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Realizar un correcto proceso de facturación es mucho más importante para el buen funcionamiento de una empresa de lo que puede parecer a priori. No se trata solamente de evitar errores de cálculo que puedan representar un problema para su importe final, sino también contribuir a que la gestión global del negocio pueda llevarse a cabo de manera fluida. De esta forma, las diferentes fases del proceso empresarial se desarrollarán con mayores garantías de éxito.
En la actualidad, las empresas pueden mejorar todo el proceso de creación de facturas gracias al uso de un ERP de última generación o un software de facturación específico, que permita controlar los ingresos y costes de manera completamente segura. Su implementación es clave para conseguir que no se vean afectados ni el calendario de expedición ni la integración de los datos correctos en las facturas.
La importancia de la facturación
Hay que entender que la facturación influye directamente en el flujo de dinero que maneja la empresa y también en la relación que se establece con el cliente es indispensable para comprender la necesidad de cuidar que todo el proceso se lleve a cabo adecuadamente.
Hacer recaer la gestión de la facturación en el ERP de calidad escogido por la empresa es la consecuencia directa de valorar la verdadera importancia de expedir las facturas en el modo y tiempo adecuados.
Problemas relacionados con el proceso de facturación
El enfoque actual de gestión empresarial considera la facturación como una función estratégica dentro del mundo de los negocios. La principal razón para ello es la visión real del alcance de este proceso dentro de la organización de la empresa.
Repercusión en los ingresos
No contar con un ERP o software de facturación adecuado influye de manera negativa en los ingresos conseguidos por las empresas. Un sistema obsoleto implica una gestión inflexible y, por lo tanto, afecta a la comercialización de los productos y servicios. Esto repercute de manera directa en los resultados finales de ingresos.
Hay que tener en cuenta que cualquier retraso en la expedición de las facturas, o en su pago, repercute de manera directa en la situación financiera de la empresa. Si se altera el equilibrio entre ingresos y costes, será necesario que se ponga en marcha un mayor capital circulante, lo que acabará influyendo negativamente en su viabilidad económica si la situación se mantiene a largo plazo.
Impacto en el coste
Si no se dispone de un ERP de última generación capaz de abordar el sistema de facturación de manera integral, no se puede gestionar todo el proceso de manera efectiva. De hecho, es habitual en muchas empresas contar con un sistema antiguo que solamente aborde una parte de la facturación, como las transacciones o los proyectos. En estos casos, acaba siendo necesario realizar integraciones, que tienen un importante coste económico y humano. Por lo tanto, en última instancia la rentabilidad de la empresa se ve afectada.
Relación con los clientes
Los clientes del siglo XXI tienen un elevado nivel de exigencia en relación a las empresas con las que trabajan. Uno de los requisitos más importantes que esperan que cumplan es la transparencia.
Entregar una factura debidamente cumplimentada en tiempo y forma es una de las mejores formas de demostrar el valor que ofrece un negocio a sus clientes. Y esto pasa por usar un software de facturación adecuado, un ERP de última generación que sea capaz de gestionar todo el proceso sin ningún tipo de error o retraso.
En este sentido, no solamente es necesario resaltar la importancia de entregar una factura de forma adecuada, sino el hecho de que la empresa pueda tener siempre accesible toda la información necesaria para poder responder cualquier duda de los clientes y hacer que puedan entender de manera clara y rápida cualquier acción relacionada con el pago. Conseguir que cualquier consulta pueda resolverse eficazmente es la mejor opción para ofrecer una buena imagen ante los clientes.
Problemas en las suscripciones
Las empresas que trabajan con suscripciones saben lo importante que es mantener un proceso de facturación y cobro estrictamente organizado. La gestión de descuentos, renovaciones y todo tipo de transacciones es indispensable para
Un ERP de última generación como software de facturación
Contar con un ERP de última generación en una empresa es indispensable para garantizar la gestión y la mayor viabilidad posible de la misma. Aunque en la mayoría de ocasiones representa una inversión importante que no es fácilmente asumible, conocer todos sus efectos positivos en la gestión empresarial permite valorar en su justa medida su importancia.
Estos softwares que contemplan la función de facturación están recomendados por los expertos en gestión empresarial como una herramienta que ayuda a sus usuarios a realizar numerosas tareas relacionadas de manera rápida y eficaz. Entre otras cosas, son la fuente de resolución de problemas tan básicos, en la realización diaria de facturas, como la certificación de fechas, manejo de datos y cumplimiento de todos los requisitos necesarios en estos formularios.
Cuando se recurre a un sistema ERP para gestionar la facturación de una empresa, se garantiza esencialmente su efectividad a nivel técnico. Contar con este tipo de software de facturación ofrece a los responsables de un negocio la posibilidad de disponer de toda la información necesaria para controlar con total detalle los ingresos y pagos. Además, ofrece una gran ventaja en relación a la imagen de marca que se ofrece a los clientes: poder enviar facturas debidamente cumplimentadas y de las que se tenga toda la información necesaria sobre cada uno de sus requisitos implica un plus de transparencia que siempre es especialmente valorado.
Asimismo, la gestión de todo el proceso de facturación relacionada con la comercialización de los productos permite su integración en otros procesos de la empresa, lo que mejora su eficacia. Esto redunda de manera positiva en los resultados finales del negocio, ya que permite un ahorro de tiempo y recursos humanos que mejora la productividad. En consecuencia, representa un paso más en el camino de consolidación del mismo.
Conclusiones
Como hemos contado en otras ocasiones, en todos los procesos que tienen una relación directa con el cliente, debemos tratar de ser excelentes, ya que en un entorno tan competitivo, la excelencia en la relación con el cliente suele convertirse en una ventaja competitiva muy sólida que, además, es muy efectiva para fidelizarlos y conseguir ventas recursivas.
Hoy en día, no podemos admitir tener un procedo de facturación deficiente, ya que nuestros clientes son cada vez más conscientes de la dificultad de entender situaciones deficientes en este sentido. En pleno siglo XXI, quién persiste en tener problemas es su proceso de facturación, es porque quiere, ya que existen tecnologías aplicadas a dicho proceso muy eficientes y eficaces.
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