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    18 Dec 2018

    IMPLEMENTACIÓN DEL ERP - LA VALIDACIÓN DE DATOS

    implementacion_erp_validacion_datosPhoto by rawpixel.com from Pexels

     

    La validación de datos es la actividad del proyecto de implementación del ERP por la cual el negocio confirma que los datos migrados son correctos. Es indispensable para proceder a la puesta en marcha y utilización del nuevo sistema.

     

    La validación de datos debe ser ejecutada de una manera fiable y rápida. Tiene que ser fiable porque al ser un sistema ERP integrado, los datos se propagan rápidamente entre módulos y a otros sistemas, mediante los interfaces, por lo que, una limpieza correctiva posterior, puede ser bastante laboriosa. Tiene que ser rápida porque la validación de datos pertenece al grupo de actividades que se producen mientras el sistema de información esta cerrado, es decir, que no admite nuevos registros u operaciones. Por tanto, el negocio, que no se para, está operando con grandes limitaciones. Es una situación que solo se puede mantener por un determinado tiempo, dependiendo de la actividad, desde unas horas a algunos días.

    La estrategia de validación de datos tras su migración en un sistema ERP

    La migración y la validación de datos están íntimamente relacionadas. Tanto es así que la estrategia de validación dependerá de cómo se haya realizado la migración. Para entender mejor los conceptos veamos dos ejemplos de cómo migrar un libro de pedidos. Supongamos que cada pedido se compone de una cabecera, donde se encuentran los datos comunes como el cliente, la forma de pago, la fecha de entrega, etc.; y un de una lista de las referencias que lo componen.

     

    En un primer caso la migración ésta totalmente automatizada, de modo que, cuando se desea, se lanza un programa que migra los pedidos de uno en uno, sin otra intervención manual. El programa crea el pedido 1 de una manera completa, es decir, con su cabecera y sus referencias; a continuación, el pedido 2 y así sucesivamente. Es este caso, se puede lanzar el programa para un número reducido de pedidos, pedir al equipo de negocio que haga una primera evaluación y si resulta positiva, se procede con el resto del libro de pedidos. Ciertas validaciones incluso podrían hacerse concurrentemente a la migración, ya que los pedidos están completos.

     

    En un segundo caso la migración utiliza una base de datos intermedia y luego se carga automáticamente en el sistema de destino. Allí, primero se crean todas las cabeceras de todos los pedidos y después se añaden todas las referencias. En este caso, dividir los ficheros es una operación manual y laboriosa; por lo que la validación tendrá que hacerse solo cuando se haya completado toda la migración. Sin embargo, aquí se puede implementar algunas comprobaciones en la base de datos intermedia, antes de cargar los ficheros en el sistema de destino.

    En todo caso, es necesario respetar la secuencia temporal de dependencias entre datos y procesos, por lo que la estrategia a seguir vendrá marcada por esta circunstancia.

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    La importancia del equipo de negocio en la validación de datos

    La validación de datos es responsabilidad del negocio (no del equipo técnico TIC). Esto es así porque son los dueños de los datos y son ellos quienes saben la importancia de cada campo y cada registro. Es una comprobación que se está satisfecho con la migración realizada por el equipo técnico.

    Ahora bien, el equipo de negocio no está compuesto por científicos de datos. No se espera que hagan un programa de validación que mediante técnicas de inteligencia artificial nos diga si los datos están bien o no. Todo llegará, pero por el momento simplemente se les pide que utilicen aquello que ya saben: el conocimiento de los datos de negocio.

    Una persona que trabaje con los pedidos conocerá casi de memoria los clientes más importantes, las zonas de mayores ventas. Si trabaja en pagos sabrá los saldos deudores mayores. Si trabaja en el almacén, las referencias con mayor stock.

    Este conocimiento les permite dar una evaluación muy rápida de si los datos tienen buena pinta. Como decíamos en la introducción, esta velocidad de respuesta es clave. Cuanto antes se encuentre un error, mucho más fácil de resolver será.

