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    27 Nov 2017

    LOGRA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Y GANA EN PRODUCTIVIDAD

    gestion eficaz del tiempo
    TIME IS MONEY, es cierto, así que vamos a ver cómo eliminar o reducir el número de tareas repetitivas o tareas que no nos aportan ningún valor añadido y que nos consumen mucho tiempo, realizando una gestión eficaz del tiempo que mejore la productividad.

    El tiempo es un recurso limitado, no puedes conseguir más, por lo tanto, no puedes darte el lujo de administrarlo mal.

    Si manejas el tiempo de forma ineficaz puede generarse procrastinación, distracciones personales o bien tareas que hacen que los proyectos se dilaten en el tiempo más de lo que deberían.

    Si se llega a esta situación, no significa que se necesite más tiempo, sino que se debe utilizar de forma más efectiva.

    Existen determinadas tareas que se ejecutan una y otra vez en el tiempo de la misma manera. Se genera una sensación de estar desaprovechando el tiempo que empleas en volver a hacerla, pensando que si pudieses automatizarlas podrías emplear ese tiempo en algo más productivo.

    Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.

    Se puede aumentar la productividad y mejorar la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación de programas informáticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con personal que no necesita una alta cualificación.EBOOK GRATIS: Guía rápida de Automatización para las Empresas de Servicios  ¿Cual es el objetivo a conseguir de la gestión eficaz del tiempo?

    El principal objetivo de llevar una gestión eficaz del tiempo es convertir a nuestra empresa en una empresa escalable.

    En empresas de servicios con gran cantidad de recursos humanos, la cantidad de tiempo invertido en realizar tareas repetitivas aumenta de forma exponencial a medida que aumenta el número de empleados.

    Las empresas grandes facturan más, pero también tienen más costes.

     

    ¿Qué tipos de tareas repetitivas pueden darse en las empresas?

    Las tareas repetitivas en las empresas suponen un esfuerzo y un mal aprovechamiento de los recursos de la empresa, y por lo tanto, un aumento en los costes que no nos permiten crecer económicamente.

    Veamos algún ejemplo de tareas repetitivas que se producen en las empresas que podríamos evitar y/o reducir en tiempo:

     

    SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

    Las llamadas telefónicas son igual de imprescindibles como encender el ordenador cuando llegas a la oficina. Siempre tenemos llamadas que realizar o bien recibimos multitud de llamadas.

    Esto es inevitable, pero en multitud de ocasiones se producen duplicidades de llamadas al mismo cliente, por no saber que otro compañero ya le ha llamado o bien el cliente solicitó que no se le volviera a llamar y se le llama de nuevo.

    En otras ocasiones, el cliente indica el día y hora en el que prefiere que se le llame, pero si no queda registrado o bien no nos salta una alarma, se le puede llamar en momentos en los que no esté disponible, perdiendo así la oportunidad de hablar con él, y además, dejando una sensación de “empresa desorganizada”.

    Estos errores y pérdidas de tiempo (y por lo tanto de dinero) se podrían evitar si existiese un sistema que registrase las llamadas de forma automática, insertase seguimientos asociados a esas cuentas de clientes, cambiase los estados de estas oportunidades de negocio o bien permitiese planificar próximas llamadas a futuro para poder realizarlas justo cuando el cliente está más disponible.

     

    ALTA DE NUEVOS CONTACTOS Y CLIENTES

    Dar de alta nuevos contactos y/o clientes en la empresa es un trabajo tedioso que puede llevar a errores.

    La automatización mediante formularios en los que introducir los datos o bien lectura de metadatos que extraen la información y la almacenan en bases de datos, nos permite reducir el tiempo de inserción y además, evitar errores manuales.

    La automatización de todos los procesos en los que hay tareas repetitivas involucradas, permite que se invierta el tiempo en tareas más productivas en las que es necesaria la creatividad o bien el talento, en resumen, en realizar una gestión eficaz del tiempo de trabajo.

     

    MAILS DE RESPUESTA

    Los emails de respuesta automática evitan el tener que escribir el mismo email cada vez que se produce una situación similar.

