LA CODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS ES LA BASE DEL ALMACÉN

La gestión eficiente y rentable de los stocks depende de múltiples factores, uno de ellos sin duda es proveerse de un buen SGA y saber manejarlo eficientemente. En este manejo yo personalmente incluyo todo lo que se refiere a la interpretación y aplicación práctica de los cálculos reflejados en informes que nos va a mostrar nuestro software.

Esa interpretación depende totalmente de nosotros, de nuestra formación, experiencia y buen juicio que al final es lo que configura nuestra profesionalidad. La parte más importante, de entre todos esos datos a interpretar, se compone de los listados de artículos, sus ciclos y sus clasificaciones. Quiero detenerme en este punto ya que con frecuencia no prestamos atención al hecho de que la eficacia y veracidad de los cálculos e informes que sobre nuestras referencias se efectúan, depende completamente de una obviedad en la que prestamos poca o muy poca atención y en algunos casos me he topado con una escandalosa y sorprendente dejadez. Me refiero a que los artículos sobre los que se aplican estén bien definidos.

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La nomenclatura en la codificación de artículos

La nomenclatura definida en la codificación de nuestras referencias de artículos no es más que un listado, más o menos ordenado, que proporciona a cada uno de ellos una identificación clara y precisa que lo hace único. Que de hecho DEBE hacerlo único como si fuera su DNI, por eso cualquier SGA le asigna un código único a cada artículo almacenado. No es un asunto de segundo plano sino de primera línea por importancia ya que todo lo que un SGA haga será a partir de esta información en gran medida y debemos poner especial atención porque dicha nomenclatura la definen los seres humanos que tenemos una tendencia natural a cometer errores, uno de los más frecuentes es poner diferentes nombres escritos de diferentes maneras, al mismo artículo.

Las consecuencias pueden ser de gran calado ya que, si compras, almacén y comercial están mirando el mismo artículo con nomenclaturas diferentes, estarán recibiendo informaciones diferentes, por ejemplo, en el caso que ya vimos en otro post de LEJÍA-LEGÍA-LEJIA-LEGIA. Escrito con acento o sin él, con faltas de ortografía o sin ellas, comercial puede ver stock cero de LEJIA y presionar a compras, compras por su parte puede ver 400 unidades en stock de LEGIA y no comprar y almacén puede que no consiga servir ni una sola unidad de LEJÍA porque no salen pedidos habiendo stock (claro porque comercial está haciendo pedidos contra la referencia LEJIA sin acento). Cuando los tres departamentos se den cuenta de su error, se reunirán, lo subsanarán (probablemente) y a toda prisa optarán por dar de baja todo excepto (por ejemplo) la LEJÍA. Comercial modificará los pedidos ya lanzados pero esta vez con la referencia correcta, compras asignará una entrada de 400 unidades de LEJÍA y en almacén empezarán a servir los pedidos que había pendientes. Todo quedará aparentemente resuelto hasta que venga contabilidad a preguntar el origen de esas 400 unidades, pero eso no lo comentaremos en este post.

Estos casos ocurren tanto es así que me han ocurrido a mí. Lo que deseo resaltar es la importancia de cimentar bien las bases del funcionamiento de un SGA una de las cuales sin duda es la nomenclatura de nuestras referencias.

Algunos consejos

· Asigna responsables para la administración de los códigos

Restrinja mucho el número de personas que pueden dar de alta y baja un artículo y no lo convierta en un asunto de baja importancia. Dar de baja o alta un artículo, no debería ser fácil ni rápido, ni depender del criterio de una sola persona. No se echen las manos a la cabeza todavía. Cuando digo que no debería ser fácil ni rápido no me refiero a que el SGA lo complique, eso nunca va a ocurrir, de hecho, en un SGA será más bien al contrario, será un proceso rápido y sencillo. Me refiero a que la decisión de hacerlo debería ser un asunto tratado y aprobado adecuadamente, bien procedimentado y que debería pasar al menos por un mando intermedio que conozca bien las consecuencias de un alta mal dada o una baja poco meditada.

