ERP ONLINE: RAZONES DE PESO PARA PASARSE A LA NUBE

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En la actualidad, los ERP online se han impuesto como una solución flexible y más económica a las necesidades de gestión por parte de empresas de todos los tamaños. Independientemente del volumen de las organizaciones, muchos propietarios y directivos apuestan por este tipo de aplicaciones en lugar de decantarse por la inversión y mantenimiento en sus propias instalaciones en un sistema local.

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Además, otro de los aspectos que han motivado un incremento de la demanda de programas ERP cloud es la escalabilidad que permiten. De este modo, ante un proceso de expansión, las compañías pueden contar con nuevos recursos informáticos, sin necesidad de invertir en hardware.

Vamos a ver, a continuación, otras razones de peso para decantarse por una solución en la nube.

Impulsando BI

La inteligencia empresarial o Business Intelligence (BI) tiene un papel destacado en las nuevas herramientas de gestión online. Además de disponer de una mayor capacidad de almacenamiento de datos brinda la posibilidad de procesar y clasificar la información de manera más efectiva.

Teniendo en cuenta que la mayoría de la información que existe en internet no está estructurada, resulta conveniente contar con un sistema que agilice la búsqueda, la combinación, la transformación, la depuración y la consulta de datos. Dichos registros guían la realización de análisis más orientados, que suponen la base para emitir predicciones más certeras y la implementación de un proceso de mejora continua en todas las áreas.

Así, este tipo de posicionamiento analítico de carácter holístico (en la nube todos los datos relacionados con la organización están disponibles en todo momento) ayuda a las empresas a identificar tanto sus fortalezas como sus debilidades. Esto resulta esencial para detectar y erradicar a tiempo patrones incorrectos y valorar los procesos que pueden ser optimizados, así como trazar nuevas políticas que ayuden a incrementar la productividad.

Reducción presupuestaria de la implementación

Decantarse por un programa ERP cloud suele suponer una reducción del presupuesto necesario para llevar a cabo la implementación del sistema. Y es que instalar un ERP on-premise, implica realizar un gasto destinado a la compra del equipamiento necesario para que la plataforma funcione de forma óptima.

Entre la dotación básica necesaria se incluyen computadoras y servidores, así como equipos o infraestructura de red. Asimismo, debemos asumir el coste de las licencias del software que permiten operar el mismo.

En cambio, al contratar los servicios de un ERP en la nube pagamos una cuota mensual. Esta variará, generalmente, en función de la cantidad de módulos o aplicaciones que necesitemos y del número de usuarios que tengan acceso al sistema. 

Otro de los aspectos ventajosos a considerar, es que no será necesario disponer de un lugar con las condiciones idóneas para el funcionamiento de los servidores o del centro de datos de la empresa. Y tampoco aumenta el consumo de electricidad, debido a que no usaremos la energía que requieren tanto los propios servidores como aquellos destinados a asegurar las condiciones de funcionamiento en las instalaciones.

Cada uno a lo suyo

Trabajar en un entorno online es hacerlo en un marco constantemente actualizado, diseñado para favorecer la agilidad tanto en la fase implementación como, posteriormente.

Por así decirlo, se da una simbiosis más estrecha con el proveedor, que se hace cargo del mantenimiento de la plataforma tecnológica y la migración hacia infraestructuras de vanguardia. Esta asociación permanente favorece la concentración de esfuerzos por parte de nuestra plantilla administrativa en la cadena de valor de la empresa.

Al contratar un ERP online no tenemos que ocuparnos de acometer la instalación y la configuración de los servidores. Además, en todo momento contaremos con el asesoramiento del proveedor para hacer determinadas elecciones técnicas. Entre ellas destaca la necesidad de determinar el modelo de entrega o de despliegue en la nube que tendrá la solución escogida, una cuestión que depende de cada organización.

En suma, un mayor desahogo en este sentido permite que tanto el departamento tecnológico de la empresa como el resto de responsables directivos e, igualmente, el personal administrativo de nuestra institución se puedan centrar en el desarrollo de otras acciones más propias de la actividad comercial o productiva subyacente.

Impacto del proyecto y curva de aprendizaje

Las aplicaciones de gestión empresarial en la nube constituyen soluciones recurrentes para las empresas de la era digital, ya que contribuyen a evitar una serie de fases imprescindibles durante la adopción de un sistema local. De hecho, tendremos acceso en poco tiempo a un marco informático que se ajustará a las especificidades particulares de nuestra institución. Esto ocurrirá, especialmente, si optamos por un ERP vertical que reúna todas las funcionalidades requeridas para representar nuestra lista de procesos.

Complementariamente, los requerimientos formativos son menores en el caso de algunos proveedores cuando se opta por la versión cloud. En el caso de los operarios técnicos, no hemos de invertir en su cualificación para hacer frente a los rigores del mantenimiento de la instalación. Si hablamos de los usuarios finales, estos suelen abrazar con más facilidad las vistas transaccionales simplificadas de las que algunas soluciones disponen en su versión en la nube.

Antes hablábamos de la escalabilidad en otro contexto; ahora trasladamos su importancia a este ámbito, puesto que asumir un proceso de dotación tecnológica de manera secuencial, genera un condicionamiento al aprendizaje más notable.

Conclusion

Dentro de los criterios de selección de un formato de ERP en un entorno local o en la nube, hay que tener en cuenta las ventajas e inconvenientes de trabajar con cada una de las dos opciones.

Con relación a temas relacionados con la seguridad,  un software cloud, consideramos que ofrece mayores garantías de las que pueda conseguir la propia empresa cliente de forma interna. No hay que olvidar que se trata de una de las competencias de su negocio, por lo que el proveedor se encargará de proporcionar a sus clientes los estándares de seguridad más avanzados así como las actualizaciones necesarias.

Otra de las ventajas que presentan los cloud ERP es el factor de escalabilidad, esto es, la flexibilidad que ofrecen los proveedores de estas soluciones para aumentar o reducir la capacidad del software, ya sea en número de usuarios o de tratamiento de datos. Esto es posible gracias a que, frente al formato de instalación local, los sistemas informáticos están optimizados para que el funcionamiento del programa consiga el máximo rendimiento. Y es que las arquitecturas que dan soporte a “la nube” se adaptan dinámicamente a los recursos requeridos en cada momento, pudiendo hacer frente a cualquier “pico” de carga.

Los formatos de sistemas ERP de instalación local suelen requerir de una inversión mayor, tanto en el momento de su implantación, contratando la propia licencia del software y adquiriendo los equipos informáticos que lo soporten, como en su mantenimiento.

En vista de todo lo expuesto, no cabe duda de que la elección de un sistema ERP en la nube cuenta con múltiples ventajas que convierten al software local en un sistema totalmente obsoleto.

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