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    BLOG | ERP Cloud, SGA y Software de Gestión

    08 Feb 2021

    6 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE UNA PYME (2)

    Por: Paco Ramírez Fominaya, equipo DATADEC

    6 CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE UNA PYME (2)Photo by Icons8 Team on Unsplash
    Segunda parte de los 6 consejos prácticos a la hora de emprender la digitalización de una PYME. Criterios como que nos tiene que ayudar a: gestionar, cumplir procedimientos, interactuar con el entorno, reducir costes y extender nuestro sistema de apoyo a las decisiones. Continuamos con los Consejos que quedaron pendientes de ver en el post anterior.

    3.- Aplicación de tecnología que ayude en la toma de decisiones


    Porqué es importante:

    Las características del entorno competitivo tiene 2 consecuencias directas:

      • Una gran competencia con alta volatilidad, lo que supone un mayor riesgo y, por tanto, el factor tiempo es critico para reducirlo o combatirlo.

      • Una mayor digitalización de la comunicacion e intercambio en el mercado, lo que genera una gran cantidad de datos que podemos analizar y que nos permite conocer nuevos hechos reales con detalle que podemos medir.

    En esta situación, es fundamental poder tomar decisiones a tiempo y en base a hechos ciertos, no en base a conjeturas o corazonadas. Para ello, la tecnología nos ofrece herramientas de análisis y presentación de información muy útiles para mejorar nuestro conocimientos de la situación. Los beneficios que podemos obtener son:

      • Disponer de información de valor a tiempo para tomar decisiones.

      • Disponer de datos sobre hechos que hasta el momento no se podían medir y que nos permiten ampliar nuestro campo de conocimiento.

      • Reducir el riesgo de nuestras decisiones ajenas al factor humano del decisor.

    “Aunque el sentido común es importante para todo, no solo para tomar decisiones, en el terreno profesional no es suficiente, además se requiere conocimiento y capacidad de análisis. En el mundo en el que vivimos, en el que tenemos la posibilidad de tener a nuestra disposición mucha información de valor, utilizar la intuición (que suele ser una forma equivocada de evocar al sentido común) como base de nuestras decisiones, supone una manifestación clara de la incapacidad para tomar decisiones de forma responsable, ya que pone de manifiesto una actitud negativa a afrontar los problemas con objetividad y a no querer salir de la zona de confort en la que se esta acostumbrado a vivir. Por suerte, el propio mercado, depura este tipo de prácticas, ya que es cuestión de tiempo que las empresas con este planteamiento puedan sobrevivir.”

     

    Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

      • Que cuente con un potente repositorio de datos, capaz de tener acceso a los datos de distintos sistemas y herramientas de gestión. En este sentido, debe estar preparado para el intercambio de datos a través de API’s, importación y exportación de ficheros standards, acceso a través de ODBC, acceso nativo a las base de datos más extendidas, etc…Si no somos capaces de leer los datos, no seremos capaces de procesarlos.

      • Que cuente con herramientas de transformación de datos (todo el proceso ETL) que nos permita asegurar la consistencia de los mismos cuando las fuentes de origen sean diferentes.

      • Análisis por dimensiones, de forma que almacene la información con una estructura multidimensional que facilite el tiempo de respuesta de cualquier petición de información.

      • Exploración visual interactiva, de forma dinámica, que permita al usuario navegar a cualquier nivel de detalle que requiera.

      • Compartir y publicar contenido con un alto nivel de seguridad y control de acceso.

    Soluciones presentes en el mercado:

      • Oracle BI
      • Pentaho Data Integration
      • Power BI
      • Tabeau
      • Visual Studio
      • Etc…

    Caso de éxito: Digitalización certificada y proceso de aprobación de facturas en sector residuos

     

    4.- Aplicación de tecnología que nos permita interactuar con el entorno digital

     

    Porqué es importante:

    La digitalización del mundo en el que vivimos nos ha cambiado la forma de relacionarnos, añadiendo nuevas formas de comunicacion que nos han modificado las pautas de comportamiento e interacción. Hoy en día, nadie duda que en el terreno profesional, el envío de correos electrónicos es una de las formas más eficaces de comunicarse, así como otras que pueden ser mas idóneas dependiendo de la situación como pueden ser las notificaciones, WhatsApp, etc…

    Las empresas deben adecuarse a las nuevas formas en las que sus clientes, sus empleados, proveedores, etc.. se relacionan, y de esta forma, mejoraremos la confianza en nosotros al transmitir nuestra rápida capacidad de adaptación y aprovechamiento de las nuevas situaciones del mercado.