    El hecho de tener los procesos automatizados para que en determinadas ocasiones (según unos parámetros) se envíe uno u otro mail, ahorra tiempo a los usuarios que se encargan de estas respuestas.

    Estos emails pueden personalizarse de tal forma que no suenen ‘robóticos’ sino que el destinatario los perciba como ‘personales’.

     
    tareas gestion eficaz del tiempo
    APROBACIÓN Y FIRMA DE DOCUMENTOS

    Hay situaciones en las que un tipo concreto de documento, por su tipología, volumen y frecuencia de uso, conlleva en sí mismo una serie de tareas rutinarias en la organización, como podría ser la firma de aprobación de pedidos de compra. Estas tareas repetitivas suponen un esfuerzo y un desaprovechamiento de los recursos de la compañía, y por ende, la pérdida de talento.

    Automatizar este procesos de aprobación consigue ganar ese tiempo para invertirlo en tareas más productivas.

     

    GENERACIÓN DE INFORMES

    La generación automática de informes a partir de datos incluidos en una base de datos ayuda a elaborar reportes de forma más ágil y automática, diseñando previamente los procesos que harán posible que la información almacenada se convierta en gráficas o tablas.

     

    CAMBIO DE ESTADO AUTOMÁTICO SEGÚN PROCESOS

    Si existen determinados procesos que pueden cambiar los estados de los documentos según ocurran unas u otras causas, ahorrará el tiempo que debería invertir alguien en revisar en qué estado está, qué es lo que está pasando y a qué estado hay que cambiarlo.

    La automatización de estos estados se hace sin que una persona deba estar pendiente y además, se hace sin que sepa que se está haciendo, por lo que es un proceso paralelo que no necesita de su tiempo ni de su atención.

     

    ¿Por que la automatización ayuda a conseguir una gestión eficaz del tiempo?

    Automatizar las tareas repetitivas de su empresa favorece el crecimiento de la misma.

    Con sólo automatizar el 20% de los procesos se puede solucionar el 80% de los problemas en su organización.

     

    La automatización es la solución para simplificar tareas repetitivas ya que mejora la eficiencia de los servicios y minimiza los errores en los procesos.

    A través de la automatización de procesos las tareas se rentabilizan y se garantiza la mejora de la motivación en los empleados, logrando así menos errores, mejoras en la calidad y aumento de la productividad.

    Se trata de aprovechar el poder del procesamiento, la velocidad y la conectividad para acelerar tareas que los humanos tardaríamos normalmente horas o días en hacer. Y una consecuencia positiva es que esas personas tendrán más tiempo para concentrarse en tareas que requieren más creatividad: resolver problemas, pensar estrategias y tomar decisiones complejas.

    Los sistemas de workflow permiten realizar una gestión eficaz del tiempo mediante la automatización de procesos, y una de las grandes ventajas es la flexibilidad y adaptabilidad que ofrecen para ser modificados.

     

    ¿Y por qué workflow?

    Un negocio escalable es aquel que aumenta sus ingresos rápidamente mientras mantiene sus costos iguales. Es decir, que es un negocio capaz de aumentar sus ventas sin que aumenten los costos proporcionalmente.

    Para que tu negocio logre la escalablidad el gran aliado es la tecnología, y aquí es donde los procesos de BPM (Business Process Management) con sistemas de workflow te permiten crecer sin que tus costes se vean afectados,  realizando una gestión eficaz del tiempo de las tareas menos productivas.

    Workflow es la tecnología que realiza la automatización de los procesos. Esta tecnología permite que los empleados puedan decantarse por realizar trabajos más creativos y orientados al negocio, dejando las tareas repetitivas en manos de este software diseñado para automatizar esos procesos de trabajo.

    Así pues, ahora que sabemos cómo ser más escalables y hacer crecer nuestros beneficios, ¿a qué estamos esperando? encarguémonos sólo de las tareas que requieren de la intervención creativa y dejemos de ocuparnos de las tareas más tediosas!

     
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    Escrito por: Maria Serneguet

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