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    12 Mar 2018

    UN ERP ES LA HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE TU CONTABILIDAD

    CONCILIACION BANCARIA

    ¿Por qué el saldo que tengo en los extractos de los bancos no me coincide con el saldo registrado en la contabilidad de la empresa?

    Pierdo mucho tiempo accediendo diariamente a mis bancos para buscar pasivos ocultos o activos ficticios.

    Necesito tener un control de la contabilidad, identificar con claridad qué es lo que origina esas diferencias, y además, una herramienta que me avise de esas diferencias.

    Una herramienta que me ayude a tomar las mejores decisiones y me permita adelantarme a los problemas que puedan derivarse.

    No quiero estar todo el día revisando los extractos de las cuentas de mis bancos para ver si existen diferencias, quiero conocer de antemano que se van a producir estas diferencias y tener toda la información para actuar en consecuencia.

    Entre las causas más comunes que originan de esas diferencias contables están, entre otras:

    • La existencia de cheques que la empresa ha girado ya pero no han sido cobrados todavía.
      Esta suele ser una causa bastante común ya que los cheques se contabilizan cuando son emitidos, no cuando son cobrados.
    • Los registros en los libros de la empresa que no han sido abonados por el banco y no se reflejan en el extracto bancario.
    • Las notas de crédito que el banco ha abonado en la cuenta bancaria de la empresa pero ésta todavía no ha registrado. En este caso, podría ser que algún anticipo de cliente ya se hubiese cobrado y ni siquiera nos hubiese dado tiempo a hacerle la factura, o bien sí estuviese hecha, pero no la hubiésemos contabilizado todavía.
    • Las notas de débito que el banco ha cargado en la cuenta bancaria pero la empresa no ha registrado. Puede ocurrir que existan tributo o impuestos que ya nos hayan cobrado pero todavía no hayamos registrado en la contabilidad de la empresa.
    • Los distintos errores que la empresa o el banco comenten a la hora de registrar los conceptos y los valores. Es común que existan errores cometidos por la empresa o por el banco que también provoquen diferencias.

    Así que, para saber en todo momento lo que está ocurriendo, es necesaria una herramienta que permita, entre otras cosas, tener un control general de la contabilidad de la empresa.

    Si quieres saber cómo un ERP puede ayudarte con el control de tu contabilidad, sigue leyendo este Post…

    Antes de ponernos a establecer las bases por las que un ERP es la herramienta que te ayuda a tener un control de tu contabilidad, veamos algunos conceptos previos.

     

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

     

    La conciliación bancaria ¿qué es?

    La conciliación bancaria es uno de los procesos que debe realizar periódicamente cualquier empresa para tener control sobre el efectivo del que dispone en los bancos y la forma en que se está utilizando.

    El objetivo de la conciliación bancaria es, por un lado, asegurar que todos los apuntes contables están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado en otra cuenta. Y por otro lado, detectar tanto los depósitos contabilizados que no han reflejado esta información en el banco como aquellos movimientos que no han sido contabilizados.

    La conciliación bancaria constituye, por tanto, un elemento imprescindible para mostrar la imagen fiel de la compañía en lo que a tesorería se refiere.

    En caso de que exista alguna diferencia, primero se deben determinar cuáles son las causas para poder solucionarlas.

    Esta solución pasa por realizar ajustes contables y realizar anotaciones, y tras hacerlos, se puede afirmar que la empresa se encuentra en buena salud económica.

    Aunque lo realmente significativo es adelantarse a estos desajustes, y dejar de realizar acciones manuales de comprobación día tras día.

    Aquí es donde entra en juego la tecnología.

    La tecnología, y en este caso, un software ERP que disponga de un módulo de Conciliación bancaria le ayudará a tener todo ese control de su contabilidad.


    El ERP, como herramienta de control de tu contabilidad

    contabilidad.jpgCuando un departamento contable y financiero es capaz de procesar pagos, realizar transferencias y manejar información financiera actualizada en todo momento y rápidamente, las posibilidades de éxito están garantizadas.

    Un software ERP es la solución para optimizar la gestión de finanzas en tu negocio. Contar con uno que disponga de herramientas de contabilidad especializadas supone un plus de competitividad muy valorable.

    A la hora de seleccionar un ERP, hay que tener en cuenta que debe servir para cualquier tipo de empresa, de cualquier tamaño, de cualquier sector, con capacidades multidivisa y multiidioma y que por supuesto, debe cumplir la normativa contable establecida en el país donde se implante.

    Si trabaja con clientes o proveedores de otros países que realicen los cobros o pagos en otra divisa, el ERP deberá ser multidivisa y además deberá permitirle control la diferencia de cambio en cada operación, así como visualizar los cobros y pagos en ambas monedas con su cambio correspondiente.

    Y como comentábamos en el apartado anterior, la conciliación bancaria ha de formar parte del módulo de contabilidad del ERP.

    Gracias a la conciliación bancaria que llevan incorporados los ERPs se evitan procesos manuales como el punteo de los extractos, ya que se pueden descargar la norma 43 de los distintos bancos para hacer un punteo automático con la contabilidad de la empresa.

    Es decir, cuando el día de vencimiento de sus pagos tenga multitud de cargos realizados en el banco ya no se puntea manualmente el extracto, la aplicación realiza el trabajo por usted ya que dispone de toda la información necesaria en cartera y podrá identificar importe, vencimiento y proveedor.

    Del mismo modo, ocurre con los cobros.

    Al realizar un seguimiento de todas las transacciones se pueden detectar facturas que se hayan extraviado y volver a solicitarlas, también se puede comprobar si se han realizado cargos por error, y lo más importante, anticiparnos a los acontecimientos y prevenir pérdidas.

    Si quieres conocer las funciones y beneficios de utilizar el módulo contable de un ERP, no te pierdas nuestro post anterior:

    -  “5 Beneficios de usar un módulo contable de un ERP”

     

    Conclusión

    Tras todo lo visto en este artículo podemos afirmar que un ERP es la herramienta para el control de tu contabilidad, gracias a que dispone de múltiples módulos contables que facilitan estas tareas.

    Si además, añadimos herramientas de BI (inteligencia de negocio) que nos muestren de forma rápida y visual las discrepancias que se puedan dar entre la contabilidad que llevamos internamente en la empresa y los extractos de los bancos con los que trabajamos, conseguiremos tener mayor control de nuestra contabilidad.

    Las herramientas de BI obtienen los datos del ERP consiguiendo así minimizar estas tareas de recopilación y preparación de la documentación a mostrar. Gracias a la documentación estructurada, los decisores podrán dar respuestas rápidas y acertadas ante cualquier toma de decisión.

    Un control de la contabilidad permite garantizar la calidad e integración de la información contable que manejan las empresas, y lo más importante, permite prevenir y evitar posibles errores que pudieran comprometer la seguridad de los datos.

    El ERP permite retroalimentar el sistema contable de la empresa y hacer que todo funcione de manera adecuada.

    Si lo que quieres es llevar un control de la contabilidad de tu empresa de forma que puedas conocer realmente el estado financiero de tu empresa, el ERP es la herramienta que te ayudará a conseguirlo.

     

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    Equipo DATADEC

    Temas relacionados:. Administracion y Finanzas, Sistema de Informacion y Gestion ERP

    EL ERP ES LA BASE DE UN BUEN CONTROL FINANCIERO. SOFTWARE DE TRAZABILIDAD ALIMENTARIA EN LA NUBE

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