El proceso de digitalización de las empresas unido a los cambios que internet a supuesto en el ciclo de compra de los consumidores, sean empresas o particulares, ha permitido, entre otras cosas, el desarrollo de las ventas directas de forma online, lo que llamamos ecommerce.
Desde un análisis muy básico, esto supone que el cliente pueda optar por comprar algo en el momento que quiera, desde donde quiera y sin necesidad de estar asistido personalmente por nadie.
Para que una transacción, a través de una tienda online, culmine satisfactoriamente es necesario que el comprador tenga información completa (la que él necesite, no la que considere la empresa que necesita), que la propuesta de valor sea atractiva (en comparación con otras con las que compite en internet) y que la empresa genere confianza y seguridad (será importantes las opiniones de terceros, las condiciones de venta, etc..)
Para que un cliente vuelva a comprarnos, es decir, para que un cliente compre de forma recurrente, es necesario que la experiencia del cliente con el ecommerce sea positiva (que se hayan cumplido todos los compromisos de la empresa) y, además, que las expectativas del cliente hayan sido superadas por la realidad (es necesario sorprender al cliente).
Por tanto, para que una transacción culmine satisfactoriamente, y para que el cliente repita su experiencia de compra, es necesario que la empresa haga muy bien su trabajo, lo que implica desarrollar sus procesos de negocio de una forma muy eficaz y cumplir siempre sus compromisos. En este sentido, el sistema de gestión e información de la empresa debe estar totalmente integrado, ya que, de lo contrario, es muy probable que en algún momento terminemos teniendo problemas no deseados fruto de un diseño poco recomendado. Aunque la gestión de una tienda online ha supuesto una nueva necesidad desde hace pocos años, la integración de un ERP con el ecommerce constituye un elemento decisivo para lograr los resultados perseguidos.
Las ventajas de integrar un ERP con un ecommerce
Trabajar con un sistema de gestión integrado que contemple las funcionales tradicionales de un ERP junto a las del comercio electrónico favorece una gestión mucho más eficaz de cada una de las tareas diarias que forman parte de su funcionamiento. Esto implica ventajas tan importantes como las que abordamos a continuación.
Servicio de calidad al cliente
Los compradores actuales son cada vez más exigentes y esperan un servicio eficaz, rápido y que les ofrezca todas las comodidades posibles. Esto incluye la posibilidad de acceder a toda la información sobre su cuenta, así como sobre los productos y el servicio.
La integración de un software de este tipo posibilita a los clientes realizar numerosas operaciones que mejoran su experiencia como usuarios. Entre ellas, podemos destacar la elección de las opciones de entrega o el rastreo de los envíos. Asimismo, también es posible hacer que los compradores puedan solicitar precios especiales y métodos de pago específicos.
La automatización de tareas
Gestionar un ecommerce supone llevar a cabo tareas administrativas repetitivas que representan una considerable inversión de tiempo y de recursos humanos, de los que en la mayoría de los casos no disponemos. Integrar un ERP con nuestra tienda online nos facilita optimizar tareas como la creación de catálogos, reserva de productos, el cálculo de impuestos, etc...
Hay que tener en cuenta que esta automatización reporta dos beneficios claros para la empresa: el ahorro de recursos económicos y de personal, así como la reducción de posibles errores humanos.
Correcta gestión del inventario
Para poder acceder al inventario en tiempo real, conocer las ventas globales y su nivel de crecimiento o actualizar los stocks resulta indispensable disponer de una gestión de almacenes que forma parte de nuestro ERP. Recopilar toda esta información desde los diferentes canales de venta y gestionarla correctamente es mucho más fácil gracias a la integración de todos los procesos de gestión e información. Incluso, es posible actualizar los registros de los clientes y los proveedores con una sincronización rápida y, por tanto, sin tener que afrontar los trámites administrativos habituales.
