ESTRATEGIAS DE MANTENIMIENTO PARA REDUCIR LOS COSTES OPERATIVOS: CÚAL ELEGIR Y CÓMO MEDIR EL AHORRO

El diseño y desarrollo de correctas estrategias de mantenimiento es fundamental para las industrias cuya operativa está basada en procesos; un entorno en el que frecuentemente se recurre a la reducción de los gastos operativos para mejorar la rentabilidad a largo plazo.

Estamos ante un ámbito de mejora para muchas empresas que funcionan bajo la premisa run it till it breaks (filosofía asociada a los modelos de mantenimiento correctivo o reactivo) y que, sin embargo, trabajan dentro de un modelo productivo cuya línea de activos es susceptible de incluirse en un entorno optimizado de reparación y mejora.

Para lograr un cambio de paradigma evolutivo que no tenga un impacto negativo en la capacidad de producción, resulta básico llevar a cabo una actualización sistemática del plan de mantenimiento establecido en la organización. Además, es aconsejable emplear un sistema ERP que nos permita gestionar los procesos que involucra este área de responsabilidad.

Estrategias de mantenimiento que permiten reducir los costes operativos

La gran diversidad de formatos empresariales ha motivado el asentamiento de diferentes líneas de actuación destinadas a incrementar el rendimiento productivo de una organización, gracias a la reducción de los problemas funcionales derivados de las averías y las tareas esporádicas de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo (PM)

El mantenimiento preventivo es una de las actuaciones más populares. Se trata de una estrategia que, normalmente, es fácil de implementar en industrias con un alto nivel organizativo. Bajo esta cultura de inspección permanente, podemos reducir el número de reparaciones de emergencia que se deben realizar a los equipos.

Gracias a este método identificamos los posibles fallos antes de que sucedan. Por lo tanto, esta perspectiva contribuye a ampliar la vida útil de los medios de producción y a disminuir los costes extraordinarios derivados de improvisar soluciones en tiempo récord. Si quieres implantarlo, tienes el proceso completo en nuestra guía de cómo crear un plan de mantenimiento preventivo en 10 pasos.

Mantenimiento predictivo (PdM)

El mantenimiento predictivo, como su nombre indica, tiene como objetivo principal vaticinar una avería en un equipo antes de que suceda. Los pronósticos que se realizan se fundamentan en una auditoría permanente de ciertos indicadores definidos como relevantes para comprobar el grado de rendimiento de una máquina o puesto de trabajo.

Si tenemos en cuenta la complejidad del escrutinio basado en sensores y otros recursos de medición, la implementación de esta estrategia requiere del apoyo de un software de gestión empresarial que favorezca una monitorización centralizada de los parámetros de control establecidos al inicio de la programación de las labores de mantenimiento.

Mantenimiento centrado en fiabilidad (RCM)

Esta clase de gestión generalmente representa, para muchas iniciativas, una variante de difícil adopción. Su objetivo es determinar los fallos que puede tener un equipo específico, para luego diseñar una estrategia de actualización y mejora de cada uno de sus componentes. Este modelo RCM necesita de la aplicación de inspecciones sistemáticas y periódicas de carácter estadístico donde se recopilen datos sobre los activos y los componentes que los integran.

Para desarrollar con éxito una estrategia de mantenimiento centrada en la fiabilidad debemos tener en cuenta todos los activos de producción de la organización e identificar los que tienen mayor grado de importancia para el desarrollo de las acciones de producción.

Mantenimiento basado en riesgo (RBM)

En ciertas industrias es más conveniente enfocarse en determinados activos que presentan un mayor riesgo de romperse y redoblar esfuerzos en su conservación y puesta a punto, dejando de lado, entre comillas, otros equipos cuya fiabilidad está fuera de toda duda. De esta forma conseguimos mantener en un nivel mínimo el riesgo de parada total de la cadena de valor.

