La gestión de una empresa requiere coordinar muchos procesos y departamentos de la misma compañía. Esto es algo que no se ve, pero lo cierto es que se necesita un gran esfuerzo a nivel organizativo. Para ello, hay distintos programas de gestión empresarial que nos facilitan las cosas: hablamos de los sistemas ERP. Hay variedad de ofertas de este tipo de software, por lo que a continuación vamos a analizar las diferencias entre ERP que podemos encontrar.
Hemos de tener presente que no serán iguales las necesidades de una pequeña empresa que las de una multinacional con oficinas en varios países. Por tanto, los requerimientos del programa de gestión empresarial diferirá según el tipo de empresas. Con esto queremos anticipar que no hay una verdad absoluta en cuanto a ser una mejor o peor solución. Simplemente hay distintas opciones y cada compañía tendrá que elegir la que más le convenga según sus características.
Principales diferencias entre los sistemas ERP del mercado
Vamos a hablar de las distintas soluciones ERP que podemos encontrar, y para ello vamos a analizarlas con relación a cuatro factores diferentes: nivel de personalización, tipo de licencias del software, nivel de especialización y tipo de instalación o despliegue.
Empezamos hablando del nivel de personalización que puede tener una aplicación ERP. En este sentido podemos encontrar dos alternativas: programas a medida y programas estándar.
Los programas a medida, como su propio nombre indica, son sistemas de gestión elaborados específicamente para la empresa que los contrata. Esto implica que el software será muy personalizado, aunque también a costa de ser más caro. El programa estándar, por el contrario, no está diseñado para una empresa en particular, sino para atender a las necesidades del mayor número de empresas. No obstante, esto no significa que no tenga capacidad de personalización. Hemos de tener en cuenta que los sistemas ERP son modulares, y esto significa que podemos añadir y quitar módulos referidos a procesos de gestión a conveniencia, además de tener posibilidades de parametrización que nos permite seleccionar aquellas opciones predefinidas que hagan que el programa se comporte de la forma que más se adapte a nuestras necesidades. Aunque el nivel de personalización no sea tan alto como el de un ERP a medida, sí que tiene posibilidades de adaptación y normalmente tiene un precio más bajo.
Otra característica que nos vamos a encontrar en el mercado esta relacionada con las posibilidades de actuación que tendremos según el tipo de licencias del software. En este sentido, tendremos que ver si el programa de gestión ERP que estamos analizando tiene el código fuente “abierto o no”. Esto es lo que se llama habitualmente sistema libre u open-source (abierto), o de tipo propietario (no abierto).
Si la aplicación ERP es de tipo propietario, sólo la empresa proveedora de la solución podrá hacer modificaciones en el código fuente. Por el contrario, si la aplicación ERP es open source, sí que tendremos la posibilidad de hacer cambios en el código fuente, aunque para que sea una opción ventajosa, necesitaremos disponer de personal preparado a nivel de desarrollo informático y, además, el código fuente al que tengamos acceso debería ser de calidad calidad.
Otra característica a analizar es el grado de especialización del software ERP. En este caso, podemos distinguir entre los sistemas ERP verticales u horizontales. Un sistema horizontal está diseñado para atender de forma genérica los distintos procesos funcionales de la empresa a lo largo de su cadena de valor y puede adaptarse en mayor o menor medida a todo tipo de empresas. Un sistema vertical esta diseñado para atender las necesidades especificas de un sector concreto y por tanto es un software más especializado que permitirá realizar funciones muy concretas. Es importante tener claro cuál es nuestro caso, ya que los sistemas ERP verticales suelen tener un precio superior a los sistemas horizontales.