Eficaz canal de comunicación entre agentes de ventas
Un software de ERP se convierte también en un eficaz canal de comunicación entre el ecommerce y los centros logísticos y de distribución físicos. Al posibilitar una transferencia automática de información, permite que las órdenes de pedidos, devoluciones, alertas de stock y otros elementos similares no se dupliquen y, en consecuencia, resulten más rápidos y eficaces.
Consejos para una buena integración de un ERP en una tienda online
Si no disponemos de un sistema ERP que contemple la funcionalidad del ecommerce, y nos planteamos integrar nuestro sistema de gestión con la tienda online, es necesario que tengamos en cuenta algunos consejos básicos que nos ayudarán a desarrollar este proceso de un modo más rápido y eficaz.
Incluir todos los elementos de la empresa en el ERP
Una empresa debemos entenderla como un sistema, en la que no tiene sentido hablar de sus partes por separado sino en la sinergia que supone la integración de todas sus partes en un todo. Cuando utilizamos un software para la gestión de nuestra empresa, debemos pensar que se trata de una solución integral para todos los aspectos del negocio, presentes y futuros. En este sentido, es imprescindible que la solución que tengamos incluyamos todos los procesos de la tienda online para que resulte realmente efectivo. Nos referimos a pedidos, facturas, pagos, información de clientes, etc..
Optar por los sistemas en la nube
Los sistemas SAAS y en la nube son una buena opción para aquellos softwares que integran el software de gestión tradicional con un ecommerce. Las sincronizaciones rápidas y fiables, así como las actualizaciones en tiempo real que ofrecen este tipo de plataformas, constituyen una gran ventaja en su gestión diaria.
Buscar un proveedor solvente
Antes de decidir la integración de un ERP con una tienda online resulta conveniente que conozcamos bien a los proveedores que vamos a tener. Es aconsejable programar reuniones para intercambiar toda la información sobre las necesidades de la tienda online y determinar cómo será el proceso de integración en favor del éxito del proyecto.
Establecer las pruebas necesarias
Realizar pruebas previas no entraña, ni mucho menos, una pérdida de tiempo en el proceso de integración, todo lo contrario. Pasar por esta fase de pruebas permite detectar posibles inconvenientes e identificar errores de sincronización entre el software ERP y la tienda online. Toda esta información será determinante para que después el proceso transcurra tal y como esperamos.
Soporte y formación
Antes de decidirnos por una empresa proveedora de software de gestión empresarial, debemos cerciorarnos de que nos garantiza el soporte técnico adecuado para solventar cualquier incidencia técnica que pueda surgir. Esto puede ofrecerse como un plan mensual, anual o en forma de horas adicionales, pero en todo caso debe estar en manos de técnicos especializados.
Asimismo, es indispensable que todas las personas que van a estar en contacto con el ERP del ecommerce tengan la formación adecuada para manejar el sistema correctamente antes de que se lleven a cabo la integración y el lanzamiento de manera definitiva.
Otras opciones de software
Aunque en un principio un ERP es un sistema de gestión integral, podemos encontrarnos con que nuestro ecommerce necesita otros softwares complementarios para conseguir la total eficacia de la gestión del negocio. En ese caso, será preciso que, antes de proceder a la integración del ERP con la tienda online, analicemos si vamos a requerir algún otro sistema complementario y lo incorporemos al marco de integración definitivo. Este suele ser el caso del seguimiento de la entrega del producto por parte de la empresa responsable del reparto.
Si tenemos en cuenta todos estos consejos profesionales a la hora de integrar un ERP con un ecommerce, conseguiremos la máxima optimización del proceso y la rentabilización de este software. Además, de esta manera nos resultará mucho más sencillo disfrutar de todas las ventajas de este sistema de gestión de empresas, fundamental para poder asegurar el mejor desarrollo de una tienda online.
Del mismo modo, tampoco podemos olvidar que un buen sistema ERP con ecommerce garantiza que una tienda sea eficaz en orden a satisfacer las necesidades de los clientes y proporcionarles una buena experiencia de compra. Sin duda, se trata de un gran aliado para mejorar los resultados del negocio a corto y largo plazo.
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