NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICADAS EN LA GESTIÓN DE EMPRESAS

La situación actual caracterizada por un fuerte desarrollo tecnológico y el uso masivo de internet como plataforma de comunicación general, tiene unos efectos claros en el entorno competitivo, al ofrecer nuevas oportunidades y formas de hacer las cosas. La pregunta de siempre es ¿cómo repercute todo esto en la gestión empresarial?

Por todas partes nos bombardean con la necesidad de invertir en tecnologías para mejorar nuestra competitividad, pero la amplitud de posibilidades y el ritmo de aparición de nuevas soluciones, hace difícil tener una idea clara de todas las alternativas.

Con este post, queremos indicar algunas posibilidades que consideramos que están consolidadas hoy en día con resultados positivos. Tratamos de contestar a las preguntas ¿cómo me puede ayudar la nueva tecnología de una forma clara y sencilla? ¿Cuáles son las nuevas posibilidades más probadas?

En este análisis, no nos vamos a referir a aquellas tecnologías tradicionales que están ampliamente extendidas, como son los sistemas de gestión ERP que consideramos que son tecnologías muy maduras y aplicadas desde hace tiempo en un gran número de empresas, ya que es la herramienta tecnológica base para cualquier empresa. Todo lo que hablemos aquí, son tecnologías complementarias que se tendrán que integrar con este software de gestión.

Dado el amplio número de posibilidades que nos ofrece la tecnología, se hace necesario simplificar su análisis para que nos sea útil, de forma que vamos a proponer 2 amplios grupos de análisis:

Aquellas que permiten disfrutar de nuevas funcionalidades. A título de ejemplo vamos a destacar:
- Impresión 3D
- Tecnología láser, muy apropiada para trabajar con distintos materiales (corte, diseño, etc…)
- Nuevos materiales como el grafeno…
- Sistemas de comunicación 5G, que permite la conectividad de un amplio número de dispositivos en una condiciones muy favorables de velocidad, latencia, …
- Etc…
Aquellas que tratan de Mejorar el conocimiento a partir del Análisis de datos. Nos referimos a tecnologías que están orientadas a desarrollar el sistema de toma de decisiones en base a datos reales, lo que nos permitirá conocer la situación en base a hechos y no en base a conjeturas, suposiciones o intuiciones. Además, en un entorno digital en el que vivimos, todo (o prácticamente todo) se puede medir, porque todo deja un rastro digital que se puede llegar a captar. Para ello disponemos de un importante abanico de herramientas y posibilidades:
- Captación masiva de datos a partir de sensores que nos permiten medir cosas que hasta ahora no era habitual. Para ello es importante la tecnología 5G y la aplicación de técnicas de Big Data.
- En el marco de la inteligencia artificial, las herramientas de aprendizaje automático (Machine Learning y Deep Learnig) nos ofrecen una gran potencia, que se está expandiendo en un gran número de empresas.
- Herramientas de Business Intelligence (BI) que nos permiten una amplia y potente capacidad de visual que mejore nuestra comprensión.
- Etc…

De todas las posibilidades que nos ofrecen los dos grupos comentados anteriormente, vamos a centrarnos en el segundo grupo de herramientas porque consideramos que son las más versátiles y nos permiten altas posibilidades de uso, ya que son más fáciles de aplicar.

Para mejorar nuestra comprensión de cómo nos pueden ayudar las distintas herramientas tecnológicas, vamos a abordar este tema analizando su utilidad a lo largo de la cadena de valor de la empresa (de acuerdo con la clasificación de Michael Porter), de forma que diferenciaremos las actividades primarias de las actividades de soporte o apoyo.

Aplicación de la tecnología en las actividades primarias de la cadena de valor de una empresa

Vamos a centrarnos en una muestra de herramientas que consideramos más interesantes con relación a las siguientes actividades:

A.- En la Logística de Entrada:

Las nuevas tecnologías han permitido optimizar algunas actividades de la logística de entrada. A título de ejemplo podemos destacar:

El intercambio electrónico de documentos entre las empresas y sus proveedores a través de internet. De esta manera se sustituye el registro manual de albaranes y facturas lo que supone un importante ahorro de tiempo y evita errores humanos. Hay diferentes sistemas y formatos estándar como el sistema EDI o formatos de de archivos como json, xmls, etc…
La creación de un sistemas de alertas flexible y dinámico que nos permita identificar a tiempo riesgos y problemas no deseados. Para ello se utilizan herramientas de BI junto con algoritmos de inteligencia artificial.
Cuadros de mando con información relevante no sólo para valorar nuestra gestión sino para tomar decisiones de gestión. Para ello se utilizan herramientas de BI.
Comunicación bidireccional de datos de gestión compartidos (stock, etc…), entre la empresa y sus proveedores, para mejorar la gestión integrada y proactiva de ambas empresas. En este caso, además de los sistemas de comunicación es necesario herramientas de gestión de tipo SGA que aportan fiabilidad de los datos y permiten la automatización con ciertas garantías de éxito.
Aunque tiene una mayor relevancia en el caso de la logística de salida, hay que poner de manifiesto también la aportación en la gestión de rutas, gracias al uso de algoritmos de inteligencia artificial y a la digitalización de mapas con gran detalle.
Etc…

B.- En las Operaciones:

Las nuevas tecnologías han permitido optimizar algunas actividades de operaciones. A título de ejemplo podemos destacar:

Integración de distintos sensores, muchos de ellos integrados ya en las maquinas con un fuerte componente digital, que nos permiten conocer datos relacionados con su funcionamiento pero también datos relacionados con las condiciones de uso. A partir de estos datos, nos permite:
Automatizar la captación de datos de las ordenes de fabricación, de forma que se mejora la disponibilidad en tiempo de la información y la calidad de la misma al reducir mucho los errores humanos.
Poder realizar acciones predictivas y preventivas relacionadas con el mantenimiento de maquinas e instalaciones. Para el análisis predictivo es necesario el uso de algoritmos de inteligencia artificial, conectados a software de tipo GMAO, etc…
Cálculo de necesidades y planificación de operaciones de acuerdo con la realidad de la empresa, que puede trabajar en condiciones de capacidad finita o infinita. Para ello es necesario el uso de software MRP pero en un entorno donde se trabaje con herramientas SGA para asegurar la fiabilidad de los datos.
Etc…

C.- En la Logística de Salida:

Las nuevas tecnologías han permitido optimizar algunas actividades de la logística de salida en la que hemos incluido el picking (preparación de pedidos). A título de ejemplo podemos destacar:

La optimización de rutas de reparto, a partir de algoritmos de inteligencia de artificial junto a los mapas urbanos y carreteras.
Localización del pedido en proceso de entrega, a partir de la tecnología de geolocalización junto a los mapas urbanos y carreteras.
La automatización de la gestión del picking a partir de los sistemas SGA.
El seguimiento de entrega de pedidos a partir de la geolocalización y la trazabilidad a través del proceso de entrega.
Etc…

D.- En el Marketing y Ventas:

En este casos nos vamos a referir a distintas posibilidades basadas principalmente en el uso de software especifico de la gestión que utiliza algoritmos de inteligencia artificial (IA) aplicadas en distintas áreas:

En Ventas, a partir de software CRM:
- Automatiza y controla las actividades relacionadas con la base de datos del CRM de la empresa.
- Personaliza recomendaciones a un cliente a través de correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación digital.
- Análisis exhaustivo de cada fase del funnel para determinar eficacia de las distintas acciones encaminadas hacia la conversión a ventas.
- La geolocalización junto con las aplicaciones CRM en dispositivos móviles nos permiten mejorar la organización y gestión de las visitas de nuestros comerciales, facilitando el reporte de actividades.
- Etc…

En Ventas, a partir de software de automatización del marketing:
- Predecir de forma automática el grado de efectividad de las distintas acciones que realizamos con los usuarios, de forma que podamos conocer, a titulo de ejemplo, cuál será la tasa de apertura de un mail, así como la tasa de suscripción a una newsletter, etc…
- Enviar recomendados personalizadas para cada usuario, en base a su comportamiento reciente con nosotros, y aplicar estrategias de “nurturing”.
- Personalizar y enviar mensajes en el momento correcto. Tras un aprendizaje previo de cómo y cuándo compra el cliente (ciclo de compra o buyer journey), identificar cuándo será más receptivo a la compra.

E.- En el Servicio Postventa:

En estos casos, la aplicación de algoritmos de inteligencia artificial y la creación de estructuras de conocimiento nos van a permitir distintas posibilidades como son:

Segmentación automática del tipo de necesidad que tiene el cliente que se pone en contacto.
Optimizar el servicio, ya que el sistema localiza al operador que mejor puede solucionar el problema del cliente.
Sugerir la solución más acertada para resolver el problema presentado. Reduce el tiempo de la toma de decisión pero, aumenta la calidad del servicio.
Ahorrarle al cliente la llamada al call center a través del autoservicio. Por ejemplo, un chatbot.