Mantenimiento de precisión

El mantenimiento de precisión procura una atención especial a ciertos equipos: aquellos que requieren de un cuidado especializado y que dejan de ser efectivos de forma exponencial a causa de su uso continuado.

Si dudas entre el enfoque preventivo y el correctivo puro, en este post comparamos el mantenimiento preventivo y el correctivo en detalle.

Dónde está el ahorro de un mantenimiento bien planteado

Los activos de nuestra empresa necesitan cuidados para que nos duren el mayor tiempo posible trabajando en condiciones de normalidad. Todo el tiempo que nuestro negocio permanezca parado, estamos perdiendo dinero: el ahorro empieza por evitar costosos reemplazos de equipos y tiempos de inactividad del sistema. La guía de buenas prácticas de operación y mantenimiento del Departamento de Energía de EE. UU. (FEMP) cifra el ahorro del mantenimiento preventivo entre un 12% y un 18% frente a operar solo de forma reactiva. El mismo organismo estima que una intervención reactiva cuesta entre 3 y 5 veces más que la misma intervención planificada, al sumar las horas extra de emergencia, los repuestos urgentes a precio recargado y la pérdida de producción.

Para que ese ahorro llegue, el plan que se establezca debe tener tres características: que sea sistemático, que se realice de forma rutinaria y que esté dirigido a reducir los fallos. Su objetivo es evitar que haya problemas; cuando se actúa después del fallo hablamos de mantenimiento reactivo o correctivo, y ahí el coste ya no se controla: un fallo imprevisto suele conllevar una serie de daños colaterales que encarecen las intervenciones correctivas.

Hay además un beneficio indirecto muy relevante: al proporcionar un mantenimiento mejorado del equipo, se reducen significativamente los riesgos laborales de los trabajadores, evitando muchas lesiones. Esto tiene dos lecturas: por una parte, la humana, y por otra, la meramente empresarial, ya que se reducen de forma considerable las bajas laborales.

Ha de tenerse siempre presente que la coordinación de un programa preventivo no se basa exclusivamente en disponer de un sistema ERP preparado para esta funcionalidad; es necesaria además la implicación clara de la dirección de la empresa.

Ejecución de la planificación con el soporte de un ERP software

Para desarrollar los procesos de mantenimiento de plantas, almacenes o secciones, es imprescindible el uso de información precisa y fiable. Por lo tanto, las estrategias de mantenimiento aportan mejores resultados si para su implementación se emplea un software de gestión empresarial.

Una plataforma de gestión posibilita centralizar toda la información necesaria para que se desarrollen en tiempo y forma las actualizaciones de los planes, así como las acciones contenidas en las estrategias. Además, nos permite tener un mejor control y darle un seguimiento continuo al cumplimiento de las tareas. Necesitamos registros lo más precisos posibles de las inspecciones pasadas y los informes de servicio, y tenerlos integrados en un solo lugar mejora mucho la gestión de la maquinaria.

Ventajas de usar un sistema ERP para el desarrollo de la estrategia de mantenimiento

De manera general, podemos decir que la implementación de un módulo vinculado a la gestión de las tareas de mantenimiento trae consigo numerosas ventajas para las instituciones. Entre ellas las siguientes.

1. Realiza una programación eficaz de las actividades de mantenimiento. Nos permite, entre otras funciones, detectar diferentes fallos. Así, resulta posible desarrollar una planificación detallada de las tareas de mantenimiento en la que se especifique el responsable y el grado de prioridad de cada una, controlar la tasa de ejecución de tareas y asignar o modificar las responsabilidades del personal. Una vez que los técnicos realizan las inspecciones, el sistema actualiza la información añadiendo datos de valor para nuevos análisis y modificando, en su caso, la planificación realizada.
   
   
2. Refina los flujos de trabajo. Posibilita el acceso a información relevante para el establecimiento de procesos más eficaces, por lo que podemos reducir el tiempo de respuesta ante cualquier suceso y el pago de horas extra a técnicos de mantenimiento. La planificación de actividades se gestiona a nivel táctico con la gestión de órdenes de intervención en los distintos activos empresariales, lo que asegura que se cumplen las directrices establecidas. 
   