· Piensa en la facilidad de uso por parte del personal y los clientes

Permita el uso de “alias”, muchos SGA permiten varios alias para un mismo artículo. De hecho, el buscador mira en la nomenclatura y los alias a la hora de localizar un artículo. Piense que, al mismo artículo, varios clientes pueden llamarlo de varias maneras y su propio personal de otra diferente y sus proveedores de otras diferentes y TODAS pueden ser profesionales y válidas. Eje central, barra maciza del 6, cilindro acero del 6, barra torneada del 6, bamaz6, saca chichones del 6. Es cierto, la última no es profesional (las otras tampoco, me las he inventado para el ejemplo). Es evidente que ni en una factura, ni en ningún documento o informe va a aparecer el “alias”, sólo se utiliza con fines identificativos en el buscador del SGA, PERO piense que al final lo que nos interesa es un única y acertada definición del artículo y créame si le digo que los nombres más increíbles son los que acaban por hacerse famosos entre su personal, el del proveedor y el cliente y si nos ayudan a encontrar la referencia correcta, bienvenidos sean. ¿A que todos recordamos perfectamente la última nomenclatura?

· Sistematiza el proceso de asignación de códigos

Establezca un sistema para el establecimiento del código numérico asociado a cada artículo, es decir, su referencia. Establecer un sistema puede ser tan sencillo como: “las numeraciones comienzan por el 0 y acaba en el infinito” sin más. En esto no hay soluciones buenas ni malas, depende de su empresa, sus artículos y familias y subfamilias. Yo personalmente no soy partidario de que el código numérico lleve información, es decir, no soy partidario de que el código esté compuesto de” partes que definan algo”. Es decir, cuatro dígitos para la familia, dos para la subfamilia, uno para el color, etc. Esto a mí personalmente siempre me ha parecido innecesario, pero porque matemáticamente siempre me he encontrado con el mismo caso: infinidad de artículos descolgados.

Por ejemplo, imaginemos que distribuimos monitores, tenemos diez tipos diferentes y asignamos códigos con información: el 400 es para la familia “monitor”, todos los monitores empezarán por el número 400, luego dos dígitos para la forma (01 cuadrado, 02 rectangular, 03…), luego tres más para el tamaño (017 para los de 17 pulgadas, etc.). No me extiendo más. El problema que siempre encuentro es que uno de los tramos de código siempre se queda corto con el paso del tiempo, o aparece un artículo en el mercado que encaja en unas partes del estándar del código, pero en otras no. Con el paso del tiempo esto va ocurriendo innumerables ocasiones hasta que al final tenemos multitudes de artículos referenciados de forma estándar y un sinfín de otros artículos digamos, descolgados, en cierta forma independientes. Por ejemplo “monitor curvo” o “flexible” o “sumergible”. Sí, son monitores, pero cuando hicimos el diseño del código, eso de que fueran curvos, flexibles o sumergibles, no estaba previsto y no sabemos muy bien si meterlos en la familia 400 o en otra nueva llamada “monitores avanzados”.

Esto volverá a repetirse muchas veces y en muchos artículos. Por tanto, si inevitablemente tendremos artículos descolgados que no siguen un estándar, ¿qué sentido tiene definir un estándar para la creación de códigos numéricos? Personalmente creo más en códigos sencillamente correlativos, unidos al poder de un buen buscador que permita el uso de múltiples alias. Pero esto es solo una opinión.

Conclusiones

Espero que este post le ayude a reflexionar sobre si ha prestado la suficiente atención a la “simple” nomenclatura de sus artículos en su SGA. Piense que tiene muchísima más importancia de la que quizá le quiso dar en principio. La nomenclatura facilita las relaciones con el cliente, entre departamentos y servicios de su propia empresa y sobre todo permite evitar errores. Una nomenclatura inadecuada, repetitiva o confusa es fuente asegurada de multitud de dificultades en el trabajo diario, devoluciones de clientes y a proveedores que pueden llevar un elevado coste asociado o podría ser que esa devolución sea imposible. Un pedido erróneo, puede generar una orden de fabricación equivocada, una compra innecesaria, un stock invendible, un compromiso incumplido o todo eso a la vez.

Piense que un SGA sólo acierta en la medida que nosotros acertemos a la hora de introducir información en su base de datos. Es importante, que nos detengamos un momento para establecer cómo vamos a proporcionarle información de alta calidad sobre todo cuando se trate de la nomenclatura y codificación de nuestros artículos, pues es la base de esa información.