Como ciudadanos que forman parte de la sociedad de consumo, no podemos permanecer ajenos a los profundos cambios que ésta ha sufrido en los últimos años, evidentemente, como empresas, como entidades activas y productivas de esa misma sociedad tampoco.
Las necesidades del consumidor han cambiado (y lo siguen haciendo) y en consonancia los sistemas productivos, comerciales y de distribución han cambiado también. No queda tanto para que eso de “salir de tiendas” quede relegado a los libros de Historia. ¿No me cree? Piense que este fin de semana, lo más probable es que su/s hijo/s o hija/s pasen un rato divertido matando a avatares de otros hijo/s o hija/s, en una isla, mientras se echan unas risas y conversan con sus amigos o compañeros de equipo o de clase y todo eso sin salir de su habitación. ¿Recuerda qué hacían los niños antes? Algo muy diferente. Hace poco escuché en un medio de comunicación el cambio profundo en los niños y en las advertencias y castigos de los padres, antes si un niño no se portaba bien se le amenazaba con “quedarse en casa” y ahora es al revés. ¿Cuánto queda para que nos paseemos cada tarde después del trabajo por ciudades inventadas o versiones de ciudades reales diseñadas digitalmente? Podremos ir incluso acompañados de todos nuestros amigos vivan donde vivan, podremos pasear solos o rodeados de avatares de absolutos desconocidos procedentes de todos los lugares de la Tierra y todo eso, sin salir de nuestras casas. ¿Qué exigencias logísticas demandará el cliente al comprar en esos entornos?
No estoy divagando. Pensemos en los almacenes de hace apenas tres décadas cuando la mayoría de los registros se hacían a mano o ni se hacían, China era “ese país del que apenas se sabía que sólo dejaban tener un hijo por familia” y las tecnologías orientadas a la gestión de stocks y su información, bueno, quizá estuvieran en la cabeza de algún soñador, pero poco más. Los cambios que hemos ido viviendo como sociedad de consumo desde entonces, inevitablemente han provocado en paralelo cambios en las industrias y en sus almacenes. No es lo mismo servir un lote completo a una tienda sabiendo que tenemos un mes o dos de plazo de entrega, que servir una única unidad a un domicilio particular apenas dos horas después de haberse realizado (y pagado) el pedido.
La importancia de la información dentro del almacén
Nadie ignora ya que la información es un valor en sí misma; casi todas las cosas que son gratis hoy, lo son a cambio de información. Y es imposible de generar y de gestionar sin un software adecuado dedicado a ese menester. Exactamente igual ocurre en nuestros almacenes. Cada una de las transacciones que se producen en su interior generan información que, o gestionamos, o perdemos, no hay término medio.
La información, sólo es un valor en sí misma si somos capaces de gestionarla adecuadamente a nuestro favor, es decir, para la toma de decisiones apropiadas antes de que se quede obsoleta. Si no, sólo es un cúmulo de datos sin sentido y completamente inútil. Y por descontado que sólo podemos gestionarla adecuadamente y a tiempo usando un software que no solo la acumule, sino que también la filtre y la muestre en la forma, momento y cantidad adecuada. Tratar de hacerlo de otra forma sería cómo escalar una montaña de espaldas. Podría ser que consiguiésemos subir algunos metros, a costa de un exceso de esfuerzo y altas dosis de impudencia, pero nunca estaríamos seguros de estar tomando la decisión adecuada ya que iríamos escalando a ciegas, a tientas y en una postura antinatural. Muchos de nuestros agarres serían buenos por pura suerte y además, a cada paso, correríamos el riesgo de precipitarnos al vacío. Mientras la suerte nos fuera favorable podríamos seguir avanzando, pero eso no es gestión, es suerte y en cuanto ésta nos abandonara, adiós.
Exactamente lo mismo ocurre en un almacén que no almacena, filtra o utiliza su información. Va a tientas tentando a la suerte hasta que esa última unidad que tanta falta le hace al cliente más importante, no aparece. Es, el fin de la suerte, la caída al vacío.
Un almacén es un generador y demandante de enormes cantidades de información a cada minuto, que podemos y debemos aprovechar. Por eso cobra gran importancia en esto de la gestión de la información el papel de filtrado de los datos que se nos muestran. Este es el papel del cuadro de mando de un SGA, el que nos permite el acceso en tiempo real a los datos con el objetivo de convertir esos datos en decisiones y éstas en acciones. Podríamos decir que el cuadro de mando es la atalaya desde la que puede verse todo el funcionamiento de las diferentes secciones de un almacén, mientras éstas interactúan entre sí de forma simultánea, y desde la cual podemos decidir que todo siga el curso que nosotros hemos decidido marcar o no.
Podemos decidir qué parte o partes queremos visualizar y actuar sobre ellas. Respecto a la gestión del flujo de información piense que con una buena gestión podemos visualizar el indicador o grupo de indicadores que deseemos en cada momento, la productividad de cada sección o de cada operario en tiempo real, el estado de las ubicaciones en general o de una referencia en particular, los stocks medios, de seguridad, mínimos y máximos, todo.
Por ejemplo podemos saber que una determinada mercancía va a recibirse hoy a las 11:35, podemos ver cómo le dan la entrada, cómo se realiza el muestreo del control de calidad, a qué ritmo se ubica, cuánto se tardó en ubicar, podemos ver las discrepancias en el caso de que las hubiera entre el albarán y la mercancía física, podemos reponer las ubicaciones de picking que lo necesiten, ver cómo van activándose los pedidos pendientes de estas referencias, podemos ver cómo se efectúa un crossdocking sobre parte de las referencias, cuándo empieza y cuándo termina el proceso de expedición, quién o quiénes ejecutaron cada proceso y cuánto tardaron, si están dentro del estándar o no, las desviaciones, veremos a través de qué compañía(s) se hicieron las expediciones e incluso, pasado un tiempo, si llegaron en plazo al cliente.
De hecho, podemos estar informados de todo ello en tiempo real aunque no estemos físicamente en la empresa. Podemos ver si es necesario hacer un inventario parcial de alguna de las referencias ubicadas, o de otras nuevas y podremos decidir que ciertas tareas inicialmente programadas para un momento concreto se ejecuten ahora o en otro momento que decidamos nosotros. Y todo eso sin un solo papel de por medio, sin movernos del despacho y pudiendo optar por ver toda esa información en tiempo real o como parte de un informe posterior (que extraeremos pulsando un botón) que usaremos para sacar conclusiones enfocadas a la mejora continua. Nada, absolutamente nada manual o usando hojas de cálculo supera ese nivel de gestión de la información.
Hace poco un compañero de profesión, me hablaba de la última implantación de SGA que había realizado y me comentaba que lo único que le preocupaba era el escepticismo del Jefe de almacén. A estos escépticos sólo tengo que decirles: tranquilos, todavía hoy no se ha creado el software que sustituya el papel del ser humano en la gestión de stocks, de momento, sólo son capaces de recopilar información mejor que nosotros y de proponernos decisiones según una serie de criterios predefinidos, pero todavía somos mejores tomando decisiones y pasando a la acción.
Aunque sinceramente, creo que en eso, los SGA también van camino de superarnos.
*Banner vector created by vectorpouch - www.freepik.com
Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA
Y si quieres conocer mejor como es un software de SGA: