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    12 Feb 2020

    IMPLEMENTACIÓN DEL ERP: 10 SINTOMAS DEL DESASTRE

    implementacion erp 10 sintomas desastre*

    Toda implementación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial. Y también la revisión completa del entramado de procesos de negocio y su representación dentro del nuevo marco de gestión.

    *Photo by Harshal Desai on Unsplash

    Por otro lado, y a pesar de que se trata de una intervención sujeta a un roadmap establecido por el proveedor de la solución, instalar un software ERP de forma exitosa no siempre resulta accesible, especialmente si hay una falta de anticipación en las diferentes partes del proyecto.

     

    10 señales de que una implementación ERP va por mal camino

    Poner en marcha un Enterprise Resource Planning es una actuación clave para muchas empresas; sin embargo, el proceso no está carente de riesgos. Veamos, a continuación, cuáles son los síntomas más claros del desastre.

    Si te interesa este tema, seguramente te podrá ser útil nuestro ebook sobre "Los errores mas habituales al seleccionar un sistema de gestion ERP"

     

    1. Planificación poco detallada

    De la calidad de la planificación de la implementación de un software ERP depende, en gran medida, el resultado final. En esta etapa hemos de realizar un estudio detallado de los procesos de negocio que se llevan a cabo en las diferentes secciones de la empresa, así como de los flujos de trabajo necesarios para articularlos.

    2. Gap tecnológico considerable

    Una organización cuyos miembros ya han abrazado la tecnología de gestión empresarial con anterioridad tendrá menos reparos a la hora de involucrarse en la instalación, en la selección de componentes y en la definición de procesos. De manera contraria, contar con futuros usuarios poco experimentados desde el punto de vista técnico puede generar rechazo por parte de la plantilla y cierta resiliencia a la hora de asimilar las parametrizaciones necesarias para mantener el sistema operativo tras un evento clave (como puede ser la apertura de un nuevo ejercicio contable, por ejemplo).

    3. Demasiadas excepciones no confirman la regla, sino el desastre

    Cuando nos decidimos a trabajar con un ERP, asumimos el establecimiento de un sistema basado en normas que rigen la operativa de nuestra empresa. No obstante, en ocasiones el software no es capaz de representar al 100 % la realidad procedimental de la organización, lo que suele derivar en la aceptación de excepciones de registro o en la implementación de desarrollos a medida.

    Algo así le pasó a Lidl, que después de gastar 500 millones de euros en actualizar su gestión de inventario con SAP tuvo que abandonar el proyecto en 2018 debido a la imposibilidad del staff técnico de la consultora para dibujar el sistema de inventario de la cadena de supermercados, basado en el precio que pagan por sus productos (no el de venta, como suele ser el caso habitual).

     

    4. No han sido previstas actividades de formación

    Una vez instalado el nuevo ERP en una organización, es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación. No solo para las personas que lo van a administrar, sino para todos los trabajadores que lo usarán.

    No poner énfasis en esta fase puede repercutir negativamente en la percepción de la solución tecnológica, o favorecer un aprovechamiento limitado del programa.

     

    5. Enfoque abstracto para la gestión de datos

    La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP. De esta manera, tenemos que hacer una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión. Esto implica valorar, entre otros aspectos, la creación, la modificación, la conversión, el resguardo, la depuración, la validación, la confidencialidad, la veracidad, la seguridad y la calidad de los datos.

     

    6. Personal de compliance no integrado en el proyecto desde el principio

    Desde el momento de la concepción del proyecto, debemos tener en cuenta la adaptación de la operativa informática a los marcos de legalidad que nos afecten desde el punto de vista corporativo.

    Muchas consultoras y proveedores de programas ERP no contemplan este ámbito de riesgo en el diseño de sus intervenciones y soluciones, respectivamente. Esto puede traducirse en un batacazo a medio plazo, si las autoridades consideran fuera de la legalidad el desempeño de ciertos procesos de negocio.

    7. No han sido seleccionados correctamente los usuarios clave

    Los usuarios clave, como su nombre indica, tienen un papel destacado en la empresa mandante. Por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares. Ahora bien, no contar con ellos o identificarlos mal suele incrementar el peso que recae sobre los consultores. Esta situación de desamparo y la falta de monitorización del propio personal de la organización es poco deseable, y puede generar conflictos durante la fase de testing.

     

    8. Transición a cloud poco realista

    Aunque los riesgos de trabajar con un mandante que ya ha sido objeto de otra implementación ERP previa son mucho menores, menospreciar las diferencias entre la versión on-premise y la versión cloud de un sistema de gestión es una causa probable de desastre.

     

    9. El síndrome del objeto brillante se ha apoderado de la implementación

    Dejarse llevar por las "grandes posibilidades” de una solución de gestión empresarial, dejando de lado las funcionalidades troncales, es otra conducta errónea que se promueve dentro de esta clase de proyectos.

    Si  observamos el caso de Revlon, que se vio en serios problemas tras intentar integrar su gestión informática con la de Elizabeth Arden al fusionarse ambas marcas en 2016, el problema fue decantarse por HANA (un producto poco cocinado, pero de brillo fulgurante) para sustituir las dos soluciones que ya funcionaban en ambas corporaciones: Elizabeth Arden utilizaba Oracle Fusion Applications, y Revlon, Microsoft Dynamics AX.

     

    10. Recortes en la fase de testing

    Cuando la fecha de entrega apremia, algunas consultoras dejan de lado el testing escrupuloso de procesos, realizando una puesta en marcha general de algunas casuísticas de registro sin profundizar en todos los escenarios posibles.

    Las consecuencias de este enfoque macro durante la fase de pruebas anterior a la implementación del ERP pueden ser diversas, aunque una de las más frecuentes es la ampliación de la fase de soporte técnico tras el go live.

     

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