10 ERRORES EN LA AUTOMATIZACIÓN DEL ALMACÉN

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Sin rodeos, la automatización del almacén es una auténtica maravilla del mundo moderno. Han superado con creces no pocos de los más atrevidos guiones de Hollywood en todos sus aspectos. Y todavía estamos al principio del camino, ¿cuánto nos queda por avanzar?

Los automatismos sustituyen multitud de tareas repetitivas, reducen costes, eliminan errores, aumentan la seguridad, colaboran con humanos, cada vez son más rápidos, ven y escanean mejor y consumen menos energía. Además, como ocurre siempre con la tecnología, a medida que el tiempo transcurre, los costos de automatizar un almacén, sin dejar de ser una inversión importante, disminuyen.

Pero como toda inversión, la automatización del almacén no está exenta de riesgos. Aunque desde fuera del mundo empresarial automatizar no sólo parece sencillo, sino que aparenta ser el camino lógico que seguir, en realidad deben tenerse en cuenta una gran cantidad de condicionantes para evitar llevarnos sorpresas desagradables y sustos innecesarios.

Evidentemente, no se llega de repente al “dark warehouse”, un almacén completa y únicamente integrado por máquinas. Todo proyecto requiere un proceso, unos pasos a seguir, y en ese proceso, debemos tener en cuenta los peligros potenciales que nos aguardan en cada uno de los pasos. Entre otras cosas, hemos de conocer perfectamente nuestra situación actual, no sólo para medir nuestros progresos, sino para decidir en qué dirección seguir, en qué solución automática invertir.

Como hemos mencionado, automatizar conlleva algunos riesgos basados sobre todo en la falta de una planificación adecuada. Existen ciertos aspectos que deben tenerse en cuenta antes de la llegada del autómata, ya que no sólo no los resuelve, sino que puede acrecentarlos.

Veamos algunos de ellos.

1.- Automatizar pensando sólo en nuestro presente.

Todo proyecto que iniciemos en nuestro almacén debe tener muy en cuenta la planificación del futuro. No debemos instalar un almacén vertical para agilizar el picking y al año siguiente dedicarnos a servir palés completos. Puede parecer una situación extremadamente exagerada, pero la falta de planificación no lo es tanto y puede acarrear situaciones como esta o de mayor gravedad. Un cambio en el tamaño de las referencias con las que trabajamos puede llevar al traste el rendimiento de toda una instalación.

De la misma forma no debemos instalar un automatismo que funcione prácticamente al máximo de su rendimiento desde el primer día. Ante cualquier incremento de la demanda (que sería lo deseable) supondría, o bien tener que abordar otro proyecto completo de automatización del almacén, o bien tener que combinarlo con sistemas manuales con lo que no habríamos avanzado nada.

2.- No pensar en el espacio.

Una obviedad: el automatismo ahorra espacio, pero también ocupa su espacio. Si automatizamos una parte del almacén sin prever adecuadamente nuestro propio crecimiento, podemos ver de repente que los costos de instalar un nuevo automatismo que necesitamos, son desproporcionados si lo comparamos con lo que representaría, haber tenido en cuenta un posible crecimiento y haber planificado la expansión física de la instalación, preparando, adecuando y “reservando” el espacio para ello.

3.- Automatizar un proceso no totalmente conocido.

Cuidado con los pequeños detalles. Un proceso caótico, variable, que nunca estuvo bien definido, o que simplemente no se conoce bien, es un peligro en potencia para un automatismo. No se puede automatizar el caos viene a significar que hay muchos deberes que hacer antes de introducir un automatismo en nuestras vidas.

Para no entrar en detalles de procesos de almacén que son diferentes en cada instalación, sirva de ejemplo esta situación inventada: hemos comprado un autómata que plancha camisas y las guarda plegadas en el armario (ojalá lo inventen pronto) a razón de tres por minuto. Fabuloso. Pero desconocemos un detalle del proceso manual: como algunas etiquetas indican que muchas de nuestras camisas están hechas de nylon, la persona que planchaba cambiaba la temperatura en función del tejido porque leía cada etiqueta. El automatismo no lo hace. Por desconocer al milímetro el proceso manual, cuando vayamos al armario nos encontraremos un montón de camisas derretidas, toda la ropa impregnada de un fuerte olor a quemado, la plancha destrozada, y todas nuestras camisas de hilo y algodón llenas de gotas de plástico derretido, eso sí, sin una sola arruga.