Por último, es importante la distinción entre un ERP en la nube (cloud) o en local (on-premise). El despliegue de un software ERP en un entorno local, suele hacer referencia a la instalación del sistema de gestión en las instalaciones propias de la empresa cliente, ya sea en un entorno cloud o no. Por el contrario, los sistemas ERP en la nube, suele hacer referencia a la instalación del sistema de gestión en los servidores del proveedor. La principal diferencia entre ambas soluciones radica en el nivel de control que la empresa pueda tener sobre las instalaciones del sistema ERP, la flexibilidad de cambiar las características de la instalación y, finalmente, las condiciones de accesibilidad de los usuarios.
Aunque hay algunas otras características, estas son las distintas características de las soluciones ERP más importantes que nos podemos encontrar en el mercado, pero siempre tendremos que ver cuál se adapta mejor a nuestras necesidades.
¿Cuál es el software ERP que más conviene a nuestra empresa?
Como decíamos al principio de este post, no hay una verdad absoluta respecto a cuál es el mejor ERP del mercado, de lo que sí que se puede hablar es del mejor ERP para tu empresa en particular. Se trata de hacer un análisis en profundidad de las necesidades de nuestra compañía para ver exactamente qué responde mejor a ellas. Vamos a ver cómo.
¿Cómo se comporta el precio según sus características?
Lo primero que hemos de saber es que el ERP será más caro siempre que esté más personalizado y especializado. Por eso no se trata de escoger el que más funciones tenga simplemente por si algún día las necesitamos, ya que esto nos supone un gasto extra que hemos de ver si nos merece la pena. Además, debido a la complejidad de los nuevos desarrollos y a la necesidad de una importante dedicación de tiempo, existe una correlación positiva entre el fracaso de proyectos de implantación de ERP con un alto nivel de personalización (nuevos desarrollos). Por este motivo es importante pensar en la personalización de aquello que sea crítico para el negocio, y no guiarnos por criterios de valoración personales.
En este sentido, tenemos que analizar si nuestros procesos tiene requerimientos muy específicos o por el contrario responden a un patrón mas general. En el primer caso, puede que nos convenga más un sistema ERP vertical o incluso pensar en un desarrollo a medida, dependiendo de la envergadura. Por ejemplo, un ERP vertical para hospitales puede tener como función específica la de gestionar las historias clínicas, pero esto no lo encontraremos en otro tipo de softwares porque es algo muy concreto que no contemplan las aplicaciones estándar.
En el caso de compañías en las cuales sus procesos críticos de gestión no tiene requerimientos específicos distintos a los genéricos, podemos pensar en que la solución mas adecuada sea un sistema ERP horizontal y estándar. Esta es una solución más barata y más rápida de implementar, y siempre tenemos la opción de añadir y quitar módulos para adaptarlo lo máximo posible a nuestros requerimientos.
¿Qué es mejor, elegir licencias de código abierto o cerrado?
Para contestarnos a esta pregunta, lo primero que tenemos que tener claro es si realmente nos resulta necesario y deseable hacer cambios en el programa ERP que estamos analizando, o por el contrario nos podemos adaptar a su funcionamiento. Si no necesitamos adaptar nada a día de hoy, no consideramos que sea una buena opción buscar un programa con código abierto por si en el futuro fuera necesario.
Por otro lado, como hemos visto anteriormente, tendremos que ver si disponemos de los recursos internos necesarios para acometer la modificación del código fuente. Si no es así, esta alternativa no nos supone una ventaja valorable aunque este tipo de programas suelan tener un coste de licencia nulo. En este caso, deberíamos analizar la conveniencia de una aplicación ERP a medida o la modificación de un sistema ERP con licencia propietaria. Además es importante tener en cuenta la calidad del diseño del software de gestión, ya que todo lo que se edifica sobre una base no sólida termina dado problemas.
Por último, existen algunas voces en el mercado que comparten la idea de que un software de código abierto es menos seguro que otro con licencia propietaria. Para ello argumentan, que al ser un código fuente de acceso general, puede ser utilizado por personas maliciosas para hacer daño a las empresas que dispongan de dicho software. La experiencia nos dice que esta posición no ha sido nunca sustentada en un hecho real, y por tanto es muy cuestionable su razonabilidad.
