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    20 Dec 2017

    Factura sin papel. Ahorra tiempo en el envío y seguimiento de facturas

    factura sin papel

    La facturación es una tarea fundamental a todo tipo de empresas y que además es vital para poder seguir creciendo. Algunas empresas tienen un ciclo de facturación más estable que otras que, ya que debido a su sector u otras circunstancias, sufren picos de facturación en diferentes épocas del año. Además, puede que estos picos de facturación vayan acompañados de problemas con la comunicación interna y que los albaranes se retrasan, estés esperando a que te den la confirmación para poder enviar la factura... ¿te suenan estos problemas?


    Por otro lado, una vez que la factura ya ha salido de la empresa y el cliente la ha recibido, el proceso no termina: ¿están todos los datos correctos? ¿hay algún problema con el detalle del pedido? ¿la ha tramitado ya? Es algo que no sabemos aunque hayamos usado el acuse de recibo.


    La digitalización está transformando la organización financiera de las empresas y ahora cada vez es más común la factura sin papel. Además de ser más eco-friendly, la facturación digital nos permite ser más rápidos y poder tener un seguimiento del estado de las facturas. Si quieres aprender más sobre esto, no dudes en seguir leyendo este artículo.

    La oficina sin papeles, una utopía alcanzable en el Dpto. Financiero

    Eliminar los papeles dentro del Departamento Financiero es una posibilidad alcanzable por cualquier empresa. La comunicación digital dentro de la empresa es una tarea habitual pero este tipo de comunicación no siempre es posible seguirla con tus clientes. Las llamadas de teléfono para hacer modificaciones, los tiempos de envío y el procesado de la factura en papel dentro del departamento de contabilidad pueden hacer que tu periodo medio de cobro aumente respecto a lo que pactaste en un principio. Por este motivo, es habitual que todas las empresas tengan un periodo de cobro real superior al pactado.

     

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    Emitir una factura en papel supone seguir una serie de pasos los cuales no siempre nos paramos a pensar en todo el tiempo (y dinero) que supone. La asociación AECOC, una asociación empresarial que se dedica a realizar estudios de mercado mercado sobre innovación y tendencias de la mejora de la competitividad empresarial ha lanzado recientemente un estudio en el que cifra los costes económicos que supone la facturación en papel.

    Tabla comparativa de gastos de factura sin papel
    • Impresión: empecemos por el principio, una vez tu sistema de ERP o programa de contabilidad ha creado la remesa de facturas, hay que imprimirlas en papel para poder enviarlas a los clientes. Según AECOC, el coste de emisión de una factura en papel en 2.23 euros por cada unidad, mientras que al receptor le supone un gasto de 3.38 euros.
    • Anexos: las facturas no siempre se mandan solas, muchas veces se solicita que se anexen los albaranes. Este documento no siempre está disponible en la preparación y envío de la factura, y esto puede suponer que el envío de la factura se retrase un par de días y que el cliente guarde tu factura para la siguiente remesa pudiendo retrasar un mes la gestión de la misma.
    • Ensobrado y clasificado de remesas: una vez están los albaranes junto a las facturas, éstas deben de meterse en el sobre y clasificar las cartas dependiendo del destino en un archivador, de media y según el estudio de la AECOC, suele tardarse 4 minutos por factura en realizar este proceso.
    • Archivado y franqueo: siguiendo con el ensobrado, las remesas no siempre se mandan en el momento de la preparación, disponer de un armario archivador donde poder clasificar los sobres por zonas para realizar el franqueo suele ser lo habitual. Esto puede suponer un coste para la empresa de 0.50 euros por factura, sin tener en cuenta el espacio físico que ocupa dentro de la oficina.
    • Envío: por último y después de haber ensobrado las facturas, organizado y archivado en la correspondencia, se procede al envío a través de Correos o cualquier empresa de mensajería con el consecuente gasto económico y de tiempo.

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    Además, según otro estudio realizado por la consultora SERES, las empresas que el año pasado adoptaron la facturación digital en sus departamentos financieros pudieron ahorrarse 519 millones de euros (331 millones de euros en recepción de facturas en papel y 188 millones en su emisión). Dicho de otro modo, abrazar la filosofía de la oficina sin papeles incluyendo, entre otros procesos, la facturación electrónica, supone un ahorro de 1.64 euros por emisión de cada factura.


    La factura sin papel, la clave del éxito

    En los últimos años el uso de la factura electrónica ha aumentado aproximadamente un 15% en España. Los sistemas de envío de facturas de forma electrónica permiten reducir los tiempos en el período de cobro ya que reducen el plazo de envío, además de llevar un control casi al instante de la facturación de la empresa. También dispones de una información mucho más detallada que podrás presentar a los bancos, administraciones fiscales o inversores en cualquier momento.


    Esta digitalización te ayuda a aprovechar flujos de trabajo para automatizar algunas tareas de facturación, centralizar la información para que todos los trabajadores puedan acceder de una forma cómoda al archivo de facturas e incluso mejorar en el tiempo de reacción debido a que todos los implicados en el proceso de facturación tienen acceso al instante a la información.


    No solo esto, una vez la factura sale de tu empresa y se le entrega al cliente, dispones de otras facilidades como el seguimiento de facturas o reducir el tiempo de rectificación. Factores que te ayudarán a mejorar la imagen que tienen de tu empresa gracias a la rápida actuación en todos los casos.


    Como ya hemos visto anteriormente, implementar un software de facturación electrónica supone un ahorro de costes tanto económicos como en tiempo que debes valorar para conseguir aumentar la eficiencia de tu departamento. Para ello te dejamos este eBook gratuito con el que podrás seguir informándote sobre los beneficios de la digitalización llamado “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

    Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes

     

    Equipo DATADEC

    Escrito por: Juan D Santamaria

    Temas relacionados:. Administracion y Finanzas

    UNA METODOLOGÍA DE TRABAJO EFICAZ REDUCE COSTES DE PERSONAL Plazo para emitir factura: Reducir el periodo real al pactado