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    15 Jan 2019

    IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LA FORMACIÓN (I)

    formacion_erp_implementacion
    Photo by rawpixel.com from Pexels

     

    Uno de los criterios para progresar en un proyecto de implementación de un ERP y autorizar su puesta en marcha es el estado de la formación. La formación asegura el aprendizaje de los usuarios de sus nuevos roles, de los nuevos procesos, de cómo utilizar las nuevas aplicaciones y de entender los nuevos modelos de datos. La formación del ERP es, por tanto, un concepto que engloba todas estas áreas y no solo el uso de la aplicación.

     

    Cualquier empresa está habituada a organizar ciclos de formación entre sus empleados. Sin embargo, dentro de un proyecto de implementación de un ERP, hay dos características que la hacen especial. La primera es que la formación del ERP es muy intensa, concentrada en un breve período de tiempo y afecta a un gran número de empleados. La segunda es que sus formadores suelen ser internos y en muchos casos, dan la formación por primera vez.

     

    En este artículo se explican las generalidades de la formación, cuales son los principios teóricos que se deben seguir para que tenga éxito y cuales son algunos aspectos prácticos de la misma. 

    Características de la formación 

    El aprendizaje y la enseñanza forman parte del ser humano. Desde el día que nacemos no paramos de aprender a desenvolvernos en la vida. Al principio más por intuición e imitación, para continuar más tarde de una manera más intelectual.

     

    Existen infinidad de metodologías del aprendizaje y un debate continuo sobre cuáles son las mejores para cada situación. En el caso de la formación del ERP lo primero que hay que destacar es que se trata de formar a adultos, con conocimientos, capacidades y experiencias muy poco uniformes. Los alumnos son muy diversos: pueden ser de 20 o de 60 años, con educación básica o superior, poco o muy motivados, con o sin habilidades informáticas, etc. Es por ello por lo que, al igual que con la comunicación, debe plantearse utilizando distintos medios, buscando adaptarse a los distintos tipos de personalidad y capacidades.

     

    Para que una sesión de formación sea efectiva debe cubrir como mínimo tres partes:

    • Teoría. Se debe proporcionar un contexto al módulo que se explica: cuándo se produce la acción, cuáles son las entradas y las salidas, cuales son los objetivos, qué diferencia una buena acción a una mala, etc.

    • Demostración. El profesor debe demostrar en el sistema cómo se realiza un proceso e incidir en la conexión con la teoría explicada. Debe ser una demostración lo más realista posible para que resulte convincente.

    • Práctica. El alumno debe practicar el módulo aprendido e intentar hacerlo por sí mismo. Es la parte más importante, más compleja y normalmente más descuidada de la formación. Es la más importante porque es cuando surgen más preguntas y cuando el alumno coge más confianza. Es la más compleja porque los alumnos tienen distintas personalidades, necesidades, necesitan tiempos distintos para ejecutarlas. Es la más descuidada porque muchas veces no se reserva el tiempo necesario para la misma.

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   


    La formación dentro de un proyecto de implementación de un sistema ERP 

    Para que el proyecto de implementación del ERP tenga éxito la formación debe tener un papel relevante dentro del mismo. Debe estar presente de algún modo dentro del equipo del proyecto, bien mediante un coordinador específico para la misma, o del gestor del cambio o incluso del jefe de proyecto. La idea es se haga un seguimiento del progreso de la formación, con rigor, en función de los objetivos descritos en el plan de formación.

    Dicho plan debe contemplar las fechas y responsables de, al menos, las siguientes tareas:

    • La coordinación de la formación. Como se decía, es indispensable que alguien tiene que asegurarse que todas las tareas se ejecutan según el plan.

    • La gestión administrativa del plan de formación. Esta tarea es muy similar a la de otra formación, pero debido al volumen, requiere un apoyo dedicado durante la última fase del proyecto. Se trata de enviar convocatorias, gestionar salas de formación, materiales de formación, desplazamientos, registros de asistencia y evaluación, etc.

    • La definición de las necesidades de formación y su división en módulos. Cada equipo debe identificar las áreas que requieren mayor y menor formación. También tienen que dividir los contenidos (procesos, roles, aplicaciones, datos) en módulos coherentes que la organización pueda entender.

    • La formación de los formadores. Si el equipo de proyecto no es suficiente para asumir la formación, se debe formar a nuevos formadores. Tienen que aprender la materia en si (procesos, roles, aplicaciones, datos) pero también cómo ser buenos profesores si es su primera experiencia.

    • La creación del material de formación. Los formadores deben crear el material de formación según los criterios proporcionados por el proyecto.

    • La selección de los módulos relevantes a cada empleado. La dirección debe asegurarse de que cada empleado está informado de cómo la implementación del ERP modificará su rol en la empresa y cuáles son los módulos de formación que debe recibir. Tratar la gestión del cambio con seriedad no aporta más que beneficios a la implementación y a la motivación del alumno. El objetivo es que no se produzcan situaciones tan lamentables como que un empleado se entere de un cambio de función cuando reciba invitaciones a una sesión de formación.

    Consejos prácticos sobre la formación del ERP

    La formación en una actividad a la vez que importante es bastante costosa para la empresa y una partida importante dentro del presupuesto del proyecto. Estos son algunos consejos para conseguir dar una formación de calidad sin desperdiciar recursos:

    1. Reservar tiempo para la formación. Aprender sin tiempo es como comprar sin dinero. Lo siento, pero asignar tiempo para la formación es necesario. Un hecho que, increíblemente, se olvida muchas veces, con la idea de que es posible aprender en los ratos libres. Es absolutamente necesario asignar tiempos para la formación. Sin embargo, la combinación inteligente de formación presencial, formación virtual, tiempo para ejercicios puede hacer que la productividad total sea mejor.

    2. Utilizar sinergias entre la formación y otras actividades del proyecto. Muchas de las tareas descritas anteriormente están fuertemente relacionadas con otras como la comunicación y la gestión del cambio. La descripción de procesos debe proporcionar material de formación sin grandes modificaciones. Los testeos manuales también pueden ser una buena fuente de entrenamiento.

    3. Invertir en los formadores. Todos hemos tenido buenos y malos profesores en nuestra vida. Elegir a los formadores adecuados, preocupados por lo que los alumnos han aprendido y no por lo que ellos han hablado.

    4. Obtener el apoyo e interés de la dirección. Un rol activo y positivo de la dirección ayuda mucho a hacer la formación más eficiente. Este apoyo puede mostrarse respetando los tiempos reservados pactados, preguntando por el contenido de la formación, asegurándose que la formación se lleva a cabo, etc.

    Conclusión

    La formación del ERP es una actividad más amplia que explicar el funcionamiento de una nueva aplicación informática. Incluye una parte de gestión del cambio, explicando por qué se implementa el ERP y los cambios asociados a los roles y procesos; y una parte más técnica cubriendo el uso de los interfaces del usuario y los nuevos modelos de datos.

    Un coordinador de la formación del ERP debe velar por el cumplimiento de cada uno de los hitos acordados en el plan del proyecto y debe tener autoridad suficiente para poder elevar los riesgos del proyecto si no se cumplen los objetivos de formación. Para ello debe contar con formadores dedicados y motivados que transmitan el conocimiento de una manera eficaz y rentable.

     

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    Escrito por: Iago Arribas

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