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La gestión de los repartos forma parte fundamental del proceso de expedición y distribución de mercancias. Se trata de uno de los momentos en los que es necesario contar con la máxima eficiencia para lograr un reparto más rápido y óptimo. Con la ayuda de un software de gestión especializado en dicho campo, las tareas se realizan con mayor facilidad.
La optimización de rutas es una de las acciones más eficaces de mejorar la productividad de la empresa. Si, a titulo personal, utilizamos software especializado para llegar a un destino en el menor tiempo posible; a nivel profesional, cuando existe un conjunto de destinos a servir, es, sin duda, una necesidad.
En este artículo desarrollamos la problemática de las entregas en el último eslabón y cómo un ERP puede ayudarnos a conseguir rutas más fiable, un cliente satisfecho y una mejora en las ventas, con un mayor énfasis en el punto de vista de la empresa que vende un producto (empresa vendedora) respecto a la que ofrece el servicio de transporte (empresa transportista)
Si nuestra empresa ya cuenta con un sistema ERP, existen una gran variedad de ellos que integran programas de gestión de reparto con la finalidad de optimizar las rutas de entrega. Este es uno de los módulos sectoriales que se deben considerar por aquellas empresas en las que la distribución B2B es un proceso importante en su modelo de negocio.
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Las necesidades de la distribución logística
Las empresas siempre cuentan con procesos que son susceptibles de una mejora constante. En el caso de la distribución logística, estas se ven reflejadas en la búsqueda de la optimización de rutas de reparto. Lograr estos objetivos se convierte en algo prioritario y que aporta una gran ventaja competitiva.
Los mitos de este tipo de sistemas
Existen falsas creencias acerca de este tipo de sistemas que, en muchas ocasiones, se descartan sin un análisis previo. Algunas de estas falsas creencias son:
- Gasto evitable: se piensa que el coste de estos módulos son altos, cuando en realidad el coste de estos sistemas no es excesivo y se rentabiliza rápidamente.
- Siempre se realiza la misma ruta: por lo que no se requiere ningún software especifico que recalcule nada. Esto es tanto como admitir que en la realidad todo funciona tal y como se preveía y que, además, las cosas no cambian, nada más alejado de la realidad.
- Requiere un esfuerzo de implantación: el miedo a invertir un excesivo tiempo en procesos que históricamente no han sido informatizados supone reticencias. En realidad, se trata de un proceso sencillo de rápida adaptación, que tiene poca iteración con el personal operativo, por lo que no supone un problema.
- Solo sirve para planificar rutas: aunque esa puede ser una función principal, el desempeño debe realizarse de forma optima (reduciendo tiempos y costes de entrega), pero cuenta con otro gran número utilidades como puede ser la modificación de rutas ante imprevistos, etc...
Las funcionalidades de un software empresarial para el sector
Este tipo de módulos cuentan con una gran variedad de funcionalidades que aportan de valor a la empresa. Sin duda, su función principal es el cálculo y optimización de las rutas y recursos de reparto, y para ello cuenta con las siguientes funciones:
- Carga de rutas: Es la primera función de este sistema, cargar las rutas desde un programa externo. Los diferentes softwares permiten una gran variedad de opciones, siendo las más comunes las importaciones desde Excel, módulo CRM o el sistema ERP de la empresa.
- Optimización de las rutas: El sistema realiza una optimización en función de los parámetros fijados (número de vehículos y sus capacidades, sector o áreas de reparto, agrupación de entregas y matriz de tiempo, etc…). Con esta información se calculan opciones monoruta o multiruta.
- Seguimiento: Desde la central de la empresa se podrá realizar el seguimiento de la ruta gracias al terminal del chófer o del vehículo. Esto permite conocer el estado del reparto y, a la vez, se le puede facilitar información al receptor sobre el tiempo de entrega.
- Comunicaciones: A través de estos módulos se puede comunicar directamente con el conductor para realizar alguna modificación de la agenda o informarle acerca de algún cambio en la ruta. La integración de este sistema en el conjunto del ERP de la empresa se puede utilizar para cerrar órdenes de envío en el momento de la entrega. También permite la comunicación con el destinatario del envío para que este informado en todo momento de la situación del mismo.
- Generación de informes: Una de las grandes ventajas de este tipo de sistemas es la generación de los diferentes informes. Gracias a ellos podemos obtener una información muy valiosa que nos ayuda en la toma de decisiones dinamicas. Gráficas e informes acerca de las rutas, los tiempos de reparto o las incidencias se convierten en una herramienta para mejorar.
Las ventajas que aporta un módulo de distribución
Contar con una herramienta que nos ayude a gestionar este proceso nos aporta una serie de ventajas competitivas y operativas. Se trata de una manera sencilla de optimizar nuestros recursos de reparto para lograr ser más eficientes y reducir los costes de nuestras operaciones.
- Reducción de tiempos y costes: Es uno de los beneficios más visibles, la optimización de las rutas reduce los tiempos de realización de las mismas y consigue reducir los costes. El equilibrio entre ambos factores es fundamental para conseguir obtener el máximo beneficio para nuestra empresa.
- Mejora de la productividad: Al lograr el beneficio anterior, se mejora automáticamente la productividad. Gracias al hecho de ser más eficientes, conseguimos liberar determinados recursos que se pueden emplear en actividades más productivas para el conjunto de la organización. Contar con una buena productividad se convierte en una ventaja competitiva.
- Control de las actividades: Gracias al seguimiento, se puede llevar un control de las rutas y actividades realizadas por los vehículos. Esto permite fomentar la conducción segura evitando la llegada de multas o accidentes por algún tipo de exceso o intento de realizar el trabajo en menor tiempo. El objetivo es optimizar cada instante de la ruta con seguridad.
- Asistencia automática: Gracias a la comunicación constante a través del sistema, el conductor podrá solicitar una asistencia de manera rápida y directa. Todo se puede gestionar desde el centro de control mientras se mantiene una comunicación eficiente e instantánea con el responsable del reparto en esa ruta.
- Toma de decisiones: La posibilidad de generar informes de diferentes actividades relacionadas con el reparto nos permite tomar decisiones con más información. Gracias a ello, los equipos directivos de la organización cuentan con más datos en los que apoyarse para lograr alcanzar los objetivos. Los conductores también se ven beneficiados por dichos informes.
Conclusiones
Apostar por un programa ERP que contemple la funcionalidad necesaria para gestionar eficazmente el transporte y logística es algo crítico en algunos sectores en la actualidad. Contar con un sistema global nos aportará grandes beneficios en tareas como la gestión del almacén, el calendario de mantenimiento de los vehículos o la gestión del personal.
Un módulo específico para la gestión de repartos nos permitirá ser más eficientes y comenzar a ahorrar en una de las fases del negocio que más costes se generan. La integración con el resto de funcionalidades de la empresa será fundamental para seguir creciendo.
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