El conocimiento completo del proceso, es fundamental para prever posibles consecuencias difícilmente resolubles a posteriori, al menos, de forma económica.

4.- Intentar que la máquina se adapte a nosotros.

Esta cuestión surgirá en el planteamiento del proyecto, en la fase de estudio de nuestros requerimientos. Antes de automatizar un proceso al igual que muchas veces cuando pretendemos implantar un sistema SGA, tendemos a intentar seguir haciendo las cosas como siempre se han hecho antes de la llegada del autómata. Esto es del todo imposible.

Automatizar supone adaptación, cambio. Y el cambio debe venir también en la mentalidad o filosofía de trabajo. La compañía debe adaptarse a los estándares de la máquina allí donde esos estándares no coincidan con el modus operandi ejecutado hasta el momento.

5.- Pretender automatizar la excepción.

Lo habitual es que con la automatización del almacén no seamos capaces de cubrir ciertas anomalías o servicios especiales que sí somos capaces de ofrecer con procesos manuales, a menos que adquiramos un automatismo para cada una de esas excepcionalidades lo que normalmente no suele compensar económicamente. Por la misma razón, no automatizaremos un proceso que se produzca excepcionalmente una vez por temporada, por poner un ejemplo.

Un automatismo no va a solucionar miles de excepciones que pueden absorber los procesos manuales (muy habituales en la recepción o expedición), debemos estandarizar nuestros procesos para adaptarnos al estándar de la máquina o desviar las excepciones, a puestos donde los operarios las resuelvan de forma eficaz.

6.- Ponerlo al final de la cadena para que “tire” del resto de procesos.

No espere que un automatismo haga algo para lo que no fue inventado. Si introducimos un automatismo al final de la cadena por ejemplo en el picking para que “supuestamente” los procesos anteriores “se pongan las pilas” descubrirá que esto no funciona así. Pueden ocurrir varios supuestos entre ellos:

Que su ritmo de entradas o de producción (que sigue siendo el mismo) no consiga abastecer al autómata al ritmo suficiente por lo que ¿para qué nos sirve su velocidad de picking si no tiene nada que servir?
Que un proceso anterior no trabaje en tiempo real. Por ejemplo: cuando producción no da de alta en tiempo real lo que fabrica, pero sí que debe entrar directamente en el autómata. Como el automatismo no trabaja en negativo, no puede admitir referencias que para su software no existen, por tanto, tendremos que forzar manual e informáticamente esas altas, pero será a costa de crear el negativo en el stock de producción ya que, aparecen referencias aún no fabricadas. O peor, habrá que crearlas y luego recordar destruirlas para evitar duplicarlas cuando se den de alta a través de la vía habitual.

En general, trabajar con cantidades negativas es algo que debe resolverse, con mayor prioridad antes de la llegada del automatismo.

7.- Cuidado con el estado de las infraestructuras o su ubicación

Una gotera no controlada, condiciones ambientales extremas de humedad, instalaciones en zonas potencialmente inundables por fenómenos meteorológicos extremos, aunque sean muy extraordinarios, como una DANA.

En este mismo sentido conviene tener en cuenta también con qué trabajamos en el entorno del automatismo. Si generamos aerosoles corrosivos, aceites, polvo, abrasivos, etc.

8.- No contar con un plan B.

Ante una incidencia grave que llegue a detener el autómata, el almacén se detiene con él. Duplicar automatismos, es una opción desde luego, pero no es algo que podamos permitirnos en el 100% de los casos.

Conviene comentar con los posibles proveedores exactamente en qué casos o frente a qué problemas el autómata se detiene. ¿Cuánto tarda en llegar la pieza que resuelve ese problema o cualquier otro? ¿Tenemos o podemos prever un plan B bajo nuestro control en esos casos?

No nos dejemos llevar por el entusiasmo de frases del estilo “no, pero esto sucede una vez de cada mil”, porque no hay ninguna razón para no tener el 100% de probabilidad de ser ese uno por mil y si ocurre, debemos estar preparados, bien para poder resolverlo, bien para asumir las consecuencias.

