreno profesional, el envío de correos electrónicos es una de las formas más eficaces de comunicarse, así como otras que pueden ser más idóneas dependiendo de la situación como pueden ser las notificaciones, WhatsApp, etc…

Las empresas deben adecuarse a las nuevas formas en las que sus clientes, sus empleados, proveedores, etc.. se relacionan, y de esta forma, mejoraremos la confianza en nosotros al transmitir nuestra rápida capacidad de adaptación y aprovechamiento de las nuevas situaciones del mercado.

Es importante tener una especial sensibilidad con este tema, ya que todas las empresas deberán adaptarse con el tiempo, pero ser el primero te otorga un carácter diferencial que sólo depende de la actitud e interés de la empresa por estar a la última, y esto es percibido por su entorno.

Existen numerosas herramientas o aplicaciones desarrolladas en el entorno digital, como son:

• Las redes sociales. A título de ejemplo, las redes profesionales, como Linkedin, se han convertido en en un escenario muy relevante para captar talento y gestionar otro tipo de relaciones.
• La presencia en internet a través de un sitio web corporativo o un ecommerce, permite un tipo de comunicación única que además puede suponer un nuevo canal de ingresos.
• Los Webinars, nos permiten tener reuniones a través de internet, lo que nos permite gestionar mejor el tiempo al no requerir desplazamiento y se puede realizar de forma flexible en el momento más idóneo para todos. Aunque no sustituya todas las reuniones presenciales, son muy útiles en un gran número de ellas.

Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

• Lo primero la interactividad, ya que se trata de herramientas que nos permiten ampliar nuestras posibilidades de relación y por tanto se requiere un flujo bidireccional entre las partes en el mismo plano de actuación.
• Posición dominante de la marca, ya que aunque no siempre es necesario, en muchos casos su eficacia depende de que sea una tecnología ampliamente compartida en el mercado.
• Capacidad de integración con el resto del sistema de información y gestión.
• Que nos permita explorar todos los datos que se generen en cualquiera de los formatos posibles.

Soluciones presentes en el mercado:

• Como herramientas de apoyo a la actividad comercial. Podemos destacar sistemas CRM (Hubspot, SalesForce, etc…), marketing digital (Hubspot, SalesManago, etc…), de venta por internet (e-commerce de Magento, Prestashop, Woocomerce, etc..)
• Como herramientas de mensajería instantánea, podemos destacar WhatsApp, Telegram, WeChat, Line, Facebook Messenger, etc…
• Como herramientas de correo electrónico existen innumerables como pueden ser: Gmail, Outlook, iCloud Mail, Yahoo, etc…
• Etc..

5.- ¿Por qué es importante aplicar la tecnología que ayude a reducir costes

Además de las aplicaciones tecnológicas comentadas anteriormente, existen soluciones específicas que nos permiten mejorar mucho la productividad de determinados procesos con el consiguiente ahorro de costes. Este tipo de tecnologías dependen en gran medida del tipo de proceso que se pueda mejorar y de la relación coste - beneficio que suponga para la empresa, por lo que deberemos fijarnos principalmente:

• En la estructura de nuestros costes directos.
• En los requerimientos de costes indirectos. En muchas ocasiones el ahorro de costes directos no existe, pero el ahorro en actividades de control si que lo son, por lo que el efecto global es muy positivo.

A título de ejemplo vamos a comentar algunas aplicaciones que han sido un éxito demostrado:

• La automatización del proceso de control de los gastos de personal a través de una solución específica. Esto en empresas con un importante volumen de personal que se desplaza y viaja puede representar un ahorro significativo, además de otros beneficios relacionados con la calidad del servicio prestado a sus empleados, etc…
• La creación de autofacturas de compras/gastos, a través de aplicaciones específicas, en procesos de negocios críticos de gran impacto en la cuenta de resultados. Un buen ejemplo de ello son aquellas empresas que trabajan en sectores donde la gestión del transporte y su coste asociado son importantes. El mayor control de este coste se produce cuando es la empresa cliente la que factura a su proveedor (permitido por la ley del IVA), y de esta manera reduce al máximo los errores derivados por situaciones atípicas muy extendidas cuando existen distintos centros de trabajo, etc…El ahorro de costes en estos casos suele ser muy importante cuando se aplica este nuevo proceso.
• El control de presencia del personal. Al margen de los requerimientos legales, esta suele ser una tarea con una baja reducción de costes directos, pero con un alto beneficio en la reducción de recursos de control.
• Etc…

Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

• Capacidad de integración con el resto del sistema de información y gestión. Esto es un requerimiento critico, ya que de lo contrario, los posibles ahorros que se deriven serán absorbidos por los mayores costes que conllevan la falta de integración con el sistema de gestión.
• Debería valorarse mucho que el sistema ERP contemplara estas funcionalidades.

6.- ¿Por qué es importante aplicar la tecnología que nos ayude a extender nuestro sistema de apoyo a las decisiones?

En un entorno digital como en el que vivimos, existe un gran volumen de información externa a la empresa y que puede tener alto valor para nosotros. Este tipo de información es muy útil para analizar riesgos, pero también para mejorar nuestro conocimiento sobre:

• Nuestra competencia.
• Nuestra imagen de marca.
• Innovación en nuestro mercado que afecte a la vida útil de nuestros productos.
• Qué piensan de nosotros y de nuestra competencia.
• Etc…

Aunque muchos de estos temas se terminan conociendo, la tecnología nos puede permitir reducir mucho el tiempo de consciencia, por lo que nos permite reducir nuestro tiempo de reacción, que en muchas ocasiones va a ser crítico para competir en un mercado tan dinámico.

Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

• Esta tecnología no es más que una extensión de la comentada anteriormente en el punto 3 (Aplicación de tecnología que ayude en la toma de decisiones), con un mayor impacto sobre la capacidad de repositorio de datos y de las herramientas de transformación, ya que la mayoría de estos datos que se adicionan al sistema son de tipo no estructurado y provienen de fuentes externas que hay que traducirlos a nuestra codificación.
• Debe tener la capacidad de realizar análisis predictivos, por lo que nos debe permitir incorporar lenguajes muy utilizados a tal efecto como son “R” y “Python”, de forma que nos podamos aprovechar además de los avances en esta área científica.

Conclusiones

Acometer un plan de digitalización debe garantizarte siempre mejorar tu capacidad competitiva, y para ello, debemos priorizar hacia las actividades más críticas para enfocarnos a la tecnología más adecuada para dicho fin.

Las características de nuestro entorno competitivo han cambiado y las recetas que eran útiles apenas hace unos años, ya no son tan eficaces. Entre estos cambios, debemos resaltar la velocidad de los mismos, lo que supone que debemos reducir nuestros tiempos de respuesta ante los mismos, y para ello, la tecnología es un buen aliado.

Fortalecer nuestra capacidad de gestionar la empresa de forma eficaz (a través de un sistema ERP) es el primer paso antes de pensar en ampliar nuestro proceso de digitalización empresarial. A partir de ahí, mejorar todos los procedimientos de gestión (a través de software de automatización) y, mejorar nuestro proceso de toma de decisiones basado en hechos reales, nos permitirá mejorar la productividad y reducir nuestro tiempo consciencia de los problemas, lo que nos facilitará tomar decisiones más rápidamente.  

Por último, existen una amplia gama de herramientas informáticas que nos permiten mejorar nuestra comunicación con el entorno y nos facilitan nuevas oportunidades de negocio, como puede ser la venta a través de internet, et… La tecnología aplicada a casos específicos nos puede ayudar a reducir en gran medida los costes de determinados procesos, ya sean de naturaleza directa o indirecta.

Llegado a este punto, no será difícil dar un paso más, y tratar de aplicar análisis predictivos que nos permitan anticiparnos a ciertos hechos.

En todo caso, el proceso de digitalización de las empresas debe ser algo vivo que evolucionará al ritmo en que avanzan las aplicaciones tecnológicas.

*Imagen de storyset en Freepik

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