    Es importante tener una especial sensibilidad con este tema, ya que todas las empresas deberán adaptarse con el tiempo, pero ser el primero te otorga un carácter diferencial que sólo depende de la actitud e interés de la empresa por estar a la última, y esto es percibido por su entorno.

    Existen numerosas herramientas o aplicaciones desarrolladas en el entorno digital, como son:

      • Las redes sociales. A titulo de ejemplo, las redes profesionales, como Linkedin, se han convertido en en un escenario muy relevante para captar talento y gestionar otro tipo de relaciones.

      • La presencia en internet a través de un sitio web corporativo o un ecommerce, permite un tipo de comunicacion única que además puede suponer un nuevo canal de ingresos.

      • Los Webinars, nos permiten tener reuniones a través de internet, lo que nos permite gestionar mejor el tiempo al no requerir desplazamiento y se puede realizar de forma flexible en el momento más idóneo para todos. Aunque no sustituya todas las reuniones presenciales, son muy útiles en un gran número de ellas.

    Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

      • Lo primero la interactividad, ya que se trata de herramientas que nos permiten ampliar nuestras posibilidades de relación y por tanto se requiere un flujo bidireccional entre las partes en el mismo plano de actuación.

      • Posición dominante de la marca, ya que aunque no siempre es necesario, en muchos casos su eficacia depende de que sea una tecnología ampliamente compartida en el mercado.

      • Capacidad de integración con el resto del sistema de información y gestión.

      • Que nos permita explorar todos los datos que se generen en cualquiera de los formatos posibles.

     

    Soluciones presentes en el mercado:

      • Como herramientas de apoyo a la actividad comercial. Podemos destacar sistemas CRM (Hubspot, SalesForce, etc…), marketing digital (Hubspot, SalesManago, etc…), de venta por internet (e-commerce de Magento, Prestashop, Woocomerce, etc..)

      • Como herramientas de mensajería instantánea, podemos destacar WhatsApp, Telegram, WeChat, Line, Facebook Messenger, etc…

      • Como herramientas de correo electrónico existen innumerables como pueden ser: Gmail, Outlook, iCloud Mail, Yahoo, etc…

      • Etc…

     

    5.- Aplicación de tecnología que ayude a reducir costes

    Porqué es importante:

    Además de las aplicaciones tecnológicas comentadas anteriormente, existen soluciones especificas que nos permiten mejorar mucho la productividad de determinados procesos con el consiguiente ahorro de costes. Este tipo de tecnologías dependen en gran medida del tipo de proceso que se pueda mejorar y de la relación coste - beneficio que suponga para la empresa, por lo que deberemos fijarnos principalmente:

      • En la estructura de nuestros costes directos.

      • En los requerimientos de costes indirectos. En muchas ocasiones el ahorro de costes directos no existe, pero el ahorro en actividades de control si que lo son, por lo que el efecto global es muy positivo.

    A título de ejemplo vamos a comentar algunas aplicaciones que han sido un éxito demostrado:

      • La automatización del proceso de control de los gastos de personal a través de una solución específica. Esto en empresas con un importante volumen de personal que se desplaza y viaja puede representar un ahorro significativo, además de otros beneficios relacionados con la calidad del servicio prestado a sus empleados, etc…

      • La creación de autofacturas de compras/gastos, a través de aplicaciones especificas, en procesos de negocios críticos de gran impacto en la cuenta de resultados. Un buen ejemplo de ello son aquellas empresas que trabajan en sectores donde la gestión del transporte y su coste asociado son importantes. El mayor control de este coste se produce cuando es la empresa cliente la que factura a su proveedor (permitido por la ley del IVA), y de esta manera reduce al máximo los errores derivados por situaciones atípicas muy extendidas cuando existen distintos centros de trabajo, etc…El ahorro de costes en estos casos suele ser muy importante cuando se aplica este nuevo proceso.