Aplicación de la tecnología en las actividades de soporte en la cadena de valor de una empresa

En este caso, vamos a centrarnos en las actividades de apoyo en general, destacando aquellas en las que consideramos que es más fácil obtener buenos resultados.

A.- En la Gestión de Recursos Humanos:

Las nuevas tecnologías e internet han irrumpido de una manera decisiva en los procesos de contratación actuales, aunque no han sustituido totalmente el proceso tradicional, ya que al final de todo, hay una valoración y decisión que tienen que tomar las personas, en base a cualidades que no siempre se pueden medir objetivamente, como ciertas actitudes y aptitudes personales.

Hoy en día, internet es el canal principal con relación al proceso de comunicación entre oferente y demandante de empleo, ya que permite cubrir nuestras necesidades en menos tiempo y en mejores condiciones. En este sentido, las principales fuentes de información son:

Redes sociales de perfil profesional, como puede ser Linkedin.
Sitios web donde ofrecen contenidos de elaboración propia, como son blog, presentaciones (Slideshare), conferencias, etc…
Redes sociales de interacción general, donde se expresan opiniones, se comparten distintos contenidos generales, etc…, como es el caso de Facebook, Instagram, etc…

A partir de los datos que podemos consultar de estas fuentes de información, podemos realizar distintos análisis con herramientas de “Deep Learning” (inteligencia artificial) para analizar el perfil de los candidatos.

B.- En el Desarrollo de la Tecnología:

Aquí queremos destacar las ventajas que nos puede aportar enfocar cualquier inversión en este sentido hacia un entorno cloud (o en la nube), ya que nos permite aprovecharnos de las ventajas que nos ofrece internet con relación a:

Posibilidades de comunicación.
Potenciar la flexibilidad al facilitar las posibilidades de interacción sin limitación en el tiempo, el espacio y desde casi cualquier dispositivo.

A partir de aquí, otra cuestión es decidir cual es el mejor enfoque de acuerdo a las características de cada empresa de forma que se puede optar por:

Un entrono cloud privado
Un entrono cloud publico
Un entrono cloud mixto

C.- Con relación a la Infraestructura General de la Empresa (administración, finanzas, etc… )

Consideramos que es importante utilizar tecnologías que faciliten las gestión transversal entre diferentes departamentos y que nos permitan automatizar actividades repetitivas y sistematizadas. En este sentido destacamos:

Herramientas para la automatización de procesos a partir de software workflow (BPM). Posiblemente sea una de las herramienta a las que una empresa pueda sacar más partido por sus amplias posibilidades de aplicación, como son:
- Flujos de control y autorización de gastos.
- Gestión y autorización de gastos de personal.
- Control de riesgos de clientes.
- Etc…
Herramientas de archivo en la nube que sirva de soporte documental y servicio de consulta a las transacciones registradas por la empresa. Esto nos permite ahorrar muchos costes y ofrecer nuevos servicios, como por ejemplo la posibilidad de que nuestros clientes puedan consultar sus facturas, etc…
Etc…

Por ultimo, el principal canal de comunicación que tienen las empresas para relacionarse con el exterior es, en primer lugar, su propio portal web (sitio web corporativo), que no es excluyente con relación a los canales tradicionales, sino más bien todo lo contrario. Esto nos permite mejorar la eficacia con relación:

Mejorar la visibilidad de la empresa en un mundo tan digitalizado.
Tener la posibilidad de trabajar la confianza de los demás en nuestra marca.

Conclusiones

Consideramos que hoy en día, la gestión empresarial puede encontrar un gran apoyo en las nuevas tecnologías, y en particular en la inteligencia artificial, ya sea como soporte para una toma de decisiones más eficaz, o en la ayuda a tareas que exijan gran demanda de tiempo o representen un alto grado de riesgo a las personas.

Un consejo para acometer un proyecto de inversión tecnológica, es mantener un enfoque de largo plazo, de forma que las empresas deben identificar cuáles de las nuevas tecnologías que tienen un mejor efecto esperado en tu sector de actividad y cómo estas tecnologías cambiarán la manera de hacer negocios (oportunidades y amenazas). A partir de aquí, ¿cómo cambiarán mis procesos de gestión? ¿En qué aspectos deben de ser excelente?