Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compra o una venta de un bien o servicio, y una factura electrónica es, ante todo, una factura, pero que se expide y/o recibe en formato electrónico.
Desde 2015 existe una Ley que obliga a utilizar factura electrónica cuando trabajamos con la Administración Pública, y no existe ninguna ley para el hecho de trabajar con empresas privadas, aunque sí que deben cumplir unos ciertos requisitos.
Así pues, si nuestra cartera de clientes está formada por empresas que pertenecen a ambos sectores, deberemos facturar nuestros servicios de dos formas distintas:
- Si trabajamos con sector privado, no estamos obligados a emitir factura electrónica, aunque podríamos hacerlo.
- Si trabajamos con el sector público, tanto en el envío como en la recepción de las facturas, debemos cumplir con la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Entonces, si la factura electrónica es una factura expedida/recibida en formato electrónico, si emitimos las facturas a nuestros clientes en esos formatos (por ejemplo en Word o Pdf) ¿ya estaríamos haciendo factura electrónica? ¿y si esos clientes son Administraciones Públicas, nos serviría esta forma de emitir las facturas?
Vamos a ver los aspectos de la Ley factura electrónica establecida para la facturación con las Administraciones Públicas y los requisitos que han de cumplirse en la generación de las facturas electrónicas, sean o no nuestros clientes, Administraciones Públicas.
1. ASPECTOS DE LA LEY FACTURA ELECTRÓNICA
Los principales aspectos de esta Ley, por orden cronológico, son los siguientes:
- El 1 de enero de 2014 es la fecha de entrada en vigor del registro contable.
- El 1 de julio de 2014 es la fecha de entrada en vigor de la obligación de los proveedores de bienes y servicios de remitir factura electrónica en las CCAA de Valencia y La Rioja por normativa autonómica.
- Desde el 15 de enero de 2015 a raíz de la Ley 25/2013, la factura electrónica empezó a ser obligatoria en España en la relación entre los proveedores y las Administraciones Públicas y, en determinados sectores de especial transcendencia económica (sector financiero, sector energético, Telecomunicaciones, Agencias de viajes, Servicios de transporte de pasajeros y Comercio al por menor).
NOTA: Si desean consultar la normativa completa, consulte la web www.facturae.es
2. LEY FACTURA ELECTRÓNICA: REQUISITOS
2.1. Requisitos que debe cumplir la factura electrónica
- La factura debe contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, como son, datos del emisor y receptor, el número, fecha de expedición así como una descripción de los productos y servicios y un desglose del IVA.
- El cliente receptor de la factura ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante correo electrónico.
- Se debe garantizar la autenticidad e integridad del origen de la factura enviándola por un correo electrónico corporativo de la empresa y en formato PDF para que no se pueda modificar su contenido. Son admitidos también formatos como XML, HTML, GIF o JPG que no puedan ser modificados ni alterados.
- No es necesario que estas facturas estén firmadas digitalmente, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Aun así, la firma digital se reconoce como garantía del origen de la factura y de la integridad de los datos.
Si las facturas no cumplen con estos requisitos, la AEAT puede imponer sanciones tanto al expedidor como al emisor de la factura que pueden ser de hasta el 1% del valor de las facturas erróneas o incluso de hasta el 2% si esas facturas suponen más del 20% de la facturación total.
2.2 Requisitos que debe cumplir la factura electrónica que se envía a la Administración Pública
- Deben contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, al igual que el resto de facturas que no son facturas electrónicas.
- Deben tener el formato estructurado en XML de Facturae 3.2.1. ampliado según la Orden Ministerial HAP/492/2014, de marzo de 2014.
- Identificar el destinatario de la factura. Esta identificación se consigue gracias a uno de los cambios destacados de este nuevo formato: la inclusión obligatoria de los diferentes centros de facturación con unos códigos (denominados DIR3) que hacen referencia a Oficina Contable, Órgano de gestión, Unidad tramitadora… y que serán facilitados por los propios portales.
- Se debe garantizar la integridad y autenticidad de la factura que debe permanecer inalterable.
- Entregar la factura a través de los portales de entrada de factura electrónica. FACE es el portal de la Administración General del Estado, al que se pueden adherir todas las administraciones públicas que lo soliciten.
2.3 Requisitos que debe cumplir el receptor de una factura electrónica
La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:
- Poseer un software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.
- Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
- Almacenar la factura recibida en su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
- Asegurarse de la legibilidaden el formato original.
- Garantizar el acceso a la facturaya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.
- La Ley Orgánica 9/2013, establece un plazo máximo de 60 días para el pago de las facturas a los proveedores, como norma general. También establece que en ningún caso se pueden superar los 60 días fijados por la normativa europea.
2.4 Requisitos que debe cumplir el emisor de una factura electrónica
Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:
- Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas, sólo en el caso de que sea una empresa privada, para el caso de las Administraciones Públicas no es necesario este consentimiento.
- Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
- Asegurarse de la legibilidaden el formato original, garantizando además la autenticidad e integridad del origen. Como único requisito, se debe crear una pista de auditoría fiable que establezca la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
- Garantizar el acceso a las facturasya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
- Almacenar las facturas digitalmente tal y como fueron enviadas.
El Ministerio de Hacienda y Función Pública comunicó en Enero de este año el “Informe de Facturas electrónicas presentadas a las administraciones públicas través de FACe” según el cual, en el primer mes del año se presentaron 606.624 facturas electrónicas, una cifra que supera a la de 2016 cuando el número fue de 507.366.
Las previsiones apuntan a que la factura electrónica continuará creciendo en España porque a pesar de que se trata de una tecnología obligatoria para los proveedores del Sector Público, en algunos casos se permite la exclusión de los comprobantes que tienen un valor menor a los 5.000 euros. Es decir, aun se envían facturas en papel a las Administraciones, que potencialmente podrían convertirse en digitales.
Por lo tanto, si estás pensando en emitir facturas electrónicas, ya seas el emisor o receptor de las mismas, asegúrate de cumplir con toda la normativa y los requisitos que se indican en este artículo.
Si trabajas con las Administraciones Públicas, y cumples con la Ley de la factura electrónica, no tendrás ningún problema.
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