   
3. Contribuye a la toma de decisiones y a mejorar los procesos. Facilita la obtención de datos estadísticos exactos y la generación de informes de rendimiento veraces. De esta manera es posible controlar diferentes indicadores como la cantidad de tareas desarrolladas y su coste, el grado de rendimiento del equipo de mantenimiento y el valor real de los activos. El registro y asignación de recursos en cada intervención permite conocer el coste real de mantenimiento y reparación de cada activo, y valorar cuándo deja de ser rentable su uso.

Cómo medir el ahorro: reporting de costes de mantenimiento en el ERP 

Elegir la estrategia y ejecutarla es la mitad del trabajo; la otra mitad es demostrar con datos que reduce costes. El reporting de costes de mantenimiento aporta esa dimensión analítica a los gerentes del área, que pueden afrontar sus decisiones ejecutivas mejor informados a partir de los datos cosechados en el registro diario.

No son pocos los retos asociados a esta fase de análisis: el uso de herramientas no integradas, como hojas de Excel (que requieren macros para determinar los indicadores de rendimiento) o cierto software de mantenimiento clásico (que exige consultas SQL para cruzar tablas), puede dificultar en gran medida la tarea. Los componentes de nueva generación asociados al módulo central de un ERP garantizan la integración total de los datos y aportan funcionalidades propias del business intelligence para diseñar informes personalizados.

La pieza clave es el bono de intervención. Una vez que un técnico ha recibido una asignación de trabajo, como resultado de la planificación o de una solicitud puntual, podemos registrar en cada bono el tiempo invertido en un mantenimiento, los repuestos utilizados y las herramientas necesarias para su realización, entre otros parámetros de seguimiento. Con respecto a los consumibles y accesorios, se incluyen de forma sistematizada todos los repuestos necesarios, ya se trate de productos del inventario o componentes externos adquiridos puntualmente. Lo mismo sucede con la mano de obra subcontratada, un coste que se traslada igualmente al módulo contable y al centro de costes correspondientes.

Con esa base de registro, el análisis se vuelve accesible:

• Tiempos de parada: su registro desvela la verdadera operatividad de una máquina sometida a escrutinio. A partir de esta estimación, producción y mantenimiento pueden determinar la línea a seguir en la próxima regeneración de activos o responder mejor a una oferta de un proveedor.
• ¿Mantener o sustituir?: con el historial centralizado de reparaciones de un equipo se resuelve de forma informada una de las decisiones más caras del área: si continuar manteniéndolo es más rentable que sustituirlo por uno nuevo.
• Desempeño de cada técnico: en términos de tiempo y eficacia, discerniendo la tarifa imputable a cada bono en concepto de mano de obra.
• Indicadores de fiabilidad: ratios como el MTBF (tiempo medio entre fallos) o el MTTR (tiempo medio de restauración) dan cuenta de la fiabilidad de un activo y del impacto de su puesta a punto. Repasamos estos y otros KPIs en nuestro post sobre indicadores de gestión de mantenimiento industrial.

Cuando trabajamos con un CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) integrado en tiempo real con el cloud ERP, el reporting de costes se realiza como parte del proceso en sí mismo, sin necesidad de crear un modelo específico de registro a posteriori. La asignación contable representa fielmente el impacto económico en el libro de cuentas, ya sea a través de la actualización de existencias o del registro de operaciones asociadas a la subcontratación.

Conclusión

La puesta en marcha de estrategias de mantenimiento coherentes y acordes con la realidad de nuestra organización resulta esencial para disminuir los costes operativos. Conseguir buenos resultados a lo largo de este cambio interno de cultura implica organizar todos los recursos con el fin de conseguir la mayor cantidad de tiempo de servicio operativo con el menor coste posible, y medirlo: la estrategia que no se registra y se analiza no puede demostrar el ahorro que promete.

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