IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LA FORMACIÓN (II)

IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LA FORMACIÓN (II) *

En la entrada anterior, “Implementación del ERP - La formación del ERP (I)”, se explicaba las generalidades de la formación durante la implementación del ERP, las tareas más importantes y algunos consejos.

En esta segunda parte nos centraremos más en detalle en los formadores y la importancia de invertir en ellos. Los formadores son la clave de la formación. Cualquiera de nosotros sabemos la gran diferencia que marca un buen formador en un curso en el que sepa dar ritmo a la clase, motivar a los alumnos, que conoce la materia y sabe cómo transmitirla. Los alumnos adquieren su conocimiento a través de ellos y será su primer punto de apoyo en el caso de dudas.

También comentaremos los distintos materiales de formación posibles y sus ventajas e inconvenientes.

Formadores internos y externos

Los formadores pueden ser internos, es decir, trabajadores de la propia empresa que han sido elegidos para desarrollar esa labor, bien a tiempo parcial como total; o externos, especialistas contratados con ese fin.

Los formadores internos conocen mejor el funcionamiento de la empresa y de los cambios que se avecinan. Además, cualquier inversión en un formador interno genera un retorno positivo en la empresa ya que él mismo va a tener un conocimiento más profundo del proyecto. También da mayor confianza a sus compañeros, ya que es mucho más accesible.

Los formadores externos, por el contrario, son especialistas. Van a requerir menor supervisión y son mejor comunicadores. También es más fácil de acomodarlos a un plan y variar su carga de trabajo. Eso sí, asociado a un coste mayor del proyecto.

Durante la formación del ERP, los formadores del usuario final normalmente son internos, aunque existen otras situaciones. Esto es así porque es más importante conocer con detalle los procesos y porque pueden proporcionar un importante rol de apoyo una vez que el sistema esté en marcha, pueden ser super usuarios del sistema.

Es importante darse cuenta de que, aunque empleemos una metodología basada en el autoaprendizaje y en contenidos enlatados, necesitaremos formadores porque dada la envergadura de estos proyectos, una formación presencial, aunque sea mínima, es necesaria. Sin embargo, la tutoría y la edición de materiales tendrán una mayor importancia en el rol de estos formadores.

Formar a los formadores del ERP

Como los formadores internos no son especialistas en formación y en algunos casos es la primera vez que se enfrentan a una clase, necesitan de una formación previa llamada formación de formadores. Algunos de ellos entienden mejor los cambios que trae el nuevo ERP, pero tienen dificultades para explicarse; otros son muy sociales y ser protagonista no les preocupa, pero no son tan buenos en la parte técnica.

Por todo ello, a la hora de crear un plan de formación del ERP para nuestro proyecto de implementación, es importante reservar un tiempo para formar a los formadores. En este caso, los formadores pueden ser, o personas del equipo del proyecto o, ahora sí, formadores externos.

Durante las sesiones que se planifiquen, se les deberá explicar:

La metodología de aprendizaje elegida para el proyecto. De todo los explicado en la parte primera sobre la formación, lo más importante es cómo se han dividido las materias, qué lógica se ha dado a los módulos y porqué se ha elegido uno u otro tipo de material de formación.
Su rol y su responsabilidad. Explicar a una persona con claridad que se espera de ella, donde comienzan y terminan sus responsabilidades y cuales son los beneficios que puede obtener de su esfuerzo, es algo siempre necesario y que se olvida más veces de las que se podría pensar. Los formadores deben tener claro la importancia de su misión en el proyecto de implementación del ERP y saber que criterios se van a utilizar para saber cuando han cumplido con los objetivos.
Conocimientos prácticos de cómo dar una clase. Cómo estructurar la clase (ya sea presencial, online o virtual), cómo entender los distintas personalidades, inteligencias y motivaciones presentes en un grupo de alumnos y cómo tratar con ellas.
Cómo crear los materiales de apoyo a la formación. Explicar qué material es obligatorio que produzcan (un manual de usuario, un video de demostración, etc) y cuáles son las plantillas que deben utilizar.
La materia objeto de formación. Incluye, uso del nuevo sistema y cambios en roles, procesos y modelos de datos.

Los distintos tipos de materiales de formación del ERP y como crearlos

El material de formación del ERP tiene dos misiones principales: ayudar a aprender y ayudar a recordar. Cada uno de nosotros aprendemos y recordamos de distintas maneras, pero somos más flexibles a la hora de cómo aprender de cómo recordar. Es decir, a la hora de aprender algo podemos adaptarnos a cualquier tipo de material proporcionado, pero, a la hora de recordar, queremos tener nuestro propio material, nuestras notas.

Existen distintos tipos de materiales de formación que se pueden producir:

Ayudas contextuales
Videos
Presentaciones de diapositivas
Manuales de usuario
Guías rápidas
Consejos y trucos

Las ayudas contextuales son aquellas ayudas dentro de la propia aplicación. Cualquier texto, imagen o video que nos guíen en el proceso y la solución. Una tendencia actual de las aplicaciones informáticas es darle mucha importancia a la interfaz del usuario. Una interfaz sencilla redundará en una facilidad, o incluso supresión, de los materiales de formación. Si nuestro sistema es intuitivo, el coste de la formación del ERP puede reducirse mucho.

El resto de los materiales son de sobra conocidos. Se diferencian en las características que presentan para aprender o recordar. Los videos por ejemplo son buenos para aprender conceptos nuevos, pero a la hora de recordar un detalle puede ser complicado encontrarlo dentro de la grabación, ya que no disponen de índices. Un manual de usuario, por el contrario, puede ser farragoso para aprender, pero muy útil para recordar un paso del proceso.

Creación y actualización de los materiales de formación de un ERP

El esfuerzo para crear y actualizar los materiales es algo que también se debe tener en cuenta. Los procesos están vivos, sufren modificaciones. Lo fácil que sea plasmar dichos cambios en los materiales de formación, es importante para evitar costes de mantenimiento altos o simplemente caer en el desuso y la inutilidad. A pesar de las numerosas herramientas que se disponen actualmente, como regla general los videos son mucho más difíciles de actualizar que un texto porque requiere menos conocimientos y tiempo.

Las ayudas contextuales pueden ser extremadamente difícil de modificar, requiriendo especialistas, a muy fácil, dependiendo de la aplicación.

Existen aplicaciones comerciales que pueden ayudar a crear materiales de formación. Por ejemplo, a partir de una grabación de un usuario utilizando el sistema, crear un video y un documento Word editable. Es importante valorar bien su utilidad en nuestro proyecto, ya que, para que los resultados finales sean útiles, pueden requerir más trabajo del que parece. El hecho de que sea una nueva aplicación, con licencias, formación y usuarios, puede también convertirla en un lastre, más que una ayuda, una vez acabado el proyecto.

Conclusión

La formación de formadores permite ganar confianza a los formadores del ERP internos. Se les da una guía en la que apoyarse y se les proporciona unas herramientas para poder explicar con éxito los cambios que se avecinan dentro de la organización.

Además, se da consistencia a la comunicación del proyecto, ya que es habitual que una misma persona reciba formación de distintos formadores, y de este modo, los mensajes que le llegarán de todos ellos son similares.

Durante la formación se producen muchos tipos de documentos escritos y audiovisuales. La decisión sobre cuales utilizar debe depender de como apoyen el aprendizaje, la recordación y la facilidad de creación y modificación de los propios documentos.