      • El control de presencia del personal. Al margen de los requerimientos legales, esta suele ser una tarea con una baja reducción de costes directos, pero con un alto beneficio en la reducción de recursos de control.

      • Etc…

     

    Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

      • Capacidad de integración con el resto del sistema de información y gestión. Esto es un requerimiento critico, ya que de lo contrario, los posibles ahorros que se deriven serán absorbidos por los mayores costes que conllevan la falta de integración con el sistema de gestión.

      • Debería valorarse mucho que el sistema ERP contemplara estas funcionalidades.

     

    6.- Aplicación de tecnología que ayude a extender nuestro sistema de apoyo a las decisiones


    Porqué es importante:

    En un entorno digital como en el que vivimos, existe un gran volumen de informacion externa a la empresa y que puede tener alto valor para nosotros. Este tipo de información es muy útil para analizar riesgos, pero también para mejorar nuestro conocimiento sobre:

      • Nuestra competencia.
      • Nuestra imagen de marca.
      • Innovación en nuestro mercado que afecte a la vida útil de nuestros productos.
      • Qué piensan de nosotros y de nuestra competencia.
      • Etc…

    Aunque muchos de estos temas se terminan conociendo, la tecnología nos puede permitir reducir mucho el tiempo de consciencia, por lo que nos permite reducir nuestro tiempo de reacción, que en muchas ocasiones va a ser crítico para competir en un mercado tan dinámico.

     

    Qué le debemos exigir a este tipo de tecnologías:

      • Esta tecnología no es mas que una extensión de la comentada anteriormente en el punto 3 (Aplicación de tecnología que ayude en la toma de decisiones), con un mayor impacto sobre la capacidad de repositorio de datos y de las herramientas de transformación, ya que la mayoría de estos datos que se adicionan al sistema son de tipo no estructurado y provienen de fuentes externas que hay que traducirlos a nuestra codificación.

      • Debe tener la capacidad de realizar análisis predictivos, por lo que nos debe permitir incorporar lenguajes muy utilizados a tal efecto como son “R” y “Python”, de forma que nos podamos aprovechar además de los avances en esta área científica.

    Soluciones presentes en el mercado son las mismas que las indicadas en el punto 3

     

    Conclusiones

    Acometer un plan de digitalización debe garantizarte siempre mejorar tu capacidad competitiva, y para ello, debemos priorizar hacia las actividades más críticas para enfocarnos a la tecnología mas adecuada para dicho fin.

    Las características de nuestro entorno competitivo ha cambiado y las recetas que eran útiles apenas hace unos años, ya no son tan eficaces. Entre estos cambios, debemos resaltar la velocidad de los mismos, lo que supone que debemos reducir nuestros tiempos de respuesta ante los mismos, y para ello, la tecnología es un buen aliado.

    Fortalecer nuestra capacidad de gestionar la empresa de forma eficaz (a través de un sistema ERP) es el primer paso antes de pensar en ampliar nuestro proceso de digitalización empresarial. A partir de ahí, mejorar todos los procedimientos de gestión (a través de software de automatización) y, mejorar nuestro proceso de toma de decisiones basado en hechos reales, nos permitir mejorar la productividad y reducir nuestro tiempo consciencia de los problemas, lo que nos permitirá tomas decisiones mas rápidamente.  

    Por último, existen una amplia gama de herramientas informaticas que nos permiten mejorar nuestra comunicacion con el entorno y nos facilitan nuevas oportunidades de negocio, como puede ser la venta a través de internet, et… La tecnología aplicada a casos específicos nos puede ayudar a reducir en gran medida los costes de determinados procesos, ya sean de naturaleza directa o indirecta.

    Llegado a este punto, no será difícil dar un paso más, y tratar de aplicar análisis predictivos que nos permitan anticiparnos a ciertos hechos.

    En todo caso, el proceso de digitalización de las empresas debe ser algo vivo que evolucionará al ritmo en que avanzan las aplicaciones tecnológicas.

     

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

    Temas relacionados: herramienta de gestion, competitividad, digitalizacion, digitalizar, automatizacion de procesos, automatizacion, automatización, herramientas tecnologicas, transformación digital

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