    Lo que será primordial es abordar cómo visualizar los datos para sacar fruto a este conocimiento. Lo normal es que el propio ERP tenga unos buenos informes donde poder ver la información migrada de un vistazo. Un responsable de un almacén puede ejecutar un informe del inventario ordenado en forma decreciente por el numero de stock e inmediatamente detectar errores. Una referencia extraña con un gran stock le llamará la atención, en cambio, a un analista le resultará totalmente desapercibida.

    Evidentemente, a continuación, habrá que continuar con otros pasos para asegurarse que no solo cualitativamente la migración es buena, sino que cuantitativamente es perfecta.

    La validación por volumen, por detalle y exhaustiva

    Para ello se debe hacer una validación de 3 tipos: por volumen, por detalle y exhaustiva.

    • La validación por volumen es comprobar que las cifras acumuladas coinciden. Es decir, si la región A tenía X pedidos en el sistema origen por un valor de Y euros, consiste en comprobar que en el sistema de destino las cantidades coinciden. Si es así, es muy buena señal. Si hay alguna discrepancia, será necesario encontrarla y descubrir la causa del error.

    • La validación por detalle es comprobar todos los campos de algún pedido seleccionado previamente. Es, por ejemplo, muy sencillo, imprimir los formatos disponibles, como la confirmación de un pedido y revisarlos a conciencia. En este tipo de validación se pueden detectar errores muy difíciles de apreciar de otro modo, como que los ficheros estén mal combinados. En un listado, todas las referencias parecen correctas, solo cuando se comprueban las referencias que hay en un pedido concreto, se pueden validar correctamente.

    • La validación exhaustiva es comprobar todos los valores de un determinado informe, uno por uno. En el tiempo que se dispone, se puede hacer si se dispone de otra fuente de datos externa que se puedan reconciliar de una manera automática.

    Como facilitar y acelerar la validación de datos

    Se puede realizar mejor y más eficientemente la validación de datos si se siguen los siguientes consejos:

    • Proveer de una lista de prerrequisitos para requerir la validación. El equipo de negocio debe dar la conformidad con los datos migrados, pero puede y debe exigir que no se le haga perder el tiempo. Para ello puede definir una serie de condiciones que se deben cumplir para que comience la tarea como puede ser proporcionar los ficheros de subida de datos, informes con los datos migrados (como los volúmenes mencionados antes), comprobación de reglas de mapeado, etc.

    • Planificar y crear un pequeño procedimiento que se repita durante las etapas del proyecto. Es necesario que la validación se practique y sea consistente. Para ello es muy útil tener una sencilla plantilla preparada con los pasos a ejecutar, los responsables y los casos de muestra a validar en detalle. Estos casos de muestra deben ser representativos del volumen total. La validación se puede practicar durante los test de migración, las sesiones de formación, etc. Utilizar cualquier oportunidad que se presente.

    • Acordar las prioridades. Hay datos que, aunque sean muy importantes para el negocio, son muy fáciles de corregir y otros que, aunque no lo sean tanto son mucho más complejos técnicamente. Es muy aconsejable que se tenga un entendimiento común dentro del equipo de proyecto ya que el negocio puede poner un mayor enfoque en el primer conjunto y obviar errores en el segundo.

    Conclusión

    La validación de datos es el último paso antes de poner en marcha el nuevo sistema ERP. Se suele producir en una época de tensión, cansancio y mucha presión, pero aun así es una actividad que se tiene que ejecutar bien y rápidamente. Para ello, hay que elaborar una estrategia adecuada a la de la migración de datos elegida, contar con un equipo preparado, que, de una manera estructurada, primero proporcione una evaluación preliminar en función de los propios informes del nuevo ERP y luego una más detallada y precisa después de la reconciliación de volúmenes y el examen en profundidad de casos concretos.

     

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    Escrito por: Iago Arribas

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