9.- No incluir en el proyecto al personal.

Una automatización del almacén no es tan sencilla como elegir la máquina adecuada, instalarla y listo. El personal a su cargo debe saber convivir con ella, manejarla, entender sus interfaces, su software, sus normas básicas de mantenimiento, funcionamiento, etc.

Además, personal digamos “satélite” al automatismo, verá afectada su forma de trabajar, aunque nunca entren en contacto directo con la máquina. La forma en que producción sirve sus productos o los etiqueta, o envasa, puede cambiar debido a los nuevos condicionantes.

Hacer partícipes a personas y departamentos que normalmente no trabajan directamente en el almacén pero que se verán afectados por esta innovación, es vital para el éxito del proyecto ya que pueden aportar detalles que, como mínimo, nos ayuden a concretar mucho mejor la elección del autómata de entre los muchos del mercado.

10.- No tener en cuenta las capacidades o actualizaciones de nuestro sistema SGA.

Nos referimos a sistemas antiguos, no actualizados o hechos a medida con algunos años o décadas a su espalda, cuando no se preveía la incorporación de este tipo de tecnología en absoluto. Un automatismo sólo recibe órdenes de un sistema SGA. Debemos asegurarnos de que nuestro sistema va a comunicarse y sincronizarse sin dificultades con el software del autómata. Deben intercambiar multitud de información entre ellos y el sistema ERP.

Errores en la base de datos, repeticiones de referencias, códigos erróneos u obsoletos, en general, “basura digital” que debe depurarse previamente. Los errores de transmisión de datos pueden hacer que perdamos trazabilidad, que tengamos lecturas erróneas del nivel de existencias, confusiones entre referencias, etc.

Si al autómata le llega información errónea, trabajará con ella erróneamente, recordemos que es una máquina, no la cura a todos los males del almacén. La “cura” debe hacerse de forma exhaustiva previamente.

Conclusiones

La automatización debe englobarse dentro del proceso de digitalización del almacén. No debemos perder de vista que hablamos bien, cuando hablamos de proceso de digitalización poniendo énfasis en el avance progresivo y pautado hacia el automatismo. No es, como parece, llegar a la tienda de autómatas, elegir uno y “puf” ya hemos resuelto todos los problemas que teníamos en nuestro stock. Ojalá, pero no funciona así por desgracia. Hay muchos detalles que debemos tener en cuenta y aquí hemos reflejado sólo unos pocos.

Un automatismo nunca va a resolver los problemas que tenemos de identificación de nuestras referencias, es más, va a exigir que ese problema aflore y se resuelva previamente o no funcionará. De la misma forma que en medidas y pesos. O están definidos o deberemos instalar sistemas que los definan. Un palé con la carga desmoronada no será admitido por el autómata, pero no resolverá este problema que quizá provenga de nuestro proveedor, y si se desmorona una vez ubicado o durante el desplazamiento de la máquina, tendremos un problema de cierta seriedad.

La digitalización del almacén requiere planificación, visión de futuro. Automatizar debe englobarse dentro del proceso estratégico de la empresa independientemente de que sea una empresa manufacturera o un centro de distribución.

Es conveniente implicar a todo el personal en el proyecto y que surjan cuantos más detalles mejor ya que esta implantación no sólo va a afectar al almacén, también tendrá consecuencias en su entorno, en proveedores y por supuesto, consecuencias muy beneficiosas para los clientes.

El total de las referencias que deban gestionarse por el automatismo deben estar preparadas. El autómata viene equipado con sistemas y poka-yokes que evitan errores de identificación para optimizar su eficiencia, y serán eficientes en la medida en que nuestras referencias los soporten.

Un automatismo en nuestro almacén supone un gran avance, una mejora incomparable del nivel de servicio y de la eficiencia de nuestros procesos. Cada vez son más asequibles, más eficaces, ergonómicos y seguros. Tienen muchos más beneficios que inconvenientes, pero debemos dimensionar bien el proyecto, hacer previsiones y avanzar paso a paso hacia ese destino que es ya imparable, de automatización de nuestros almacenes.

Porque, si no lo hacemos nosotros, lo harán nuestros competidores.