¿Dónde lo usaremos?
Ya comentábamos también que las necesidades de una multinacional y las de una empresa ubicada en una sola ciudad no son las mismas. A esto hemos de referirnos cuando pensamos en si es mejor un software local o en la nube.
Veámoslo con un ejemplo. Las compañías que operan a nivel internacional, suelen requerir que sus empleados viajen entre distintos lugares del mundo y necesitan acceder al sistema de información y gestión a distintos horarios y dispersión geográfica. En estos casos es mucho más útil que el programa ERP se ubique en la nube por razones de accesibilidad.
Aunque esté ubicado en la nube, tal y como hemos comentado anteriormente, podemos considerarlo como un software ERP en un entorno local si el despliegue del software se ha realizado sobre las instalaciones de la empresa, situación que es muy habitual en empresas multinacionales.
Por lo tanto, la respuesta a la pregunta en cuestión hay que responderla teniendo en cuenta, al menos, estas 3 consideraciones:
- Requerimientos de accesibilidad.
- Requerimientos de control sobre el sistema de información.
- Otras características relacionadas con la escalabilidad del sistema, etc…
Cerramos este análisis con una reflexión acerca de los sistemas ERP en la nube. Se trate de que los proveedores que ofrecen servicios cloud proporcionan habitualmente sistemas de seguridad tanto en la custodia de los datos como en la protección de accesos. De este modo siempre tendremos nuestros datos asegurados, protegidos y podremos recuperarlos si hay cualquier problema.
No sería la primera vez que un ordenador se rompe sin remedio sin permitir recuperar nada de lo que se había guardado dentro. Evitar estos aprietos es precisamente una de las grandes ventajas de la nube.
¿Qué programa ERP escogeremos entonces?
Esta pregunta no tiene una respuesta clara y, por tanto, sólo tendrá sentido con relación a los requerimientos de una empresa especifica. No obstante nos atrevemos a generalizar algunas cuestiones.
Los sistemas a medida y verticales son perfectos para empresas con funciones muy específicas y especializadas a las que les compensa pagar un coste más alto a cambio de las características de este tipo de programas. Para compañías con necesidades más generales normalmente es suficiente con un software horizontal y estándar, ya que siempre se puede disponer de cierta capacidad de parametrización y adaptación a la empresa.
Por otro lado, el código abierto merece la pena para las empresas que saben qué modificaciones deben hacer y cómo. Si no se necesita cambiar nada o no se tiene el personal necesario para hacerlo, no hará falta buscar una aplicación “open source”.
Por último, un programa cloud en las instalaciones del proveedor podrá ser idóneo cuando las características de la empresa precise acceder desde distintas ubicaciones, a distintos horarios, y donde la perdida sobre el control de la instalación informática compense el menor coste (en dinero y otros recursos) que supone esta solución.
Además hay que tener en cuenta que los sistemas en la nube ofrecen una seguridad extra.
Conclusión: distintos sistemas ERP para distintas empresas
Ya hemos visto que el mejor ERP no es otro que el que mejor se adapta a nuestras necesidades. Un consejo para tomar una buena decisión es no dejar de lado la opinión de los empleados. No olvidemos que los trabajadores saben mejor que nadie cómo funciona el día a día de sus departamentos, por lo que pueden dar información muy útil que muchas veces no está disponible por parte de la directiva.
Nuestra recomendación es tener en cuenta las aportaciones de toda la plantilla y hacer, a partir de ellas, un análisis en profundidad. No se trata de elegir el sistema que más cosas tenga, sino el que mejor se adapte a lo que necesitamos, ya que esto sólo supondría desperdiciar un dinero que podemos invertir en otras cosas. Lo ideal es tener en mente las diferencias entre ERP y a partir de ahí decidir cuál es el programa que se adapta con lo que buscamos.
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