DISTINTAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS AL SERVICIO DE LA EMPRESA

herramientas tecnologicas al servicio de la empresa

“Una herramienta tecnológica eficaz en manos capaces permite obtener resultados extraordinarios”.

La tecnología puede ayudar a las empresas a aumentar la rentabilidad de sus negocios, mejorando la eficacia de sus procesos y posicionando la compañía en un clima innovador capaz de adaptarse a un futuro incierto.Para conseguir la deseada transformación digital y éxito en la nueva situación, los CEOs y altos directivos deben estar expectantes a los avances tecnológicos.

Según la encuesta Watermark Board Diversity Survey 2016 se pone de manifiesto que los directivos de alto nivel y CEOs de las compañías, tienen insuficientes habilidades tecnológicas. El 53,6% de estos directivos tienen antecedentes contables, financieros y legales, pero solo el 4% cuenta con las habilidades para aprovechar la tecnología para el crecimiento de la compañía.

Muchas veces la tecnología suele estar relacionada con altos costes, pero es un tabú que está dejando de ser verdad y para ello vamos a ver en este artículo las ventajas que nos ofrecen las distintas herramientas tecnológicas que están al servicio de las empresas.

Antes de nada debemos preguntarnos, ¿qué es una herramienta tecnológica?

Según una definición global, una herramienta tecnológica es cualquier “software” o “hardware” que ayuda a realizar bien una tarea, entendiéndose por “realizar bien” que se obtengan los resultados esperados, con ahorro de tiempo y ahorro en recursos personales y económicos.

Una herramienta tecnológica puede tener distinto alcance. Así, Internet, es una herramienta tecnológica de alcance masivo, que podemos definir como un gran entorno de comunicación digital.

Centrándonos en el entorno empresarial podemos destacar cómo las principales herramientas, las siguientes:

1. Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)

Un sistema ERP es un software de gestión empresarial que permite planificar y controlar los procesos y recursos de negocio de una empresa de forma integral.

La premisa básica y esencial de un ERP es centralizar y unificar los datos procedentes de las distintas áreas de nuestra empresa, evitando su duplicidad y facilitando la fluidez de la información: política de dato único.

Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que éstos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación o módulo funcional que los requiera.

Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor.

Si unimos ERP + Internet, obtenemos el doble de ventajas, ya que conseguimos un sistema de gestión integral en la nube, un ERP Cloud, que cuenta con las ventajas de un ERP pero que en vez de comprar infraestructura y licencias, adquirimos capacidad de gestión, pagando habitualmente sólo por lo que se necesita y durante el tiempo que se necesita.

Si quieres conocer más acerca de las ventajas de un ERP Cloud, no te pierdas nuestro artículo:

COMO CONSEGUIR LA EFICIENCIA OPERATIVA CON UN ERP CLOUD

A partir de la implantación de un ERP, puede surgir la necesidad de complementarlo funcionalmente con diversas herramientas tecnológicas que se tienen que integrar con el ERP, ya que esta última es la herramienta tecnológica base para cualquier empresa. La capacidad de integración que tenga un programa ERP, o en su defecto, la capacidad de un proveedor de ofrecer distintas soluciones integradas, es un factor crítico a la hora de seleccionar un buen sistema de gestión empresarial.

Cuando hablamos de otras herramientas tecnológicas, nos referimos a sistemas CRM, a soluciones de Business Intelligence, a gestores de documentación, a aplicaciones móviles, etc.

2. CRM (Customer Relationship Management)

La tecnología CRM ayuda a optimizar las ventas de las organizaciones comerciales que hacen uso de él. Un sistema CRM proporciona las herramientas necesarias para que la información de los clientes esté unificada, proporcionando una visión global de cada uno de ellos, con el fin de ofrecerles un servicio altamente personalizado.

Con los sistemas CRM, las funciones de ventas y marketing pueden integrarse sin problemas. Al almacenar los datos clave para el negocio, los usuarios pueden acceder rápidamente desde cualquier sitio o dispositivo y compartir la información, ayudándolos a aumentar la productividad comercial de la empresa.

Con relación al ERP, el CRM aporta una operativa diferente, donde el foco principal es el cliente a título individual y no el proceso comercial en su conjunto.

3. Herramientas de BI - Business Intelligence

La toma de decisiones es un proceso vital en todas las empresas y de ella depende cómo actuamos en situaciones imprevistas, qué estrategias seguimos o cómo delimitamos las tareas.

Para tomar buenas decisiones necesitamos cumplir dos requerimientos: tener capacidad de análisis y disponer de buena información.

Con relación al primer requerimiento, la tecnología no puede hacer mucho ya que es una capacidad personal del analista, pero en el segundo requisito, existe un buen apoyo tecnológico capaz de convertir los datos disponibles en información de valor para tomar decisiones.

Nos referimos en este caso al uso de herramientas denominadas de Business Intelligence (BI).

La diferencia entre la información que contiene un ERP y la que se puede obtener de un BI, es que la primera se orienta principalmente a cubrir las necesidades operativas de gestión, mientras que el la segunda, se orienta a la comprensión de los problemas para tomar decisiones de control operativo y de tipo estratégico. En este sentido, hay que destacar que lo verdaderamente importante de las herramientas de BI no sólo es su capacidad de convertir datos en información relevante, sino también en la potencia de presentación, que facilita la comprensión dinámica de la información de una forma cómoda y ágil.

4. Tecnología Workflow o BPM

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través del diseño de los flujos de trabajo (En inglés: Workflow) .

Esta herramienta tiene gran importancia cuando una empresa se enfrenta a procesos de rediseño operacional del negocio, lo que la convierte en una herramienta básica para agilizar y facilitar resultados positivos acortando plazos y automatizando sus procesos.

Los sistemas BPM son complementarios a los sistemas ERP, ya que si bien este segundo, contempla los procesos básicos de la cadena de valor, el primero permite el diseño abierto de cualquier procedimiento específico, de forma que no sólo asegura su correcta ejecución, sino que permite la comunicación con otros sistemas o elementos tecnológicos (correo electrónico, envío de SMS, etc…).

Gracias a la plena integración de un sistema ERP con un sistema de Workflow se pueden llevar a cabo los más complejos procesos y procedimientos empresariales de manera eficiente y controlada.

5. Sistema de Gestión de Almacenes - SGA

Aunque todos los ERP contemplan la funcionalidad de un almacén, existen la posibilidad de incrementar su funcionalidad en lo que solemos llamar “gestión de almacenes de forma inteligente” y que representamos por sus siglas SGA (Sistema de Gestión de Almacenes).

En este sentido, un SGA es una herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operativas propios de un almacén.

Las principales funciones básicas que es imprescindible que realice cualquier SGA son:

Gestión de entradas
Gestión de la ubicación de las unidades de carga
Gestión de control de stock
Gestión del control de las salidas

Con una solución SGA, es el sistema informático el que dirige el flujo físico de materiales de acuerdo a un amplio rango de criterios, lo que posibilita optimizar los espacios de almacenamiento, la reducción de tiempos de trabajo, etc...Lógicamente, no es posible trabajar con un sistema SGA que no este integrado con un ERP.

6. Facturación electrónica

La factura electrónica se caracteriza por facilitar el envío de las facturas a sus destinatarios por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica. Esto es así porque se valida con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente.

Gracias a la factura electrónica se reducen los costes administrativos y se acortan los plazos de envío, lo que al final repercute positivamente en los plazos de cobro.

7. Gestión documental

Hoy en día, es vital acceder a los documentos de forma ágil y eficaz. Normalmente los documentos se encuentra en diferentes formatos (papel, imágenes, archivos informáticos etc.) por lo que su accesibilidad no es tan rápida ni fiable como sería deseable.

Es importante la cantidad de tiempo que se emplea localizando documentos en una empresa, sin que estos recursos aporten valor para el negocio. Gracias a los sistemas de gestión documental, este tiempo se puede reducir significativamente. Lógicamente, el ahorro de tiempo se traduce en una reducción de costes y en la posibilidad de emplearlo en otras tareas de mayor valor.

Un sistema de gestión documental gana interés cuando se implementa junto a un sistema ERP, ya que permite vincular los datos y registros a documentos, mejorando la seguridad de acceso, y por supuesto, con la posibilidad de acceso remoto sobre toda su información en cualquier momento.

Si quieres saber más acerca de gestión documental no dejes de leer nuestros artículos:

- 19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

- CONOCE LA TRAZABILIDAD EXACTA DE TUS DOCUMENTOS

Y si quieres conocer como son las herramientas de Gestión documental:

- Digitalización y gestión documental

8. Aplicaciones móviles

Los smartphones no son solo un nuevo hardware en el que instalar un software que hasta hace unos años solo se ejecutaba en un PC, sino que se han convertido en mecanismos que transforman los negocios y crean por sí mismos nuevos procesos, nuevos servicios para clientes y hasta nuevos mercados.

Es por ello que hoy en día se desarrollan aplicaciones para móviles ahorrando costes en infraestructura física. El sector retail es uno de los principales sectores usuarios de estas aplicaciones.

Si quieres saber más acerca de aplicaciones moviles no dejes de leer nuestro artículo:

9. Sistemas de geolocalización

La geolocalización es la capacidad de conocer la posición geográfica (coordenadas) o ubicación de un objeto.

Las soluciones de geolocalización ofrecen servicios de optimización de rutas y control de visitas realizadas por la flota de vehículos o el equipo de ventas de una organización.

Estos sistemas están interconectados con la misma Base de Datos que utiliza el sistema ERP de gestión, por lo que complementan los datos presentes en el ERP y que permitirán tomar mejores decisiones basadas en información más completa.

Por último, no podemos dejar de nombrar herramientas tecnológicas directamente vinculadas al sistema de gestión ERP como pueden ser aplicaciones de gestión de proyectos o el intercambio electrónico de datos (EDI), etc.... Y por supuesto, también otras herramientas tecnológicas de servicio general como son las páginas web, los portales de e-commerce, el correo electrónico, las aplicaciones de comunicación por videoconferencia, y cómo no, las Redes Sociales.

El objetivo principal de implantar herramientas tecnológicas en nuestra empresa es el de ahorrar tiempo y dinero, y además, que nos permita mejorar los procesos de gestión y el conocimiento de cambios en nuestro negocio.

Si esto es lo que deseas para tu empresa, ¿a qué estás esperando para implantarlas?